Zo organiseer je een trainingsdag zonder last-minute gedoe
Begin een trainingsdag niet met de catering, maar met het programma, de locatie en de trainer. Zodra de tijden vaststaan, weet je hoeveel deelnemers je kunt ontvangen, welke materialen nodig zijn en wanneer je moet pauzeren. Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding en houd de deelnemerslijst bij tot de ochtend zelf. Op de dag werk je van buiten naar binnen: sleutels en ruimte controleren, techniek testen, registratie inrichten en pas daarna deelnemers ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Deelnemerslijst bijhouden
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Locatie reserveren
- 6
Trainer bevestigen
- 7
Programma en tijden vastleggen
- 8
Trainingsmateriaal voorbereiden
2 personen
- 9
Werkbladen printen
- 10
Naambadges voorbereiden
- 11
Catering bestellen
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Locatie en sleutels controleren
- 16
Materialen naar locatie brengen
2 personen
- 17
Ruimte ventileren
- 18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 19
Registratietafel inrichten
2 personen
- 20
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
- 21
Presentatie en video testen
2 personen
- 22
Werkbladen en pennen klaarleggen
2 personen
- 23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
- 24
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 25
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 26
Training openen
- 27
Trainingsblok begeleiden
2 personen
- 28
Pauzehapjes serveren
2 personen
- 29
Dranken bijvullen
2 personen
- 30
Trainingsblok begeleiden
2 personen
- 31
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
- 32
Diner serveren
3 personen
- 33
Servies en afval verzamelen
2 personen
- 34
Trainingsblok begeleiden
2 personen
- 35
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 36
Afsluiting verzorgen
- 37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 38
Materialen verzamelen
3 personen
- 39
Servies afwassen
2 personen
- 40
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
- 41
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
- 42
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 44
Locatie afsluiten
- 45
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 46
Restanten opslaan
2 personen
- 47
Aanwezigheidslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 45
- Tafelsaantal 8
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draagbare speaker
- Flip-overstandaardsaantal 2
Kantoorartikelen
- Flip-overblokkenaantal 3
- Whiteboardstiftenaantal 12
- Kleurstiftenaantal 24
- Pennenaantal 50
- Plakbriefjesaantal 10
- Schrijfmappenaantal 45
- Documentmappenaantal 45
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Drinkglazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 2
- Afwasborstelsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Emmersaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Stofzuiger
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de tijden uiterlijk twee weken vooraf vast. Plan naast de trainingsblokken ook registratie, koffiepauzes en lunch; zonder die blokken loopt de tweede helft vaak uit.
- Stuur uitnodigingen met een duidelijke uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de trainingsdag. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor naambadges, werkbladen, schrijfmappen en catering.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, stekkerdozen en verlengsnoeren minimaal 1 uur voor de start. Open de presentatie en speel eventuele video’s volledig af; een losse kabel ontdek je anders pas bij de eerste slide.
- Zet dieetmaaltijden apart en label ze vóór de deelnemers binnenkomen. Reken voor koffie en thee op een eerste ronde bij ontvangst en een tweede ronde tijdens de pauze, zodat de trainer niet tussendoor hoeft te improviseren.
- Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor aanvang in met deelnemerslijst, naambadges en pennen. Controleer tegelijk de stoelen, tafels, ventilatie, kapstokken en loopruimte; ontbrekende opstelling kost later meer tijd dan vooraf schuiven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een trainingsdag organiseren?
- Reserveer de locatie en bevestig de trainer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de trainingsdag en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf, zodat je catering en materialen definitief kunt maken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?
- Plan minimaal 60 minuten voor het klaarzetten van tafels, stoelen, registratie, werkbladen, pennen en catering. Trek daar nog 30 minuten extra voor uit als je ook beamer, video, speaker en flip-overs moet aansluiten en testen.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een trainingsdag?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw wanneer de inschrijvingen sluiten. Geef het definitieve overzicht uiterlijk 3 werkdagen voor de trainingsdag door aan de catering en zet de aparte maaltijden bij binnenkomst herkenbaar klaar.
- Hoe voorkom je technische problemen tijdens een training?
- Sluit alle apparatuur minstens 1 uur voor de start aan en test de presentatie inclusief video. Neem HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen mee als reserve; controleer ook vooraf of het geluid via de laptop of draagbare speaker werkt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!