Organiser une journée de cours d’essai sans improviser

Commencez par fixer la date, le programme et les cours proposés avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite les espaces adaptés à chaque atelier et confirmez les enseignants ainsi que les accompagnateurs. Une semaine avant, répartissez les participants, vérifiez le matériel et préparez les listes de présence. Le jour même, prévoyez une table d’inscription identifiable, des badges nominatifs et un briefing court pour que chaque encadrant sache où aller et quoi faire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les cours d’essai et les enseignants
2 personnes
3
Réserver le lieu et les espaces
4
Confirmer les enseignants et les accompagnateurs
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier les cours d’essai en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer un rappel aux participants
11
Faire la répartition par atelier d’essai
2 personnes
12
Imprimer les listes de présence
13
Vérifier le matériel pédagogique
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
16
Préparer les badges nominatifs
17
Préparer la table d'inscription
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Aménager les salles d’essai
4 personnes
20
Préparer les supports pédagogiques par salle
3 personnes
21
Installer la décoration
2 personnes
22
Installer le point café et thé
2 personnes
23
Tester la technique et la musique
2 personnes
24
Faire le briefing des encadrants
3 personnes

Événement

25
Gérer l’accueil et l’inscription
3 personnes
26
Accompagner les participants vers les salles
2 personnes
27
Prononcer le mot de bienvenue
28
Animer des cours d'essai
6 personnes
29
Répondre aux questions des participants
2 personnes
30
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Noter les inscriptions aux cours de suivi
2 personnes
34
Informer les participants de la suite
2 personnes
35
Rassembler le matériel pédagogique
4 personnes

Suivi

36
Ranger les espaces
4 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Relancer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Planches de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Paperboardqté 2
Vidéoprojecteur

Cuisine

Thermosqté 4
Carafesqté 4
Louchesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Porte-nomsqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Matériel d’atelier d’essaiqté 6
Tapis d'exerciceqté 20
Matériel de démonstrationqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Cafetières et théièresqté 4
Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions seulement lorsque les cours, les horaires et les capacités de chaque salle sont confirmés. Prévoyez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant la journée pour pouvoir répartir les participants.
Envoyez un rappel 48 heures avant avec l’heure d’arrivée, l’adresse, le programme et les éventuels besoins à signaler. Cela réduit les absences et évite de refaire les groupes à l’accueil.
Préparez une liste de présence par atelier et imprimez-la avant le jour J. Gardez quelques badges vierges et un stylo à la table d’inscription pour corriger rapidement les changements de dernière minute.
Installez chaque salle au moins 60 minutes avant le premier cours : tables, chaises, tapis d’exercice, matériel d’atelier et supports pédagogiques doivent déjà être à leur place. Testez aussi le vidéoprojecteur, les enceintes, les rallonges et les multiprises.
Réunissez les encadrants 20 à 30 minutes avant l’accueil. Donnez-leur le plan des salles, les horaires, les effectifs attendus, les consignes de sécurité et la personne à contacter en cas d’absence ou de problème matériel.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée de cours d’essai ?: Ouvrez-les dès que la date, les cours, les enseignants et les capacités des salles sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une clôture des inscriptions 3 à 5 jours avant pour préparer les groupes et les listes.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les salles ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, les tapis, le matériel et les supports. Ajoutez 15 minutes si plusieurs salles utilisent du matériel technique ou des rallonges.
Que faut-il envoyer dans le rappel aux participants ?: Envoyez le rappel 48 heures avant avec l’heure d’arrivée, le programme, l’emplacement, les consignes pratiques et le cours attribué. Demandez aussi de signaler avant le jour J toute absence ou modification de besoin alimentaire.
Comment répartir les participants entre les cours d’essai ?: Répartissez-les après la clôture des inscriptions, en tenant compte de la capacité de chaque salle et du niveau requis. Finalisez les groupes 2 à 3 jours avant, puis imprimez une liste par atelier et gardez une version numérique pour les corrections.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.