Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille réussie commence bien avant l’arrivée des invités. Fixez d’abord la date, le lieu et le nombre de participants, puis construisez le programme autour des repas, des jeux et des temps de pause. Prévoyez une solution de repli si la météo change et confirmez les besoins alimentaires au moins une semaine à l’avance. Le jour précédent, concentrez-vous sur le matériel, les boissons, les aliments frais et l’accueil des enfants comme des adultes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Définir le nombre final d’invités
8
Fixer le menu et le programme
2 personnes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Définir une solution de repli en cas de mauvais temps
2 personnes
11
Recenser le matériel de jeu
12
Faire les réservations
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
15
Vérifier la décoration
16
Créer la playlist musicale
17
Sélectionner les photos de famille
18
Créer une carte des allergènes
19
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les règles du jeu
21
Contrôler les glacières
22
Acheter des produits surgelés
23
Faire les courses de produits frais
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Laver les légumes
2 personnes
26
Laver et couper les fruits
2 personnes
27
Préparer les sauces et les vinaigrettes
2 personnes
28
Préparer les salades
2 personnes
29
Mariner la viande
30
Préparer le pain et les garnitures
31
Vérifier la terrasse et le jardin
2 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Installer les tables de buffet
2 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Installer le point boisson
2 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer les coins de jeu
3 personnes
41
Brancher la musique
42
Remettre les plats à température
3 personnes
43
Indiquer clairement les allergènes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Ranger les manteaux et les sacs
2 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Prendre une photo de famille
2 personnes
48
Encadrer une manche de jeu pour les enfants
3 personnes
49
Animer une manche de jeu pour adultes
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
53
Allumer le barbecue
2 personnes
54
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
55
Ouvrir le buffet
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
58
Accompagner les enfants pendant le dîner
3 personnes
59
Servir le dessert
3 personnes
60
Encadrer le quiz familial
2 personnes
61
Assurer la musique et la danse
2 personnes
62
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
63
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

64
Vider les poubelles
2 personnes
65
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Débarrasser les tables et les chaises
3 personnes
68
Éteindre le matériel audio
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer la cuisine
2 personnes
73
Nettoyer le barbecue
2 personnes
74
Nettoyer le jardin et la terrasse
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Vider et faire sécher les glacières
77
Trier le matériel de jeu
2 personnes
78
Ranger les matériaux réutilisables
2 personnes
79
Distribuer les restes
2 personnes
80
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaises pliantesqté 55
Tables de bièreqté 4
Portemanteauxqté 2
Cintresqté 60
Chemins de tableqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 30
Verresqté 80
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Cuillères à caféqté 50
Sets de couverts pour le dînerqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 14
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4
Paniers à couvertsqté 4
Carafes d'eauqté 8

Équipement

Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Brosses à barbecueqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Ordinateurs portables
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 24
Plateaux à grillades en aluminiumqté 20
Pinces de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Gants de cuisineqté 4
Thermosqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 60
Cadres photoqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 6
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ball
Sets de badmintonqté 3
Navettesqté 12
Frisbeesqté 3
Cordes à sauterqté 4
Cônesqté 12
Cerceauxqté 6
Pistolets à eauqté 10
Sacs de sableqté 12
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Buzzer de quizqté 4
Rubans de prixqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 10
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par une liste d’invités provisoire, puis demandez les réponses avant de confirmer le menu et les quantités. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la journée prévue.
Séparez les achats en trois temps : produits non périssables environ 10 jours avant, produits surgelés 2 à 3 jours avant et produits frais la veille. Gardez les aliments sensibles au frais jusqu’au dernier moment.
Prévoyez une activité de repli dans un espace couvert et vérifiez la météo 48 heures puis 6 heures avant le début. Des tentes ne remplacent pas toujours un espace fermé, surtout avec de jeunes enfants.
Comptez les assiettes, verres et couverts pour chaque invité, puis ajoutez une marge de 10 %. Les carafes d’eau, les plateaux de service et les paniers à couverts sont souvent oubliés alors qu’ils servent dès l’accueil.
Testez les enceintes, rallonges et multiprises la veille, et gardez les câbles hors des zones de passage. Préparez aussi les badges nominatifs, les règles des jeux et la carte des allergènes avant l’arrivée des premiers invités.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée en famille ?: Commencez 3 à 4 semaines à l’avance pour choisir la date, le lieu et les invités. Fixez le nombre final de participants environ 7 jours avant afin d’ajuster le menu, les jeux et le matériel.
Combien de boissons prévoir pour une journée en famille ?: Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pendant les deux premières heures, puis 1 à 2 verres par heure selon la météo et les activités. Ajoutez de l’eau en quantité accessible toute la journée et refroidissez les boissons la veille.
Que faire s’il pleut le jour de la journée en famille ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si les tentes et les espaces disponibles suffisent, ou si le programme doit être déplacé. Préparez au moins une activité intérieure imprimée et un endroit sec pour les repas et le matériel électrique.
Comment gérer les allergies alimentaires des invités ?: Demandez les allergies et régimes au moment de l’inscription, puis vérifiez-les une dernière fois 7 jours avant. Préparez une carte des allergènes et séparez les plats concernés des ustensiles de service communs.

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