Organiser une journée des distributeurs, étape par étape

Une journée des distributeurs se prépare dans un ordre précis : valider la date et le programme, réserver le lieu et les prestataires, puis gérer les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les intervenants, les besoins alimentaires, les transports et les présentations. La veille, contrôlez les livraisons, les badges et le matériel audiovisuel. Le jour J, prévoyez une ouverture assez tôt pour tester la technique et installer l’accueil avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Réserver le catering
4
Réserver le matériel audiovisuel
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Collecter les informations de transport
10
Envoyer les infos de parking
11
Finaliser le programme
2 personnes
12
Confirmer les intervenants
13
Rassembler les présentations
14
Vérifier les présentations
2 personnes
15
Clôturer la liste des participants
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Établir le plan de table
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Confirmer les livraisons
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Recevoir les livraisons
2 personnes
26
Vérifier la salle
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
31
Installer la table de scène
2 personnes
32
Charger les présentations
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Régler l’éclairage
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Monter le buffet
4 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Préparer le matériel technique de secours
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
42
Donner le briefing à l'équipe catering

Événement

43
Tenir l’accueil
3 personnes
44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
46
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Ouvrir la présentation
49
Accompagner les intervenants
50
Animer les présentations
51
Gérer les micros
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
56
Animer la séance de questions-réponses
57
Préparer l'espace réseau
3 personnes
58
Servir les amuse-bouches
3 personnes
59
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
60
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
61
Servir les repas diététiques
2 personnes
62
Servir le café après le dîner
2 personnes
63
Préparer le mot de départ
2 personnes
64
Raccompagner les invités
3 personnes
65
Rassembler les objets trouvés

Suivi

66
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
67
Démonter le buffet
4 personnes
68
Laver les verres et la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Éteindre le matériel audiovisuel
2 personnes
73
Emballer le matériel
3 personnes
74
Nettoyer la salle
4 personnes
75
Vérifier les sanitaires
2 personnes
76
Fermer le lieu
2 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Ranger les courses restantes
2 personnes
79
Gérer la caution et les clés
80
Envoyer un message de remerciement
81
Archiver les présentations
82
Rassembler les dépenses et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 72
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 80
Couverts de dînerqté 80
Couverts de serviceqté 16

Cuisine

Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Glacièresqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 3
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 12
Badges nominatifsqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Mur photo

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et la salle, puis réservez rapidement le catering et le matériel audiovisuel. Gardez au moins 4 semaines avant l’événement pour envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Clôturez la liste des participants 5 à 7 jours avant la journée. Vous pourrez alors imprimer les badges, établir le plan de table et transmettre au traiteur le nombre définitif ainsi que les régimes alimentaires.
Demandez les présentations au plus tard 3 jours avant l’événement et testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place. Vérifiez aussi le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur et les microphones sans fil.
Envoyez les informations de transport et de parking au moins 3 jours avant l’accueil. Ces détails sont souvent oubliés, surtout lorsque les participants viennent de plusieurs entreprises ou arrivent avec du matériel.
Prévoyez une ouverture du lieu 2 à 3 heures avant le début du programme. Ce créneau permet de recevoir les livraisons, installer les tables et la table d’inscription, préparer le buffet et corriger un problème technique avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des distributeurs ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement, avec la date, le programme provisoire, l’adresse et les modalités d’inscription. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant la journée.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez ensuite la liste à jour jusqu’à 48 heures avant si des désistements sont encore possibles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée des distributeurs ?: Réservez au moins 2 heures pour l’installation et les tests, et 3 heures si les livraisons, le buffet et la technique arrivent le même matin. Ouvrez la salle avant l’arrivée des participants pour ne pas installer pendant l’accueil.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez tous les fichiers au plus tard 3 jours avant la journée et faites un contrôle technique la veille. Conservez une copie de secours sur l’ordinateur de présentation et sur une clé USB.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.