Comment organiser une Journée des parents, étape par étape

Une Journée des parents réussie se prépare dans un ordre précis : date et lieu, invitations, inscriptions, transport, programme, puis repas et installation. Commencez par recenser les besoins alimentaires et les trajets avant de confirmer le traiteur ou les horaires. Les activités, le bingo et le quiz doivent être testés à l’avance, tout comme le son et les microphones. Le jour même, prévoyez un temps séparé pour les tables, le buffet, les boissons, les badges et la décoration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Recenser les besoins en transport
7
Fixer les modalités de transport
2 personnes
8
Établir le programme et les horaires
2 personnes
9
Établir le programme musical
10
Consigner les activités
2 personnes
11
Préparer le bingo et le quiz
2 personnes
12
Vérifier le matériel de jeu
13
Commander le catering
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Imprimer la liste des participants
17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les programmes
19
Préparer la décoration
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les tables de buffet
3 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Raccorder le matériel audio
2 personnes
27
Installer les tables de bingo et de quiz
2 personnes
28
Aménager la table d'accueil
2 personnes
29
Vérifier les toilettes
30
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
4 personnes
32
Enregistrer la présence
2 personnes
33
Servir le café et le thé
3 personnes
34
Assurer le mot de bienvenue
35
Animer l’activité musicale
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
38
Animer le bingo
2 personnes
39
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
40
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
41
Servir le café et le dessert
3 personnes
42
Animer le quiz
2 personnes
43
Animer la musique et la danse
2 personnes
44
Guider les invités vers le transport
3 personnes

Suivi

45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
47
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Retirer la décoration
2 personnes
50
Ranger le matériel audio
2 personnes
51
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
52
Traiter les restes
2 personnes
53
Inventorier les affaires
2 personnes
54
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couvertsqté 70
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Serviettes en tissuqté 70
Ballonsqté 60
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 8
Porte-nomsqté 60

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Lunettes de lectureqté 6

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Verres doseursqté 2
Louchesqté 8
plateauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Activités

Cartes de bingoqté 60
Boule de bingo
Fiches de bingoqté 1000
Feuilles de quizqté 60
Stylos à billeqté 70
Prix pour le bingoqté 20
Prix pour le quizqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et les modalités de transport avant d’envoyer les invitations. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires et le moyen de déplacement souhaité, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu après 7 jours.
Construisez le programme avec des horaires précis et gardez une marge de 10 à 15 minutes entre deux séquences. Testez le bingo, le quiz, les activités et le programme musical avant le jour de la rencontre.
Passez la commande du traiteur seulement après avoir traité les inscriptions. Imprimez ensuite une liste actualisée des participants afin de vérifier les quantités, les régimes particuliers et les badges nominatifs.
Préparez le matériel de table en comptant chaque catégorie séparément : assiettes de dîner, assiettes à dessert, verres, tasses, couverts et ustensiles de service. Les tables de buffet, les pichets, les théières et les plateaux sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Réservez le matin de l’événement à l’installation : tables, chaises, buffet, porte-manteaux, décoration et son. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’accueil et vérifiez les rallonges, multiprises, enceintes et microphones avant l’arrivée des parents.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée des parents ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 14 jours avant l’événement pour avoir le temps de confirmer le traiteur, le transport et le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une Journée des parents ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et le matériel audio. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones, les enceintes et le lecteur audio avant l’arrivée des participants.
Quand commander le traiteur pour une Journée des parents ?: Confirmez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir clôturé les inscriptions et les besoins alimentaires. Vérifiez encore le nombre de participants 48 heures avant la livraison.
Que faut-il préparer la veille d’une Journée des parents ?: La veille, imprimez la liste des participants et les programmes, préparez les badges, les jeux, la décoration et les en-cas. Mettez aussi les boissons au frais si l’espace de stockage le permet, puis vérifiez les clés, les prises et le matériel de son.

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