Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress
Begin een familiedag niet met boodschappen doen, maar met datum, locatie en een realistische gastenlijst. Daarna leg je vast wie komt, welke dieetwensen er zijn en welke activiteiten passen bij kinderen en volwassenen. Werk vervolgens de terreinindeling, reserveringen, catering en materialen uit. De laatste week draait om bevestigen en sorteren; op de dag zelf wil je vooral kunnen ontvangen, niet nog zoeken naar naamkaartjes, spelmateriaal of koeling.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen registreren
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Kinderactiviteiten inventariseren
2 personen
- 7
Spelprogramma samenstellen
2 personen
- 8
Reserveringen maken
- 9
Definitieve gastenlijst maken
- 10
Indeling terrein uitwerken
2 personen
- 11
Leveringen bevestigen
- 12
Voorraad thuis controleren
2 personen
- 13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 14
Boodschappen doen
3 personen
- 15
Dranken en koeling controleren
2 personen
- 16
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
- 17
Decoratie sorteren
2 personen
- 18
Naamkaartjes maken
2 personen
- 19
Activiteitenborden maken
2 personen
- 20
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 21
Desserts voorbereiden
2 personen
- 22
Tafeldekking sorteren
2 personen
- 23
Weersverwachting controleren
- 24
Contactlijst uitdelen
- 25
Terrein controleren
3 personen
- 26
Partytenten opbouwen
4 personen
- 27
Tafels opstellen
4 personen
- 28
Stoelen plaatsen
4 personen
- 29
Buffet opbouwen
3 personen
- 30
Dranken koud zetten
2 personen
- 31
Servies klaarzetten
3 personen
- 32
Versiering ophangen
3 personen
- 33
Spelstations inrichten
4 personen
- 34
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 36
Salades en brood klaarzetten
3 personen
- 37
Allergenen markeren
- 38
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 39
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Event
- 40
Gasten ontvangen
4 personen
- 41
Aanwezigheid afvinken
2 personen
- 42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 43
Koffie en thee serveren
3 personen
- 44
Welkomstwoord verzorgen
- 45
Familiefoto maken
2 personen
- 46
Spelronde begeleiden
6 personen
- 47
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Buffet openen
2 personen
- 51
Buffet bijvullen
4 personen
- 52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 53
Servies inzamelen
3 personen
- 54
Dessert serveren
3 personen
- 55
Muziek verzorgen
- 56
Avondspel begeleiden
4 personen
- 57
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 58
Afscheid en bedankwoord
- 59
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 60
Afval verzamelen
4 personen
- 61
Voedsel veilig opbergen
3 personen
- 62
Servies afwassen
4 personen
- 63
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 64
Partytenten afbreken
4 personen
- 65
Spelmateriaal opruimen
3 personen
- 66
Locatie schoonmaken
4 personen
- 67
Decoratie verwijderen
3 personen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 70
Koelboxen schoonmaken
2 personen
- 71
Restanten verdelen
2 personen
- 72
Afvalcontainers legen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 3
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 4
- Terrasstoelenaantal 12
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedhoudersaantal 20
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 90
- Dessertbordenaantal 90
- Soepkommenaantal 80
- Drinkglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Koffielepelsaantal 70
- Vorkenaantal 90
- Messenaantal 90
- Lepelsaantal 90
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Keukentangenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 14
- Naamkaartjesaantal 80
- Ballongewichtenaantal 12
- Krijtbordenaantal 6
- Plakbandaantal 8
- Touwaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Lantaarnsaantal 8
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Korfbalmandenaantal 2
- Touwtrektouw
- Hoepelsaantal 10
- Pionnenaantal 30
- Springtouwenaantal 8
- Waterballonnenaantal 200
- Ringwerpsetsaantal 2
- Bordspellenaantal 8
- Kleurplatenaantal 80
- Kleurpotlodenaantal 12
- Stoepkrijtaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 8
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekrollenaantal 6
- Toiletpapierrollenaantal 24
- Papieren servettenaantal 200
- Keukenpapierrollenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf en vraag om aanmelding met dieetwensen. Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 10 dagen voor de familiedag, zodat je eten, stoelen en servies kunt afstemmen.
- Plan het spelprogramma in blokken van 30 tot 45 minuten en houd minstens één vrije pauze aan. Zet activiteitenborden vooraf klaar, zodat familieleden zelf zien waar en wanneer een spel begint.
- Werk de terreinindeling minimaal 1 week vooraf uit: plaats buffet- en klaptafels niet bij de spelzone en reserveer een droge plek onder een partytent voor eten, servies en activiteitenmateriaal.
- Controleer leveringen en reserveringen 3 tot 5 dagen vooraf. Tel daarna tafels, stoelen, drinkglazen, borden en bestek echt na; vooral herbruikbaar servies en koffiebenodigdheden blijken vaak minder compleet dan gedacht.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en maak dan pas de laatste aanpassingen. Zet hapjes, desserts, tafeldekking, naamkaartjes en spelmateriaal de avond ervoor per onderdeel klaar, zodat de opbouw op de dag zelf overzichtelijk blijft.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een familiedag organiseren?
- Leg datum en locatie ongeveer 8 weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen tot uiterlijk 10 dagen voor de familiedag, zodat je de definitieve aantallen kunt verwerken.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een familiedag?
- Verstuur ze idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Geef een uiterste aanmelddatum die 10 tot 14 dagen voor het evenement ligt en vraag meteen naar dieetwensen en kinderen die meegaan.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding van een familiedag?
- Reken op 2 tot 3 uur voor terreinindeling en materiaalcontrole, plus ongeveer 3 tot 4 uur voor hapjes, desserts en tafeldekking. Doe het sorteerwerk de avond ervoor en plan op de dag zelf minstens 2 uur voor opbouw.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een familiedag?
- Controleer de verwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, binnenruimte of een aangepast spelprogramma nodig zijn. Houd eten, servies en elektrische apparaten zoals koffiezetapparaten en waterkokers altijd droog en beschut.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.