Checklist pour organiser une journée de team building à 30

Pour 30 participants, une journée de team building se prépare surtout dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le lieu et les activités, puis verrouillez rapidement la restauration et les informations de transport. Les dernières vérifications concernent les équipes, le programme, le matériel et une solution intérieure en cas de pluie. Cette checklist regroupe les 66 tâches et 49 fournitures du plan, afin de suivre l’organisation sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Réserver des activités de team building
Réserver la restauration et les options alimentaires
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Établir la liste définitive des participants
Répartir les équipes pour les activités
2 personnes
Élaborer le programme de la journée
Confirmer les activités et les horaires
Vérifier le scénario météo
Installer le programme intérieur
2 personnes
Inventorier les fournitures
Commander le matériel manquant
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la répartition des équipes
Imprimer les règles du jeu
Tester la musique et les présentations
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Emballer le matériel par activité
2 personnes
Vérifier les quantités de catering
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les stands d’activités
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Raccorder la sonorisation
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Préparer le café et le thé
Préparer le matériel d’accueil

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter le programme
Annoncer les équipes
Animer la première activité d’équipe
3 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer la deuxième activité d’équipe
3 personnes
Changer le matériel d’activités
3 personnes
Encadrer la troisième activité d’équipe
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les assiettes et les couverts
2 personnes
Encadrer l’activité finale
3 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Servir le dessert et le café
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
Nettoyer les tables du buffet
2 personnes
Ranger le matériel d'activités
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
Contrôler la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 34
Tables de buffetqté 3
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Ciseauxqté 2
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Matériel de sport

Balles souplesqté 6
Cordesqté 6
Cônesqté 20
Cerceauxqté 6
Masquesqté 10
Chronomètresqté 4
Drapeaux d’équipeqté 6

Fournitures de bureau

Chevaletsqté 3
Blocs pour chevaletqté 3
Marqueursqté 30
Stylosqté 40
Post-itqté 12
Badges nominatifsqté 35
Impressions du programmeqté 35
Cartes des règles du jeuqté 12

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 50
Décoration de tableqté 8
Trophéesqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la journée, puis réservez les activités et la restauration avant d’envoyer les invitations. Pour 30 personnes, vérifiez dès ce stade les horaires, la capacité et les options alimentaires.
Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies et régimes, d’établir la liste définitive et de répartir les 30 participants en équipes.
Préparez le programme avec des horaires précis : accueil, activités, repas, pauses et clôture. Confirmez les horaires avec chaque prestataire 7 jours avant, puis envoyez les informations de transport aux participants.
Prévoyez un scénario intérieur au plus tard 48 heures avant si la météo est incertaine. Testez aussi la musique et les présentations, et vérifiez que les rallonges, multiprises, batteries externes et l’enceinte fonctionnent.
Regroupez le matériel par activité la veille plutôt que le matin même. Comptez les fournitures, préparez les badges et les règles du jeu, refroidissez les boissons et contrôlez les quantités de catering avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de team building pour 30 personnes ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les activités, le lieu et la restauration doivent être réservés en premier, car leurs disponibilités déterminent le reste du programme.
Quand demander les régimes alimentaires des participants ?: Demandez-les au moment de l’inscription et fixez une date limite environ 3 semaines avant l’événement. Transmettez ensuite le nombre définitif, les allergies et les options alimentaires au traiteur au moins 7 jours avant.
Combien de temps avant faut-il répartir les équipes ?: Préparez la répartition 5 à 7 jours avant, une fois la liste des 30 participants stabilisée. Imprimez les équipes et les règles du jeu la veille pour éviter les changements de dernière minute.
Que prévoir en cas de pluie pour un team building ?: Décidez du programme intérieur au plus tard 48 heures avant si les prévisions sont défavorables. Vérifiez alors l’espace disponible, le matériel d’activité, les branchements électriques et les horaires de remplacement.

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