Seniorentag organisieren: So gelingt die Planung

Bei einem Seniorentag entscheidet nicht nur das Programm über einen guten Ablauf. Entscheidend sind gut erreichbare Informationen, verlässliche Transportabsprachen und ausreichend Zeit für Essen, Gespräche und Pausen. Beginne mit Datum und Ort, erfasse danach Anmeldungen, Ernährungswünsche und Unterstützungsbedarf. Erst wenn die Teilnehmerzahl feststeht, lassen sich Catering, Sitzplätze, Namensschilder und Getränke sinnvoll vorbereiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Einladungen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Transportbedarf erfassen
7
Transportabsprachen festlegen
2 Personen
8
Programm und Zeiten erstellen
2 Personen
9
Musikprogramm zusammenstellen
10
Abläufe dokumentieren
2 Personen
11
Bingo und Quiz vorbereiten
2 Personen
12
Spielmaterial kontrollieren
13
Catering bestellen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Teilnehmerliste ausdrucken
17
Namensschilder erstellen
2 Personen
18
Programme ausdrucken
19
Dekoration vorbereiten
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Buffettische einrichten
3 Personen
25
Dekoration aufhängen
2 Personen
26
Tontechnik anschließen
2 Personen
27
Bingo- und Quiztische bereitstellen
2 Personen
28
Empfangstisch einrichten
2 Personen
29
Toiletten kontrollieren
30
Sichere Laufwege freiräumen
2 Personen

Event

31
Gäste empfangen
4 Personen
32
Anwesenheit erfassen
2 Personen
33
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
34
Begrüßungswort übernehmen
35
Musikaktivität betreuen
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Snacks servieren
3 Personen
38
Bingo begleiten
2 Personen
39
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
40
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
41
Kaffee und Dessert servieren
3 Personen
42
Quiz moderieren
2 Personen
43
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
44
Gäste zum Transport begleiten
3 Personen

Nachbereitung

45
Abfall sammeln
3 Personen
46
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
47
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
48
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
49
Dekoration entfernen
2 Personen
50
Soundequipment aufräumen
2 Personen
51
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
52
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
53
Material inventarisieren
2 Personen
54
Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
HockerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
BestecksetsAnz. 70
ServierbesteckAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
ServierschalenAnz. 10
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
StoffserviettenAnz. 70
BallonsAnz. 60
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 60

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
LesebrillenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Aktivitäten

Bingo-KartenAnz. 60
Bingo-Rad
BingokartenAnz. 1000
QuizformulareAnz. 60
KugelschreiberAnz. 70
Preise für BingoAnz. 20
Preise für QuizAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte dabei um eine Rückmeldung bis zu einem festen Termin, damit Catering und Sitzordnung nicht zu spät geplant werden.
Erfasse neben der Anmeldung auch Ernährungswünsche und Transportbedarf. Kläre Fahrgemeinschaften oder andere Absprachen spätestens 7 Tage vor dem Seniorentag und bestätige sie den Teilnehmenden noch einmal.
Plane das Programm mit klaren Uhrzeiten und kurzen Übergängen. Für Bingo, Quiz und Musik sollten Moderationsunterlagen, Spielmaterial und Technik mindestens 1 Tag vorher kontrolliert werden.
Rechne Sitzplätze, Geschirr und Namensschilder anhand der bestätigten Teilnehmerzahl plus etwa 5 Prozent Reserve. Besonders Kaffeetassen, Wassergläser, Besteck und zusätzliche Stühle werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Kühle Getränke rechtzeitig und richte Kaffee, Tee, Snacks und Buffet getrennt voneinander ein. Stelle Lautsprecher und Funkmikrofone vor Beginn auf, prüfe die Lautstärke im hinteren Sitzbereich und sichere Verlängerungskabel gegen Stolperstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Seniorentag planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Die endgültige Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und der Transportbedarf sollten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Seniorentag?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollten Wasser, Kaffee und Tee über den gesamten Zeitraum leicht erreichbar bereitstehen.
Wann sollte das Catering für einen Seniorentag bestellt werden?: Bestelle das Catering idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher, sobald die Rückmeldungen weitgehend vorliegen. Melde besondere Ernährungswünsche und die endgültige Personenzahl spätestens 7 Tage vorher.
Was muss am Tag vor dem Seniorentag vorbereitet werden?: Kontrolliere am Vortag Programm, Bingo- und Quizmaterial, Technik, Namensschilder und Ausdrucke. Getränke können bereits gekühlt, Dekoration vorbereitet und die Teilnehmerliste für den Empfang ausgedruckt werden.

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