Organiser une journée de démonstration sans rien laisser au hasard

Une journée de démonstration se prépare dans un ordre précis : d’abord les participants et le programme, ensuite les réservations, le catering et la technique, puis l’installation sur place. Le point de départ est de recenser les démonstrations et de confirmer leur durée avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi un suivi des inscriptions et des besoins alimentaires. Les oublis les plus fréquents concernent les câbles, les badges, les indications d’accès et le test du son avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer le programme
6
Recenser les démonstrations
7
Faire les réservations
8
Commander le catering
9
Tester la technique
2 personnes
10
Rassembler les présentations
11
Préparer les badges nominatifs
12
Envoyer les indications d'accès
13
Faire les courses
2 personnes
14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
19
Monter les stands de démonstration
4 personnes
20
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
21
Raccorder la sonorisation
2 personnes
22
Préparer les présentations
2 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
25
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
26
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

27
Enregistrer les invités
3 personnes
28
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
29
Assurer la présentation de bienvenue
30
Encadrer les démonstrations
4 personnes
31
Répondre aux questions sur les stands
4 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Récupérer les verres utilisés
2 personnes
35
Animer le cocktail networking
2 personnes
36
Présenter le programme de la soirée
37
Annoncer le dernier tour
38
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

39
Ranger le service traiteur
3 personnes
40
Mettre le matériel hors service
2 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Emballer le matériel de démo
3 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Vérifier l'équipement
2 personnes
47
Retourner les matériels
2 personnes
48
Rendre les objets empruntés
2 personnes
49
Stocker la restauration restante
2 personnes
50
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Table de comptoir
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Serre-câbles

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Porte-nomsqté 60
Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Marqueursqté 12
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 60
Supports d’information A4qté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le programme et la liste des démonstrations avant les invitations. Gardez une marge d’au moins 10 à 15 minutes entre deux séquences pour absorber les retards et les changements de matériel.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la journée. Le nombre final sert ensuite à confirmer le catering, les chaises, les badges et les verres.
Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, la sonorisation, le microphone et les câbles HDMI au moins la veille. Prévoyez une multiprise, une rallonge et des serre-câbles par zone technique pour éviter les branchements improvisés.
Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer le comptoir d’inscription, les tables, les chaises et les stands avant l’arrivée des premiers participants. Comptez généralement 90 minutes à 2 heures pour une installation complète avec projection et sonorisation.
Préparez séparément l’accueil, les démonstrations et le buffet. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance, puis vérifiez les passages, les câbles au sol et les issues avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de démonstration ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le programme, traiter les inscriptions, réserver le lieu, commander le catering et tester la technique avant le jour J.
Quand envoyer les invitations pour une journée de démonstration ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 à 10 jours avant. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant la journée.
Combien de temps prévoir pour installer une journée de démonstration ?: Réservez 90 minutes à 2 heures sur place. Il faut installer les tables et les chaises, le comptoir d’inscription, les stands, le projecteur, l’écran, la sonorisation, le buffet et les boissons, puis effectuer le contrôle de sécurité.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test la veille et une vérification rapide 30 à 45 minutes avant l’accueil. Contrôlez les présentations, le projecteur, l’écran, le microphone, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les rallonges.

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