Cómo organizar un Día familiar paso a paso

Organizar un Día familiar resulta más sencillo si cierras primero los datos que condicionan todo lo demás: fecha, lugar y número de asistentes. Después puedes preparar las invitaciones, recoger alergias y preferencias, y fijar el menú y el programa. Reserva con antelación el mobiliario, la barbacoa y el material de los juegos, sobre todo si el encuentro es al aire libre. El último tramo consiste en confirmar el tiempo, enfriar las bebidas y dejar listas las mesas, la comida y las actividades.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Redactar invitaciones
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Determinar el número definitivo de invitados
8
Fijar el menú y el programa
2 personas
9
Comprobar el pronóstico del tiempo
10
Definir una alternativa en caso de mal tiempo
2 personas
11
Inventariar el material del juego
12
Hacer reservas
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Comprar productos no perecederos
2 personas
15
Comprobar la decoración
16
Crear lista de reproducción
17
Seleccionar fotos familiares
18
Preparar tarjeta de alérgenos
19
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
20
Imprimir las reglas del juego
21
Comprobar las neveras portátiles
22
Comprar productos congelados
23
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Lavar las verduras
2 personas
26
Lavar y cortar la fruta
2 personas
27
Preparar salsas y aderezos
2 personas
28
Preparar ensaladas
2 personas
29
Marinar la carne
30
Preparar pan y acompañamientos
31
Comprobar la terraza y el jardín
2 personas
32
Montar las carpas
4 personas
33
Montar mesas
3 personas
34
Colocar las sillas
3 personas
35
Montar mesas de buffet
2 personas
36
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
37
Montar el puesto de bebidas
2 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Preparar las áreas de juego
3 personas
41
Conectar la música
42
Poner la comida a temperatura
3 personas
43
Marcar claramente los alérgenos

Evento

44
Recibir a los invitados
3 personas
45
Guardar abrigos y bolsos
2 personas
46
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
47
Hacer foto de familia
2 personas
48
Guiar la ronda de juegos para niños
3 personas
49
Dirigir la ronda de juego para adultos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Reponer los aperitivos
2 personas
53
Encender la barbacoa
2 personas
54
Preparar platos de barbacoa
3 personas
55
Abrir el buffet
2 personas
56
Reponer el bufé
3 personas
57
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
58
Acompañar a los niños durante la cena
3 personas
59
Servir el postre
3 personas
60
Coordinar el quiz familiar
2 personas
61
Proporcionar música y baile
2 personas
62
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
63
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

64
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
65
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Recoger las mesas y sillas
3 personas
68
Apagar el equipo de música
69
Desmontar las carpas
4 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Limpiar la cocina
2 personas
73
Limpiar la barbacoa
2 personas
74
Limpiar el jardín y la terraza
3 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Vaciar y secar las neveras portátiles
77
Clasificar el material de juego
2 personas
78
Guardar materiales reutilizables
2 personas
79
Repartir la comida sobrante
2 personas
80
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Sillas plegablescant. 55
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 60
Manteles runnerscant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazones para sopacant. 30
Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Cucharillas de cafécant. 50
Juegos de cubiertos para cenacant. 60
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 14
Bandejas de servircant. 8
Cestas de pancant. 4
Bandejas para cubiertoscant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Barbacoacant. 2
Pinzas para barbacoacant. 4
Cepillos para barbacoacant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono
Portátiles
Cámara de fotos

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejas de aluminio para grillcant. 20
Pinzas de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Guantes de hornocant. 4
Termoscant. 4
Bandejas térmicascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Marcos de fotoscant. 8
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 6
Mantelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Faroles LEDcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Voleibol
Sets de bádmintoncant. 3
Shuttlescant. 12
Frisbeescant. 3
Cuerdas para saltarcant. 4
Conoscant. 12
Aroscant. 6
Pistolas de aguacant. 10
Sacos de semillascant. 12
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 8
Zumbadores para quizcant. 4
Cintas de premiocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjascant. 10
Toallascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y la lista de invitados. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y fija una fecha límite de respuesta 7 días antes del encuentro.
Cierra el número definitivo de personas una semana antes. En ese momento confirma las preferencias dietéticas y prepara una tarjeta de alérgenos para colocar junto al menú.
Prepara un plan alternativo para la lluvia antes de comprar o reservar. Si habrá carpas, mesas y sillas, comprueba que caben en el espacio previsto y que los cables alargadores y regletas no quedarán expuestos al agua.
Divide las compras por plazos: productos no perecederos con varios días de antelación, congelados el día anterior y productos frescos el mismo día o la víspera. Lava las verduras y enfría las bebidas antes de que lleguen los primeros invitados.
Deja el programa y los juegos preparados el día anterior. Imprime las reglas, revisa el material, escribe las tarjetas de nombre y prueba los altavoces Bluetooth al menos 2 horas antes de empezar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar e invitados. Deja cerrados el menú, las reservas y el número definitivo como máximo 7 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas al menos 3 semanas antes y pide confirmación en un plazo concreto. Así tendrás unos 7 días para ajustar las compras, las mesas y las necesidades dietéticas.
¿Qué hago si llueve el día del Día familiar?: Define una alternativa con antelación, no el mismo día. Comprueba 48 horas antes la previsión y decide entonces si mantienes las actividades exteriores o trasladas la comida y los juegos a un espacio cubierto.
¿Cuándo debo preparar la comida y las bebidas?: Compra los productos frescos el mismo día o la víspera, según su conservación, y enfría las bebidas varias horas antes. Lava y corta las verduras con tiempo, pero conserva los alimentos perecederos refrigerados hasta servirlos.

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