Organiser une journée d’athlétisme sans perdre le fil

Commencez par fixer la date, le programme et les épreuves avant de réserver les terrains. L’organisation repose ensuite sur trois fils à mener ensemble : les inscriptions, les équipes sur place et le matériel de chaque discipline. Prévoyez les listes de départ, les feuilles de score et le plan du site avant la dernière semaine. Le jour J, chaque poste doit savoir où aller, à quelle heure agir et à qui signaler un problème.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver les terrains de sport
3
Choisir les épreuves
2 personnes
4
Répartir les groupes de participants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Désigner les membres du jury
2 personnes
11
Consigner le contact de premiers secours
12
Réserver le catering
13
Organiser l’enlèvement des déchets
14
Créer les listes de départ
2 personnes
15
Préparer les feuilles de score
2 personnes
16
Créer le plan
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
22
Trier les dossards
2 personnes
23
Préparer les récompenses des médailles
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les aires de compétition
4 personnes
28
Balisage de la piste longue
2 personnes
29
Préparer la fosse de saut en longueur
2 personnes
30
Préparer le matériel de lancer
2 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Tester le son et le micro
2 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
37
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

38
Enregistrer les participants
4 personnes
39
Distribuer les dossards
3 personnes
40
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
41
Encadrer les courses de sprint
5 personnes
42
Encadrer les relais
5 personnes
43
Encadrer le saut en longueur
3 personnes
44
Encadrer le saut en hauteur
3 personnes
45
Encadrer le lancer du poids
3 personnes
46
Encadrer la pause de midi
4 personnes
47
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
51
Encadrer les finales
5 personnes
52
Informer le public
53
Vérifier la sécurité sur le terrain
2 personnes
54
Fournir les premiers secours
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les gagnants
2 personnes
57
Remettre les médailles
3 personnes
58
Prononcer le discours de remerciement
59
Servir le catering du soir
4 personnes
60
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
62
Démonter les terrains de compétition
4 personnes
63
Démonter les tentes
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Vider les glacières
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Publier les résultats
71
Remercier les participants
2 personnes
72
Vérifier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Ranger les courses restantes
2 personnes
75
Enregistrer les dommages et les objets manquants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Table d'inscription
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Blocs de départqté 6
Haiesqté 12
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 30
Lignes de marquageqté 12
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Ballesqté 4
Barres de saut en hauteurqté 2
Poteaux de saut en hauteurqté 2
Tapis de sautqté 2
Râteauxqté 2
Pellesqté 2
Panneaux de scoreqté 6
Numéros de départqté 120
Gilets de sécuritéqté 20
Sacs de sportqté 6

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Glacièresqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Pichets de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bâche de départ-arrivée
Panneau de remise des prix
Nappesqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le programme et les terrains, puis répartissez les participants en groupes. Gardez une marge de 10 à 15 minutes entre deux épreuves pour absorber les retards et les déplacements.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses, les besoins alimentaires et les groupes. Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant la journée, avec l’heure d’arrivée et le point d’inscription.
Désignez les bénévoles et les membres du jury avant de préparer les listes de départ. Prévoyez au minimum une personne par poste de compétition, plus une personne dédiée aux imprévus et aux premiers secours.
Contrôlez le matériel discipline par discipline la veille : chronomètres, sifflets, cônes, haies, témoins, blocs de départ et matériel de saut. Testez aussi le micro, les haut-parleurs et les rallonges avant l’arrivée des participants.
Installez les tables, les chaises, les tentes, les poubelles et la table d’inscription avant le premier accueil. Remplissez les glacières au dernier moment, vérifiez la météo et gardez un plan de repli si la pluie ou le vent perturbent les épreuves.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée d’athlétisme ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Réservez les terrains et choisissez les épreuves au début, puis ouvrez les inscriptions et recrutez les bénévoles avant la dernière quinzaine.
Combien de temps prévoir entre deux épreuves ?: Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux épreuves pour déplacer les groupes, mettre à jour les listes et préparer le matériel. Ajoutez une marge supplémentaire si plusieurs disciplines utilisent le même espace.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les consignes définitives 7 jours avant la journée. Rappelez 24 heures avant l’horaire d’arrivée, le point d’inscription, les groupes et les éventuelles recommandations liées à la météo.
Comment éviter les erreurs dans les résultats ?: Préparez les feuilles de score et les listes de départ la veille, avec un numéro unique pour chaque participant. Demandez au jury de faire relire chaque résultat par une seconde personne avant d’établir les récompenses.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.