Cómo organizar un día de demostraciones sin contratiempos
Un día de demostraciones funciona cuando el programa, los participantes y la técnica se coordinan con tiempo. Empieza por cerrar la lista de asistentes y las inscripciones; después confirma las demostraciones, las reservas y las necesidades de comida. La semana anterior conviene recopilar las presentaciones y probar proyector, sonido y conexiones. El día del evento, reserva al menos dos horas para montar el registro, los stands, las mesas y el buffet antes de recibir a los primeros invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Confirmar el programa
- 6
Inventariar las demostraciones
- 7
Hacer reservas
- 8
Pedir el catering
- 9
Probar la técnica
2 personas
- 10
Recopilar las presentaciones
- 11
Preparar tarjetas de nombre
- 12
Enviar indicaciones
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar las bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
3 personas
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 19
Montar los stands de demostración
4 personas
- 20
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 21
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 22
Preparar las presentaciones
2 personas
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
- 25
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 26
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
- 27
Registrar a los invitados
3 personas
- 28
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 29
Realizar la presentación de bienvenida
- 30
Coordinar demostraciones
4 personas
- 31
Responder preguntas en los stands
4 personas
- 32
Servir aperitivos
3 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Recoger los vasos usados
2 personas
- 35
Guiar el cóctel de networking
2 personas
- 36
Presentar el programa de la noche
- 37
Anunciar la última ronda
- 38
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Recoger el catering
3 personas
- 40
Apagar los materiales
2 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 44
Empaquetar el material de demostración
3 personas
- 45
Limpiar el lugar
3 personas
- 46
Comprobar el equipo
2 personas
- 47
Devolver los materiales
2 personas
- 48
Devolver los artículos prestados
2 personas
- 49
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 50
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 6
- Mesa de mostrador
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas para servircant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentación
- Bridas
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Decoración
- Portanombrescant. 60
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 60
- Portafolletos A4cant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes encargar el catering con cantidades reales y preparar tarjetas de nombre sin dejar participantes fuera.
- Confirma el programa y el orden de las demostraciones 5 días antes. Pide también las presentaciones en ese momento para evitar buscar archivos o cambiar conexiones justo antes de empezar.
- Haz una prueba técnica completa 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, HDMI, altavoces, micrófono y regletas. Prueba cada presentación desde el mismo equipo que usarás durante el evento.
- Llega 2 horas antes para montar las mesas, sillas, mostrador de registro y stands. Deja el punto de bebidas separado de la entrada y enfría las bebidas antes de que lleguen los asistentes.
- Prepara las indicaciones y envíalas entre 3 y 5 días antes. Incluye cómo llegar, la hora de apertura del registro y cualquier información necesaria para que las demostraciones empiecen a tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de demostraciones?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para preparar participantes, invitaciones, reservas y programa. Deja cerradas las inscripciones, el catering y la parte técnica como máximo 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar para montar el evento?
- Calcula al menos 2 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite montar los stands, el registro, el buffet, la proyección y el sonido, además de hacer un control de seguridad.
- ¿Cuándo se debe probar la técnica de una demostración?
- Haz una prueba completa 48 horas antes y repite una comprobación breve al abrir la ubicación. Revisa cada presentación, cable HDMI, regleta, altavoz y micrófono con el equipo que se usará durante el evento.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para los asistentes?
- Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para imprevistos. Para el primer tramo del evento, prevé aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y ajusta el catering a las preferencias dietéticas recogidas.
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