Cómo organizar una jornada de team building para 30 participantes

Para organizar una jornada de team building para 30 participantes, empieza por cerrar la fecha, el lugar y las actividades antes de enviar las invitaciones. Después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y el transporte con una lista única y actualizada. La última semana sirve para confirmar horarios, repartir los equipos y preparar los materiales de cada actividad. El día anterior, revisa también el tiempo y deja listo un programa de interior por si cambia la previsión.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2
Reservar actividades de team building
3
Reservar el catering y las opciones dietéticas
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Enviar información de transporte
8
Crear la lista final de participantes
9
Asignar equipos a las actividades
2 personas
10
Elaborar el programa diario
11
Confirmar actividades y horarios
12
Comprobar el escenario meteorológico
13
Preparar el programa de interior
2 personas
14
Inventariar los suministros
15
Pedir los materiales que faltan
16
Preparar tarjetas de nombre
17
Imprimir la asignación del equipo
18
Imprimir las reglas del juego
19
Probar la música y las presentaciones
20
Comprar productos no perecederos
2 personas
21
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Comprobar el material de actividades
2 personas
24
Empaquetar los materiales por actividad
2 personas
25
Comprobar las cantidades de catering
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar los espacios y los aseos
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar la mesa de recepción
2 personas
30
Montar estaciones de actividades
4 personas
31
Colgar la decoración
2 personas
32
Conectar el equipo de sonido
33
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
34
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
35
Preparar café y té
36
Preparar los materiales de recepción

Evento

37
Recepción de participantes
3 personas
38
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
39
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
40
Presentar el programa
41
Anunciar los equipos
42
Coordinar la primera actividad de equipo
3 personas
43
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
44
Servir aperitivos
2 personas
45
Guiar la segunda actividad de equipo
3 personas
46
Cambiar el material de actividades
3 personas
47
Guiar la tercera actividad de equipo
3 personas
48
Preparar el bufé de cena
3 personas
49
Abrir el bufé de la cena
2 personas
50
Reponer el bufé
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Recoger platos y cubiertos
2 personas
53
Guiar la actividad final
3 personas
54
Gestionar la entrega de premios
2 personas
55
Servir el postre y el café
2 personas
56
Coordinar la despedida y la salida
2 personas

Seguimiento

57
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
58
Recoger y separar la basura
3 personas
59
Lavar la vajilla y los cubiertos
3 personas
60
Limpiar las mesas del buffet
2 personas
61
Recoger el material de actividades
3 personas
62
Retirar la decoración
2 personas
63
Dejar el recinto limpio
3 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Guardar el stock sobrante
66
Comprobar la fianza y el equipo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 34
Mesas de buffetcant. 3
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Platoscant. 40
Platos de postrecant. 40
Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 40
Cubiertoscant. 40
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 10
Bandejas para servircant. 8

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4
Tijerascant. 2
Pinzas de servircant. 6

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 3

Material deportivo

Pelotas blandascant. 6
Cuerdascant. 6
Conoscant. 20
Aroscant. 6
Antifacescant. 10
Cronómetroscant. 4
Banderas del equipocant. 6

Artículos de oficina

Pizarras de hojascant. 3
Bloc de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 30
Bolígrafoscant. 40
Notas adhesivascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 35
Imprimir el programacant. 35
Tarjetas con las reglas del juegocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 50
Decoración de mesacant. 8
Troféos de premiocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Papeleracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el lugar y las actividades: intenta tener ambas reservas confirmadas antes de enviar las invitaciones, porque el programa depende de sus horarios y aforo.
Envía las invitaciones con un plazo de inscripción de 10 a 14 días. Pide en el mismo formulario la asistencia, las necesidades dietéticas y la información necesaria para organizar el transporte.
Forma los equipos cuando falten entre 3 y 5 días y prepara una copia impresa de la asignación. Lleva también tarjetas de nombre para evitar perder tiempo al comenzar cada actividad.
Prepara los materiales por actividad, no todos juntos: comprueba pelotas, cuerdas, conos, aros, antifaces y cronómetros en paquetes separados y revisa cada paquete al menos 24 horas antes.
Calcula el catering con la lista final de participantes y confirma las cantidades 48 horas antes. Enfría las bebidas, compra los productos frescos y verifica que haya vajilla, café y espacio de buffet para 30 personas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un team building para 30 personas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, las actividades y el catering. Deja los últimos 3 días para cerrar equipos, horarios, transporte y materiales.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de team building?: Envíalas entre 10 y 14 días antes y fija una fecha límite de respuesta. Así tendrás tiempo para recoger dietas, preparar la lista final y asignar los equipos.
¿Cuándo se confirma el catering para 30 participantes?: Confirma las cantidades y las opciones dietéticas 48 horas antes, usando la lista final de inscritos. Haz la compra de productos frescos el día anterior y enfría las bebidas con tiempo.
¿Qué hago si llueve durante el team building?: Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y prepara un programa de interior como alternativa. Revisa que las actividades sustitutas, el espacio, el altavoz y los materiales estén listos la víspera.

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