Cómo organizar un Día familiar paso a paso
Un Día familiar funciona mejor cuando separas la organización en fases: primero defines fecha, lugar e invitados; después cierras actividades, reservas y necesidades de comida. Deja preparada una distribución del recinto que separe buffet, juegos y zonas de descanso. Durante la última semana, confirma entregas, revisa el tiempo y comprueba que no falten menaje, bebidas ni material infantil. Así evitas resolver compras y cambios cuando ya han llegado las familias.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Redactar invitaciones
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Registrar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Recopilar actividades infantiles
2 personas
- 7
Preparar el programa de juegos
2 personas
- 8
Hacer reservas
- 9
Hacer la lista definitiva de invitados
- 10
Desarrollar el plano del recinto
2 personas
- 11
Confirmar entregas
- 12
Comprobar el stock en casa
2 personas
- 13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 14
Hacer la compra
3 personas
- 15
Comprobar bebidas y refrigeración
2 personas
- 16
Reunir el material de juego
2 personas
- 17
Clasificar la decoración
2 personas
- 18
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 19
Crear carteles de actividades
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
4 personas
- 21
Preparar los postres
2 personas
- 22
Clasificar el montaje de mesa
2 personas
- 23
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 24
Repartir la lista de contactos
- 25
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 26
Montar las carpas
4 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar el buffet
3 personas
- 30
Enfriar las bebidas
2 personas
- 31
Preparar la vajilla
3 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Montar las estaciones de juegos
4 personas
- 34
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 35
Preparar café y té
2 personas
- 36
Preparar ensaladas y pan
3 personas
- 37
Marcar alérgenos
- 38
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 39
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
Evento
- 40
Recibir a los invitados
4 personas
- 41
Marcar asistencia
2 personas
- 42
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 43
Servir café y té
3 personas
- 44
Dar la bienvenida
- 45
Hacer foto de familia
2 personas
- 46
Coordinar la ronda del juego
6 personas
- 47
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Abrir el buffet
2 personas
- 51
Reponer el bufé
4 personas
- 52
Servir comidas especiales
2 personas
- 53
Recoger la vajilla
3 personas
- 54
Servir el postre
3 personas
- 55
Proporcionar la música
- 56
Coordinar el juego nocturno
4 personas
- 57
Reponer café y té
2 personas
- 58
Despedida y discurso de agradecimiento
- 59
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 60
Recoger la basura
4 personas
- 61
Almacenar los alimentos de forma segura
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
4 personas
- 63
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 64
Desmontar las carpas
4 personas
- 65
Recoger el material del juego
3 personas
- 66
Limpiar el lugar
4 personas
- 67
Retirar la decoración
3 personas
- 68
Inventariar materiales
2 personas
- 69
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 70
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 71
Distribuir los sobrantes
2 personas
- 72
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 4
- Sillas de terrazacant. 12
- Mesas altascant. 4
- Sujetamantelescant. 20
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 90
- Platos de postrecant. 90
- Tazones para sopacant. 80
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 70
- Cucharillas de cafécant. 70
- Tenedorescant. 90
- Cuchilloscant. 90
- Cucharascant. 90
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de cocinacant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Baterías externascant. 4
Decoración
- Globoscant. 150
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 14
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Pesos para globoscant. 12
- Pizarrascant. 6
- Cinta adhesivacant. 8
- Cuerdacant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
- Farolescant. 8
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 4
- Canastas de korfbalcant. 2
- Cuerda para tira y afloja
- Aroscant. 10
- Conoscant. 30
- Cuerdas para saltarcant. 8
- Globos de aguacant. 200
- Sets de lanzamiento de aroscant. 2
- Juegos de mesacant. 8
- Libros para colorearcant. 80
- Lápices de colorescant. 12
- Tiza para aceracant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Rollos de toallacant. 6
- Rollos de papel higiénicocant. 24
- Servilletas de papelcant. 200
- Rollos de papel de cocinacant. 8
- Cepillos para fregarcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, el lugar y las invitaciones. Cierra el registro de asistentes con varios días de margen para poder recoger preferencias dietéticas y preparar una lista definitiva de invitados.
- Diseña el programa infantil antes de comprar o montar nada. Combina actividades con duraciones concretas, por ejemplo bloques de 20 a 30 minutos, y coloca carteles para que las familias sepan dónde acudir.
- Dibuja el plano del recinto separando tres zonas: juegos, comida y descanso. Comprueba que las mesas de buffet no bloqueen el paso y que las carpas, mesas y sillas puedan colocarse según el espacio disponible.
- Haz una revisión de comida y bebida en dos pasos: comprueba primero el stock de casa y después la lista de compra. Revisa especialmente vasos, platos, cubiertos, termos, cafeteras y sistemas de refrigeración, porque suelen olvidarse al calcular los alimentos.
- Reserva una inspección final del recinto el día anterior o la misma mañana. Confirma las entregas, revisa el pronóstico del tiempo, reúne el material de juego y reparte la lista de contactos antes de empezar el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?
- Empieza al menos 3 o 4 semanas antes para fijar fecha, lugar, invitaciones y reservas. Deja la última semana para cerrar asistentes, preferencias dietéticas, compras y entregas.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?
- Ciérrala entre 5 y 7 días antes del Día familiar. Ese plazo permite ajustar las cantidades de comida, preparar tarjetas con nombres y distribuir las mesas sin improvisar.
- ¿Cómo organizo las actividades infantiles en un Día familiar?
- Prepara un programa con bloques de 20 a 30 minutos y alterna juegos activos con actividades tranquilas. Ten el material clasificado y coloca carteles para que cada grupo encuentre rápidamente su zona.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de un Día familiar?
- Comprueba el pronóstico, las entregas, el plano del recinto, las bebidas y la refrigeración. También revisa el menaje, las máquinas de café, los termos y todo el material de juego; hacer esta revisión entre 12 y 24 horas antes deja margen para corregir faltas.
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