Checklist pour organiser un tournoi de mini-golf
Un tournoi de mini-golf demande surtout une bonne organisation des inscriptions, des départs et du matériel. Cette checklist vous guide depuis l’envoi des invitations jusqu’au rangement, sans oublier les besoins alimentaires, les cartes de score et les prix. Prévoyez aussi un responsable à l’accueil et une personne pour centraliser les résultats. En suivant les étapes dans l’ordre, vous évitez les files d’attente et les départs désorganisés le jour du tournoi.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le mini-golf
Réserver le catering
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
Établir la liste des participants
Répartir les équipes
2 personnes
Attribuer les heures de départ
Acheter les prix
Imprimer les règles du jeu
Imprimer les cartes de score
Informer les participants
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Emballer les prix
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table des scores
2 personnes
Contrôler le parcours et le matériel
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Expliquer le tournoi
2 personnes
Encadrer la première manche
3 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le deuxième tour
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de sandwiches
2 personnes
Calculer les scores finaux
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Encadrer la partie libre
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Récupérer la décoration
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 70
- Tentes de réceptionqté 2
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Cannes de mini-golfqté 24
- Balles de minigolfqté 100
- Fiches de scoreqté 100
- Marquages de pisteqté 20
- Stylos de réserveqté 30
- Prixqté 12
Fournitures de bureau
- Presse-papiersqté 24
- Étiquettes nominativesqté 100
- Marqueursqté 12
- Ruban de papierqté 6
- Panneaux des règles du jeuqté 6
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Bacs de rangementqté 12
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 6
- Ballonsqté 100
- Panneau de table des prix
Nettoyage
- Aspirateur
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et de constituer les équipes.
- Réservez le parcours et le traiteur avant d’ouvrir les inscriptions. Confirmez le nombre final de participants 5 à 7 jours avant l’événement pour ajuster les repas et les horaires de départ.
- Attribuez les heures de départ par groupes et communiquez-les au moins 3 jours avant le tournoi. Prévoyez quelques minutes entre deux départs pour éviter qu’un retard bloque tout le parcours.
- Préparez les cartes de score, les règles imprimées, les stylos de réserve et les prix la veille. Comptez au minimum un stylo de rechange par tranche de 10 participants pour ne pas interrompre les scores.
- Installez l’accueil, la table des scores, les panneaux directionnels et les boissons fraîches au moins 60 minutes avant le premier départ. Contrôlez chaque club, balle et zone du parcours avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de mini-golf ?
- Prévoyez 3 à 4 semaines pour inviter les participants, réserver le mini-golf et le traiteur, puis préparer les équipes. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les repas et les horaires de départ.
- Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?
- Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant le tournoi. Confirmez ensuite le nombre définitif au mini-golf et au traiteur, puis répartissez les équipes et les départs dans les 3 jours suivants.
- Combien de temps avant faut-il installer un tournoi de mini-golf ?
- Commencez l’installation au moins 60 minutes avant le premier départ. Cela laisse le temps de préparer l’accueil, les tables, les scores, les boissons, la signalétique et le contrôle du matériel.
- Que faut-il prévoir pour gérer les scores d’un tournoi de mini-golf ?
- Prévoyez une fiche de score par groupe, des stylos de réserve et une table dédiée aux résultats. Désignez une personne pour récupérer les fiches et vérifier les totaux dès l’arrivée de chaque groupe.
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