Een distributeursdag organiseren zonder losse eindjes
Begin met het programma en de datum, en leg daarna direct de locatie, catering en audiovisuele apparatuur vast. Een distributeursdag heeft meerdere overdrachtsmomenten: uitnodigen, aanmelden, presentaties verzamelen en deelnemers informeren. Werk daarom terug vanaf de dag zelf en sluit de deelnemerslijst op tijd. Plan ruimte voor registratie, gesprekken en presentaties, en controleer vooraf of zaalopstelling, techniek en leveringen op elkaar aansluiten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma bevestigen
2 personen
- 2
Locatie en zaal reserveren
- 3
Catering reserveren
- 4
Audiovisuele apparatuur reserveren
- 5
Uitnodigingen opstellen
- 6
Uitnodigingen versturen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Vervoersinformatie verzamelen
- 10
Parkeerinformatie versturen
- 11
Programma definitief maken
2 personen
- 12
Sprekers bevestigen
- 13
Presentaties verzamelen
- 14
Presentaties controleren
2 personen
- 15
Deelnemerslijst sluiten
- 16
Naamkaartjes maken
2 personen
- 17
Tafelschikking maken
2 personen
- 18
Draaiboek printen
- 19
Leveringen bevestigen
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Materialen verzamelen
3 personen
- 23
Techniek testen
2 personen
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Leveringen aannemen
2 personen
- 26
Zaal controleren
2 personen
- 27
Tafels opstellen
4 personen
- 28
Stoelen plaatsen
4 personen
- 29
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 30
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 31
Podiumtafel plaatsen
2 personen
- 32
Presentaties laden
2 personen
- 33
Microfoons testen
2 personen
- 34
Verlichting instellen
2 personen
- 35
Decoratie ophangen
3 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 38
Buffet opbouwen
4 personen
- 39
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 40
Technische reserve klaarleggen
- 41
Briefing ontvangstteam geven
- 42
Briefing cateringteam geven
Event
- 43
Registratie bemannen
3 personen
- 44
Gasten verwelkomen
3 personen
- 45
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 46
Naamkaartjes uitgeven
2 personen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Presentatie openen
- 49
Sprekers begeleiden
- 50
Presentaties bedienen
- 51
Microfoons beheren
- 52
Hapjes serveren
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Servies afruimen
2 personen
- 55
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
- 56
Vragenronde begeleiden
- 57
Netwerkruimte gereedmaken
3 personen
- 58
Borrelhapjes serveren
3 personen
- 59
Dinerbuffet openen
3 personen
- 60
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
- 61
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 62
Koffie na diner serveren
2 personen
- 63
Afscheidsgroet verzorgen
2 personen
- 64
Gasten uitzwaaien
3 personen
- 65
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 66
Restanten veilig verpakken
3 personen
- 67
Buffet afbreken
4 personen
- 68
Glazen en servies afwassen
3 personen
- 69
Afval verzamelen
3 personen
- 70
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 71
Decoratie verwijderen
3 personen
- 72
Audiovisuele apparatuur uitschakelen
2 personen
- 73
Materialen inpakken
3 personen
- 74
Zaal schoonmaken
4 personen
- 75
Sanitair controleren
2 personen
- 76
Locatie afsluiten
2 personen
- 77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 78
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
- 79
Waarborg en sleutels afhandelen
- 80
Bedankbericht versturen
- 81
Presentaties archiveren
- 82
Onkosten en facturen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 72
- Buffettafelsaantal 4
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 80
- Koffielepelsaantal 80
- Dinerbestekaantal 80
- Serveerbestekaantal 16
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Maatbekersaantal 4
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Presentatieklikker
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- USB-sticksaantal 3
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 6
Decoratie
- Bedrijfsbannersaantal 3
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Menukaartenaantal 12
- Naambordjesaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
- Fotowand
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de datum, het programma en de locatie eerst vast. Reserveer daarna catering en audiovisuele apparatuur; wacht niet met de beamer, het projectiescherm en de draadloze microfoons tot de laatste week.
- Stuur uitnodigingen zodra het programma voldoende staat en vraag dieetwensen, vervoersinformatie en parkeerinformatie meteen uit. Verstuur praktische route- en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
- Sluit de deelnemerslijst op een afgesproken moment, bijvoorbeeld 7 dagen voor de distributeursdag. Maak daarna de naamkaartjes en tafelschikking, zodat late wijzigingen niet de registratie op de ochtend zelf verstoren.
- Vraag presentaties vooraf op en controleer elk bestand uiterlijk 2 werkdagen voor het evenement. Test laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker en microfoons samen in de ruimte waarin ze worden gebruikt.
- Bevestig leveringen enkele dagen vooraf en leg een openingstijd vast waarop iemand aanwezig is. Print het draaiboek en controleer boodschappen, materialen, thermoskannen, koffiezetapparaten en warmhoudbakken voordat de locatie opengaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een distributeursdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer catering en techniek zodra de datum vaststaat en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor de dag zelf.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een distributeursdag?
- Verstuur de eerste uitnodiging zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Stuur praktische informatie over parkeren, vervoer en het definitieve programma uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst.
- Wanneer moet je presentaties voor een distributeursdag verzamelen?
- Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en controleer ze 2 werkdagen vooraf op formaat, beeldverhouding en geluidsfragmenten. Zet alle gecontroleerde bestanden op één laptop en test die op locatie.
- Hoe richt je de registratie van een distributeursdag in?
- Zet de registratietafel bij de ingang en leg naamkaartjes op alfabetische volgorde klaar. Reken op ongeveer 15 minuten voor registratie en zorg dat de zaal minstens 60 minuten voor de start toegankelijk is voor opbouw en techniek.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!