Organiser une journée d’essai sans rien oublier

Une journée d’essai réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis fixez le menu, les produits et l’ordre des essais. Les derniers jours servent à confirmer les livraisons, préparer les portions et vérifier le matériel. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, identifier les participants et garder les produits à bonne température.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Définir le menu dégustation
2 personnes
5
Commander les produits de dégustation
6
Confirmer les livraisons
7
Vérifier la liste des participants
8
Confirmer les inscriptions
9
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
10
Définir l’ordre des essais
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
12
Imprimer les menus
13
Imprimer les cartes des allergènes
14
Récupérer les courses
2 personnes
15
Acheter des produits frais
2 personnes
16
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
17
Vérifier le matériel de démonstration
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer les stands de dégustation
4 personnes
20
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
21
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
27
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
2 personnes
29
Présenter le programme
30
Encadrer les tours d’essai
4 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Rassembler la vaisselle
2 personnes
34
Vider les poubelles
35
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

36
Trier les produits non ouverts
2 personnes
37
Réfrigérer les restes
2 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Nettoyer les stations de dégustation
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Nappesqté 12

Vaisselle

Verres de dégustationqté 120
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 80
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 70
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Enceinte Bluetooth

Cuisine

Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 10
Pinces de serviceqté 8
Balance de cuisine
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Présentoirs à menusqté 12
Badges nominatifsqté 60
Cartes allergènesqté 20
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Seaux de nettoyageqté 3

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions au moins 10 jours avant la journée d’essai. Utilisez la liste définitive pour confirmer les participants et recueillir les allergies ou régimes particuliers avant de commander les produits.
Fixez le menu dégustation et l’ordre des essais 7 jours à l’avance. Prévoyez une fiche par proposition avec les allergènes correspondants afin que les participants sachent quoi goûter et dans quel ordre.
Confirmez les livraisons 48 heures avant, puis récupérez les produits frais et réfrigérés la veille. Stockez immédiatement les produits au froid et utilisez des glacières si un transport est nécessaire.
Préparez les portions de dégustation le jour même, en gardant une quantité de réserve pour les portions renversées ou les inscriptions de dernière minute. Placez les cartes d’allergènes et les menus avant l’arrivée du premier participant.
Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil : tables, chaises, stands, vaisselle, boissons, café et thé. Testez aussi le matériel de démonstration et vérifiez que chaque table porte son numéro ou son affichage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une journée d’essai ?: Prévoyez environ 10 à 14 jours pour gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, le menu et les commandes. Réservez les 48 dernières heures aux confirmations, aux achats frais et à la préparation logistique.
Quand confirmer les participants à une journée d’essai ?: Faites une première relance 7 jours avant, puis clôturez la liste 48 heures avant l’événement. Cette échéance laisse le temps d’ajuster les portions, les badges et les informations sur les allergènes.
Quand préparer les portions de dégustation ?: Préparez les portions le jour même, après avoir installé les stands et vérifié le matériel. Les produits réfrigérés doivent rester au froid jusqu’au dressage afin de préserver leur qualité.
Combien de temps faut-il pour installer une journée d’essai ?: Comptez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, les stands, la vaisselle et les boissons. Ajoutez 30 minutes si vous devez tester du matériel de démonstration ou organiser plusieurs espaces de dégustation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.