Organiser une journée de team building pour 30 personnes

Pour 30 participants, commencez par verrouiller la date, le lieu et les activités avant d’envoyer les invitations. Le repas, les besoins alimentaires et le transport doivent être confirmés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, construisez un programme réaliste, répartissez les équipes et préparez chaque activité séparément. Prévoyez aussi une solution intérieure : la météo peut modifier toute la journée, surtout si les jeux utilisent des balles, des cordes ou des cônes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Réserver des activités de team building
3
Réserver la restauration et les options alimentaires
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les informations de transport
8
Établir la liste définitive des participants
9
Répartir les équipes pour les activités
2 personnes
10
Élaborer le programme de la journée
11
Confirmer les activités et les horaires
12
Vérifier le scénario météo
13
Installer le programme intérieur
2 personnes
14
Inventorier les fournitures
15
Commander le matériel manquant
16
Préparer les badges nominatifs
17
Imprimer la répartition des équipes
18
Imprimer les règles du jeu
19
Tester la musique et les présentations
20
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
21
Faire les courses de produits frais
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
24
Emballer le matériel par activité
2 personnes
25
Vérifier les quantités de catering
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager la table d'accueil
2 personnes
30
Installer les stands d’activités
4 personnes
31
Suspendre la décoration
2 personnes
32
Raccorder la sonorisation
33
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
34
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
36
Préparer le matériel d’accueil

Événement

37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Distribuer les badges
2 personnes
39
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
40
Présenter le programme
41
Annoncer les équipes
42
Animer la première activité d’équipe
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Encadrer la deuxième activité d’équipe
3 personnes
46
Changer le matériel d’activités
3 personnes
47
Encadrer la troisième activité d’équipe
3 personnes
48
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
49
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Rassembler les assiettes et les couverts
2 personnes
53
Encadrer l’activité finale
3 personnes
54
Assurer la remise des prix
2 personnes
55
Servir le dessert et le café
2 personnes
56
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

57
Ranger les restes au frais
2 personnes
58
Collecter et trier les déchets
3 personnes
59
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
60
Nettoyer les tables du buffet
2 personnes
61
Ranger le matériel d'activités
3 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Remettre le lieu propre
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger le stock restant
66
Contrôler la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 34
Tables de buffetqté 3
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Ciseauxqté 2
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Matériel de sport

Balles souplesqté 6
Cordesqté 6
Cônesqté 20
Cerceauxqté 6
Masquesqté 10
Chronomètresqté 4
Drapeaux d’équipeqté 6

Fournitures de bureau

Chevaletsqté 3
Blocs pour chevaletqté 3
Marqueursqté 30
Stylosqté 40
Post-itqté 12
Badges nominatifsqté 35
Impressions du programmeqté 35
Cartes des règles du jeuqté 12

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 50
Décoration de tableqté 8
Trophéesqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu, les activités et la restauration avant l’envoi des invitations, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Demandez dès l’inscription les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité.
Fixez une date limite d’inscription 3 semaines avant la journée. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive des 30 participants, de répartir les équipes et d’ajuster les quantités du repas.
Construisez le programme avec des horaires de début et de fin, puis confirmez chaque activité avec les prestataires 7 jours avant. Gardez 15 minutes entre deux séquences pour les déplacements et les retards.
Préparez un plan intérieur au moins 48 heures avant l’événement si une partie se déroule dehors. Vérifiez que les jeux, les règles imprimées, la musique et les présentations fonctionnent dans le nouvel espace.
Emballez le matériel par activité la veille : badges, répartition des équipes, règles du jeu, chronomètres et accessoires. Refroidissez les boissons et contrôlez les quantités de vaisselle et de catering avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée de team building pour 30 personnes ?: Commencez 6 à 8 semaines avant pour réserver le lieu, les activités et la restauration. Finalisez les inscriptions et les besoins alimentaires environ 3 semaines avant, puis confirmez le programme et les horaires 7 jours avant.
Comment répartir 30 participants pour un team building ?: Prévoyez généralement 5 équipes de 6 personnes, ou 6 équipes de 5 selon les activités. Préparez la répartition au plus tard 3 jours avant et imprimez une copie pour l’accueil et chaque responsable d’activité.
Quelle quantité de boissons prévoir pour 30 personnes ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, soit 60 à 90 boissons. Ajoutez de l’eau pour toute la journée et gardez les boissons au frais avant l’arrivée des participants.
Que faire s’il pleut le jour du team building ?: Décidez du scénario météo 48 heures à l’avance et communiquez-le au groupe dès que possible. Prévoyez une version intérieure complète, avec le programme, le matériel et les règles adaptés, plutôt qu’une simple activité de remplacement improvisée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.