Zo organiseer je een atletiekdag zonder verrassingen
Een atletiekdag staat of valt met een strak programma en duidelijke verantwoordelijkheden. Leg eerst de datum, sportvelden en wedstrijdonderdelen vast; daarna volgen groepen, inschrijvingen, jury en vrijwilligers. Werk uiterlijk twee weken vooraf met startlijsten, scoreformulieren en een plattegrond. Op de dag zelf draait het om snelle registratie, zichtbaar materiaal en een vaste plek voor EHBO, catering en afval. Met deze aanpak voorkom je vooral zoekgeraakte startnummers, ontbrekend sportmateriaal en opstoppingen bij de onderdelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Sportvelden reserveren
- 3
Wedstrijdonderdelen kiezen
2 personen
- 4
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen openen
- 7
Inschrijvingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Vrijwilligers werven
2 personen
- 10
Juryleden aanwijzen
2 personen
- 11
EHBO-contact vastleggen
- 12
Catering reserveren
- 13
Afvalinzameling regelen
- 14
Startlijsten maken
2 personen
- 15
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
- 16
Plattegrond maken
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Sportmateriaal controleren
2 personen
- 22
Startnummers sorteren
2 personen
- 23
Medailleprijzen klaarzetten
- 24
Koelboxen vullen
2 personen
- 25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 26
Partytenten opbouwen
4 personen
- 27
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
- 28
Langebaan markeren
2 personen
- 29
Verspringbak voorbereiden
2 personen
- 30
Werpmaterialen klaarleggen
2 personen
- 31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 34
Geluid en microfoon testen
2 personen
- 35
Routeborden plaatsen
2 personen
- 36
EHBO-tafel inrichten
- 37
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 38
Deelnemers registreren
4 personen
- 39
Startnummers uitdelen
3 personen
- 40
Openingsbriefing geven
2 personen
- 41
Sprintwedstrijden begeleiden
5 personen
- 42
Estafettes begeleiden
5 personen
- 43
Verspringen begeleiden
3 personen
- 44
Hoogspringen begeleiden
3 personen
- 45
Kogelstoten begeleiden
3 personen
- 46
Middagpauze begeleiden
4 personen
- 47
Lunchbuffet serveren
4 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Hapjes aanvullen
2 personen
- 50
Tussenstanden verwerken
2 personen
- 51
Finales begeleiden
5 personen
- 52
Publiek informeren
- 53
Veiligheid op het veld controleren
2 personen
- 54
Eerste hulp verlenen
2 personen
- 55
Afvalbakken legen
2 personen
- 56
Prijswinnaars controleren
2 personen
- 57
Medailles uitreiken
3 personen
- 58
Dankwoord uitspreken
- 59
Avondcatering serveren
4 personen
- 60
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Nazorg
- 61
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
- 62
Wedstrijdvelden afbouwen
4 personen
- 63
Tenten afbreken
4 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 67
Afval verzamelen
3 personen
- 68
Locatie schoonmaken
4 personen
- 69
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 70
Uitslagen publiceren
- 71
Deelnemers bedanken
2 personen
- 72
Materialen controleren
2 personen
- 73
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 74
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
- 75
Schade en vermissingen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 4
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
Sportmateriaal
- Startblokkenaantal 6
- Hordenaantal 12
- Estafettestokjesaantal 8
- Pionnenaantal 30
- Markeringslijnenaantal 12
- Meetlintenaantal 4
- Stopwatchesaantal 8
- Fluitjesaantal 8
- Kogelsaantal 4
- Hoogspringlattenaantal 2
- Hoogspringstandaardsaantal 2
- Springmattenaantal 2
- Harkenaantal 2
- Scheppenaantal 2
- Scorebordenaantal 6
- Startnummersaantal 120
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Sporttassenaantal 6
Apparatuur
- Draadloze microfoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadbare batterijenaantal 12
- Megafonenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printers
- Koelboxenaantal 4
- EHBO-kofferaantal 2
- Zaklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 40
- Schenk kannenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Startfinishdoek
- Prijsuitreikingbord
- Tafelkledenaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handvegersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de inschrijving vóór de eerste wedstrijd en zet een aparte inschrijftafel klaar. Sorteer startnummers vooraf per deelnemersgroep, zodat vrijwilligers niet op het laatste moment tientallen namen hoeven uit te zoeken.
- Maak per wedstrijdonderdeel één verantwoordelijke jury en geef die vooraf scoreformulieren, een stopwatch en duidelijke instructies. Reken bij meerdere onderdelen op extra vrijwilligers voor doorstroming en registratie.
- Controleer sportmateriaal minimaal één dag eerder op aantallen en werking. Test vooral stopwatches, de draadloze microfoon, luidsprekers en verlengkabels; een lege batterij of ontbrekende kabel houdt het hele programma op.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanmeldtijd, groepsindeling, locatie van de velden, kledingadvies, dieetafspraken en wat er gebeurt bij regen.
- Zet catering, koelboxen en afvalbakken niet pas tijdens de opbouw uit. Plaats tafels en stoelen volgens de plattegrond en houd een vrije route tussen inschrijving, wedstrijdvelden, EHBO en catering.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een atletiekdag organiseren?
- Leg datum, velden en wedstrijdonderdelen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de inschrijving ongeveer 4 tot 6 weken voor de atletiekdag en sluit die uiterlijk 7 dagen van tevoren, zodat je startlijsten en groepen kunt maken.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een atletiekdag?
- Reken minimaal op één vrijwilliger per actief wedstrijdonderdeel, plus 2 personen voor inschrijving en 1 coördinator. Bij 6 gelijktijdige onderdelen kom je daarmee uit op minstens 9 mensen, exclusief juryleden en EHBO.
- Wanneer maak je de startlijsten voor een atletiekdag?
- Maak de startlijsten 3 tot 5 dagen vooraf, nadat de inschrijving is gesloten. Print ook een reservekopie en sorteer de startnummers per groep, zodat wijzigingen op de ochtend zelf snel verwerkt zijn.
- Wat regel je bij regen tijdens een atletiekdag?
- Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur vooraf. Spreek uiterlijk 24 uur van tevoren af welke onderdelen worden aangepast, waar partytenten komen en wie deelnemers, jury en vrijwilligers hierover informeert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!