Checklist pour organiser un Bergkamp

Un Bergkamp demande plus qu’un programme d’activités et quelques tentes. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les informations alimentaires et médicales, contrôler les autorisations, puis répartir les participants et les accompagnateurs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à la préparation des repas, des badges et des documents de groupe. Elle prévoit aussi les vérifications souvent oubliées : météo, couchage, trousse de premiers secours et solution de repli en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel aux non-inscrits
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales
Vérifier les contacts d'urgence
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier les prévisions météo
Préparer le programme en cas de mauvais temps
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Acheter le matériel manquant
2 personnes
Vérifier les tentes et le matériel de couchage
3 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Envoyer les informations aux participants
Récupérer les courses
3 personnes
Trier les courses non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer les badges des participants
2 personnes
Imprimer les programmes et les listes de groupe
Préparer le matériel par activité
4 personnes
Contrôler le terrain et les sanitaires
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Aménager les couchages
4 personnes
Installer les tables et les bancs
4 personnes
Installer le panneau d'information
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
4 personnes
Mettre en place l'espace repas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le déjeuner et les en-cas
3 personnes
Organiser le briefing des accompagnateurs
8 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Attribuer les couchages
3 personnes
Accueillir et donner les consignes de sécurité
2 personnes
Animer le jeu de groupe
6 personnes
Distribuer de l'eau et des snacks
3 personnes
Encadrer les activités sportives
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le repas du soir
5 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Animer l’activité du soir
6 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Animer la clôture de la soirée
3 personnes
Expliquer les règles de nuit
2 personnes
Accompagner les participants vers les tentes
6 personnes
Effectuer une ronde du site
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
Démonter les tables et les bancs
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Aérer le matériel de couchage
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
Trier les restes alimentaires
2 personnes
Compter et vérifier le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Laver le linge et les serviettes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
Partager les photos des participants en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Bancs pliantsqté 8
Chaisesqté 12
Table d’inscription
Poubellesqté 6
Portant à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12
Glacièresqté 4
Tentes de réceptionqté 2
Tables de campingqté 2

Camping

Tentes quatre placesqté 12
Matelas de couchageqté 48
Sacs de couchageqté 48
Coussinsqté 48
Lampes de nuitqté 12
Lampes de pocheqté 12
Piquetsqté 96
Haubansqté 24
Bâches de solqté 12
Housses de pluieqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Bolsqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Pichets à caféqté 3
Carafesqté 4

Cuisine

Casserolesqté 4
Poêlesqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 6
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Briquets de cuisineqté 3

Équipement

Réchauds à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Ballons de basketqté 2
Frisbeesqté 6
Cônesqté 30
Témoins de relaisqté 12
Cordes à sauterqté 12
Masquesqté 12
Balles d'eauqté 200

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Siffletsqté 8
Ciseaux de sécurité sans couteau suisseqté 4

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Batteries externesqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 2
Étendoirsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le programme, puis envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins deux semaines aux participants afin de s’inscrire et de transmettre leurs besoins.
Relancez les personnes non inscrites 7 jours avant la clôture des inscriptions. À ce moment-là, vérifiez aussi les contacts d’urgence, les informations médicales et les formulaires d’autorisation manquants.
Préparez la répartition des groupes et des accompagnateurs au plus tard 3 jours avant le départ. Imprimez ensuite les listes et les programmes, avec quelques exemplaires de secours pour la table d’inscription.
Contrôlez le matériel de camping au moins 5 jours à l’avance : tentes quatre places, matelas, sacs de couchage, lampes, piquets, haubans et bâches de sol. Une vérification montée permet de repérer immédiatement une pièce manquante ou endommagée.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant le Bergkamp et préparez le plan pluie avant ce délai. Mettez les produits réfrigérés au frais dès leur réception et séparez les denrées non périssables pour éviter une préparation de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Bergkamp ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant le Bergkamp. Fixez une date limite d’inscription environ 14 jours avant le début, puis relancez les non-inscrits 7 jours avant cette échéance.
Quand vérifier le matériel de camping pour un Bergkamp ?: Faites un premier inventaire 7 jours avant et contrôlez concrètement les tentes, le couchage et l’éclairage au moins 5 jours avant. Achetez ou empruntez le matériel manquant avant les 48 dernières heures.
Quand préparer les groupes et les badges des participants ?: Finalisez les groupes et la répartition des accompagnateurs 3 jours avant le Bergkamp, après la clôture des inscriptions. Préparez les badges et imprimez les listes au plus tard la veille.
Que prévoir en cas de pluie pour un Bergkamp ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant et définissez à ce moment-là le programme de mauvais temps. Prévoyez aussi les tentes de réception, les housses de pluie et un endroit sec pour les repas et l’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.