Cómo organizar un Día de clase de prueba sin contratiempos
Un Día de clase de prueba funciona mejor cuando el programa, las salas y las inscripciones quedan cerrados antes de preparar el espacio. Empieza fijando los horarios y las clases disponibles; después confirma docentes, reserva las salas y abre el formulario. Durante la última semana, distribuye a los participantes, recoge sus preferencias y prepara listas por grupo. El día del evento, concentra el registro en una mesa visible y deja cada sala equipada antes de recibir al primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Definir clases de prueba y docentes
2 personas
- 3
Reservar el lugar y las salas
- 4
Confirmar a docentes y acompañantes
2 personas
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar las clases de prueba en línea
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Enviar un recordatorio a los participantes
- 11
Hacer la distribución por clase de prueba
2 personas
- 12
Imprimir las listas de asistencia
- 13
Revisar el material didáctico
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar las bebidas
- 16
Preparar tarjetas de nombre
- 17
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 19
Preparar las salas de clase de prueba
4 personas
- 20
Preparar los materiales de clase por sala
3 personas
- 21
Colgar la decoración
2 personas
- 22
Montar el punto de café y té
2 personas
- 23
Probar la técnica y la música
2 personas
- 24
Hacer la briefing para los acompañantes
3 personas
Evento
- 25
Gestionar la entrada y el registro
3 personas
- 26
Guiar a los participantes a las salas
2 personas
- 27
Dar la bienvenida
- 28
Organizar clases de prueba
6 personas
- 29
Responder preguntas de los participantes
2 personas
- 30
Reponer café y té
2 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Servir aperitivos
2 personas
- 33
Anotar inscripciones para clases de seguimiento
2 personas
- 34
Informar a los participantes sobre el siguiente paso
2 personas
- 35
Recoger el material didáctico
4 personas
Seguimiento
- 36
Recoger los espacios
4 personas
- 37
Lavar la vajilla
2 personas
- 38
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 39
Limpiar el lugar
3 personas
- 40
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 41
Devolver el material prestado
2 personas
- 42
Dar seguimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tablas para servircant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Pizarra de hojascant. 2
- Proyector
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de servircant. 4
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Pinzas de servircant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 10
- Portanombrescant. 60
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 4
Material deportivo
- Materiales de la clase de pruebacant. 6
- Colchonetas de prácticacant. 20
- Material de demostracióncant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Jarras para café y técant. 4
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y la duración de cada clase con al menos 3 semanas de antelación. Así puedes confirmar a los docentes, reservar las salas adecuadas y publicar horarios sin cambios de última hora.
- Abre las inscripciones con un formulario que pregunte por la clase preferida y las necesidades dietéticas. Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes, cuando todavía hay tiempo para corregir datos.
- Haz la distribución por clase 2 o 3 días antes y prepara una lista de asistencia para cada sala. Evita improvisar grupos en la mesa de registro, especialmente si varias clases empiezan a la misma hora.
- Prepara cada sala por separado la víspera: materiales de la clase, colchonetas, pizarra, proyector o altavoces si hacen falta. Comprueba también cables, regletas y alargadores antes de que lleguen los participantes.
- Monta el registro al menos 60 minutos antes del inicio. Coloca tarjetas de nombre, listas, percheros y señalización; deja el café, el té y las bebidas listos, pero enfría las bebidas con varias horas de antelación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de clase de prueba?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva las salas y confirma a los docentes durante la primera semana; deja la distribución definitiva y las listas para los 2 o 3 días previos.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para las clases de prueba?
- Ciérralas entre 48 y 72 horas antes si necesitas formar grupos y preparar listas. Ese margen permite revisar duplicados, contactar con participantes y ajustar materiales por sala.
- ¿A qué hora hay que preparar el espacio el día del evento?
- Reserva al menos 90 minutos para montar mesas, sillas, registro, salas y el punto de café y té. El registro debería estar completamente operativo 60 minutos antes de la primera clase.
- ¿Qué se suele olvidar en un Día de clase de prueba?
- Lo más habitual son los cables, las regletas, las listas impresas y los materiales separados por sala. Haz una comprobación final el día anterior y prueba la técnica y la música antes de abrir las puertas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!