Organiser une journée de formation sans rien oublier

Une journée de formation réussie se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et le coach, cadrer le programme, puis gérer les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les effectifs, le catering et le matériel. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer la salle, tester la présentation et préparer l’accueil. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis qui ralentissent le démarrage ou perturbent les pauses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Tenir à jour la liste des participants
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver le lieu
6
Confirmer le coach
7
Consigner le programme et les horaires
8
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
9
Imprimer les feuilles de travail
10
Préparer les badges nominatifs
11
Commander le catering
12
Faire les courses
2 personnes
13
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Vérifier le lieu et les clés
16
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
17
Aérer la salle
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Installer la table d'inscription
2 personnes
20
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
21
Tester la présentation et la vidéo
2 personnes
22
Préparer les feuilles de travail et les stylos
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

24
Accueillir les participants
3 personnes
25
Enregistrer la présence
2 personnes
26
Ouvrir l'entraînement
27
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
28
Servir les en-cas de pause
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
31
Installer le buffet du dîner
3 personnes
32
Servir le dîner
3 personnes
33
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
34
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
35
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
36
Assurer la clôture
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Rassembler le matériel
3 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
41
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
42
Nettoyer l’espace
3 personnes
43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Fermer le lieu
45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
46
Ranger les restes
2 personnes
47
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 45
Tablesqté 8
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Supports pour paperboardqté 2

Fournitures de bureau

Blocs pour chevaletqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Feutres de couleurqté 24
Stylosqté 50
Post-itqté 10
Chemises à pinceqté 45
Classeurs de documentsqté 45

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Seauxqté 2
Raclettes de solqté 2
Aspirateur

Éclairage

Lampadairesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle et confirmer le coach avant d’envoyer les invitations. Le programme et les horaires doivent être suffisamment précis pour que les participants sachent à quelle heure arriver et combien de temps la formation dure.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et mettez à jour une seule liste de participants. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis séparez les repas spéciaux avant l’arrivée du catering.
Préparez les supports en deux exemplaires de contrôle : feuilles de travail, stylos, badges nominatifs et documents classés. Imprimez les feuilles avant le jour J plutôt que pendant l’installation de la salle.
Testez la présentation et la vidéo sur place avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le câble HDMI. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : une prise disponible ne garantit pas que l’installation fonctionne.
Arrivez assez tôt pour vérifier les clés, aérer la salle et installer les tables, chaises et espaces d’accueil. Gardez la table d’inscription prête avant de préparer le café et le thé, afin de pouvoir enregistrer les présences dès l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de formation ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue, surtout si les participants doivent s’organiser ou signaler un régime alimentaire. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la formation pour finaliser le catering et les supports.
Quand commander le catering pour une journée de formation ?: Commandez-le dès que possible après la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Le nombre final de repas et les besoins alimentaires doivent être vérifiés avant de confirmer la commande.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de formation ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes sur place pour vérifier les clés, aérer, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et brancher le matériel. Ajoutez 15 à 20 minutes pour tester la présentation et la vidéo.
Que faut-il vérifier juste avant le début d’une formation ?: Vérifiez les présences attendues, les badges, les feuilles de travail, les stylos, les repas spéciaux et les boissons. Faites aussi un test complet de la présentation, du son et de la vidéo au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe.

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