Zo organiseer je een proeflesdag zonder chaos
Begin met het programma, niet met de aankleding. Leg eerst vast hoeveel proeflessen je geeft, welke docenten beschikbaar zijn en hoeveel deelnemers per ruimte passen. Reserveer daarna de locatie en open de aanmeldingen, zodat je op tijd weet hoeveel materialen, stoelen en begeleiders nodig zijn. De meeste problemen ontstaan bij dubbele inschrijvingen, onduidelijke zaalindeling en een te late controle van techniek en lesmateriaal. Werk daarom met één deelnemerslijst en rond de praktische voorbereiding uiterlijk één week vooraf af.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Proeflessen en docenten bepalen
2 personen
- 3
Locatie en ruimtes reserveren
- 4
Docenten en begeleiders bevestigen
2 personen
- 5
Aanmeldformulier maken
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Proeflessen online publiceren
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Herinnering aan deelnemers sturen
- 11
Indeling per proefles maken
2 personen
- 12
Presentielijsten afdrukken
- 13
Lesmateriaal controleren
2 personen
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Dranken koud zetten
- 16
Naamkaartjes voorbereiden
- 17
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 19
Proeflesruimtes inrichten
4 personen
- 20
Lesmaterialen per ruimte klaarleggen
3 personen
- 21
Decoratie ophangen
2 personen
- 22
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 23
Techniek en muziek testen
2 personen
- 24
Briefing voor begeleiders houden
3 personen
Event
- 25
Inloop en registratie verzorgen
3 personen
- 26
Deelnemers naar ruimtes begeleiden
2 personen
- 27
Welkomstwoord geven
- 28
Proeflessen verzorgen
6 personen
- 29
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
- 30
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Hapjes serveren
2 personen
- 33
Inschrijvingen voor vervolglessen noteren
2 personen
- 34
Deelnemers informeren over vervolg
2 personen
- 35
Lesmateriaal verzamelen
4 personen
Nazorg
- 36
Ruimtes opruimen
4 personen
- 37
Servies afwassen
2 personen
- 38
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
- 39
Locatie schoonmaken
3 personen
- 40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 41
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 42
Deelnemers opvolgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 60
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerplankenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Flip-overaantal 2
- Beamer
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkannenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
- Serveertangenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjeshoudersaantal 60
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 4
Sportmateriaal
- Proeflesmaterialenaantal 6
- Oefenmattenaantal 20
- Demonstratiemateriaalaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en stofferaantal 2
Catering
- Koffie- en theepottenaantal 4
- Boodschappen
Tips
- Plan de proeflessen in blokken met minimaal 15 minuten wisseltijd. Gebruik die tijd voor registratie, het verplaatsen van deelnemers en het klaarleggen van materialen in de volgende ruimte.
- Sluit de inschrijvingen 3 tot 5 dagen voor de proeflesdag. Dan kun je groepen indelen, dieetwensen verzamelen, presentielijsten afdrukken en naamkaartjes voorbereiden zonder last-minute wijzigingen.
- Maak per proefles één overzicht met docent, ruimte, begintijd, maximumaantal deelnemers en benodigde materialen. Leg oefenmatten en ander lesmateriaal per ruimte klaar; zo hoeft niemand tijdens de inloop te zoeken.
- Zet de registratietafel minstens 45 minuten voor de eerste les klaar. Leg naamkaartjes, presentielijsten en schrijfmateriaal op volgorde van achternaam en wijs deelnemers direct de juiste ruimte.
- Test beamer, Bluetoothspeakers, verlengsnoeren en stekkerdozen de dag ervoor. Zet koffie en thee pas op de ochtend zelf klaar, maar controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en glazen alvast op compleetheid.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een proeflesdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, docenten en locatie. Open de inschrijvingen uiterlijk 3 weken voor de dag, zodat je groepen en materialen tijdig kunt plannen.
- Hoeveel tijd moet er tussen proeflessen zitten?
- Plan minimaal 15 minuten tussen twee proeflessen in dezelfde ruimte. Bij een andere doelgroep of veel materiaalwissels is 20 tot 30 minuten praktischer.
- Wanneer maak je de indeling van een proeflesdag?
- Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijvingen halverwege zijn en sluit die 3 tot 5 dagen vooraf. Houd daarna alleen ruimte voor afmeldingen en kleine verschuivingen.
- Wat moet je op de ochtend van een proeflesdag controleren?
- Controleer 60 tot 90 minuten voor de start de registratie, presentielijsten, naamkaartjes, lesmaterialen, stoelen en techniek. Loop daarna elke proeflesruimte één keer langs voordat deelnemers binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!