Cómo organizar un día de atletismo sin improvisar

Un día de atletismo se organiza mejor empezando por el programa y terminando por el montaje de cada prueba. Primero fija la fecha, reserva los campos y decide las disciplinas; después abre las inscripciones y reparte grupos, jueces y voluntarios. En las semanas previas tendrás que cerrar listas de salida, material, catering y seguridad. Este plan te ayuda a llegar al día de la competición con los dorsales, cronómetros, zonas y responsables preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar campos deportivos
3
Elegir las pruebas de la competición
2 personas
4
Dividir los grupos de participantes
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir inscripciones
7
Procesar las inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reclutar voluntarios
2 personas
10
Designar a los miembros del jurado
2 personas
11
Registrar contacto de primeros auxilios
12
Reservar el catering
13
Organizar la recogida de residuos
14
Hacer las listas de salida
2 personas
15
Preparar formularios de puntuación
2 personas
16
Hacer el plano
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Enviar información a los participantes
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Comprobar el material deportivo
2 personas
22
Ordenar los dorsales
2 personas
23
Preparar los premios de medalla
24
Llenar las neveras portátiles
2 personas
25
Montar mesas y sillas
4 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Marcar los campos de competición
4 personas
28
Marcar la pista de atletismo
2 personas
29
Preparar el foso de salto
2 personas
30
Preparar los materiales de lanzamiento
2 personas
31
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
32
Montar el buffet de catering
3 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
35
Colocar señales de ruta
2 personas
36
Montar la mesa de primeros auxilios
37
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

38
Registrar a los participantes
4 personas
39
Repartir dorsales
3 personas
40
Dar la reunión inicial
2 personas
41
Supervisar las pruebas de sprint
5 personas
42
Coordinar los relevos
5 personas
43
Coordinar salto de longitud
3 personas
44
Coordinar el salto de altura
3 personas
45
Coordinar el lanzamiento de peso
3 personas
46
Gestionar la pausa de mediodía
4 personas
47
Servir el bufé de almuerzo
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer los aperitivos
2 personas
50
Procesar los resultados provisionales
2 personas
51
Acompañar las finales
5 personas
52
Informar al público
53
Comprobar la seguridad en el campo
2 personas
54
Prestar primeros auxilios
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar a los ganadores
2 personas
57
Entregar las medallas
3 personas
58
Dar las gracias
59
Servir el catering de la noche
4 personas
60
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

61
Reunir material deportivo
4 personas
62
Desmontar los campos de competición
4 personas
63
Desmontar las tiendas
4 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Recoger objetos perdidos
70
Publicar los resultados
71
Agradecer a los participantes
2 personas
72
Comprobar los materiales
2 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas
74
Guardar las compras sobrantes
2 personas
75
Registrar daños y pérdidas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mesa de inscripción
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Material deportivo

Bloques de salidacant. 6
Vallascant. 12
Testigos de relevocant. 8
Conoscant. 30
Líneas de marcajecant. 12
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 8
Silbatoscant. 8
Balascant. 4
Listones de salto de alturacant. 2
Soportes de salto de alturacant. 2
Colchonetas de saltocant. 2
Rastrilloscant. 2
Palascant. 2
Marcadorescant. 6
Dorsalescant. 120
Chalecos reflectantescant. 20
Bolsas de deportecant. 6

Equipo

Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12
Megáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Impresoras
Neveras portátilescant. 4
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Jarras para servircant. 8
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Lona de salida y meta
Cartel de entrega de premios
Mantelescant. 10

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Define las pruebas, el orden y la duración prevista de cada bloque para saber cuántos grupos y jueces necesitas.
Deja entre 7 y 10 días para procesar las inscripciones y preparar las listas de salida. Aprovecha ese plazo para recoger alergias, dietas y contactos de emergencia.
Asigna un responsable por zona: carreras, saltos, lanzamientos, inscripción y primeros auxilios. Un solo coordinador no puede controlar a la vez cronómetros, puntuaciones y cambios de grupo.
Comprueba el material deportivo al menos 3 días antes. Cuenta dorsales, conos, vallas, testigos, cintas métricas, cronómetros y material de salto; el día del evento solo deberían quedar por cargar y distribuir.
Envía la información final 48 horas antes con hora de llegada, punto de inscripción, pruebas asignadas, ropa recomendada y previsión meteorológica. Prepara también un plan para carpas, mesas y altavoces si cambia el tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de atletismo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá varias pruebas y grupos. Reserva los campos y fija el programa al principio; deja cerradas las inscripciones, el jurado y el material como máximo 7 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un día de atletismo?: Calcula al menos 1 responsable por cada zona de competición y añade 2 personas para inscripción y coordinación general. Para carreras, saltos y lanzamientos simultáneos, suele ser más seguro trabajar con 8 a 12 voluntarios.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales y las listas de salida?: Prepara los dorsales cuando se cierren las inscripciones y revisa las listas de salida entre 3 y 5 días antes. Lleva una copia impresa y otra digital para corregir bajas o cambios el mismo día.
¿Qué se hace si llueve el día del atletismo?: Comprueba la previsión 72 horas antes y vuelve a revisarla la víspera. Decide con antelación qué pruebas pueden aplazarse, dónde colocar las carpas y cómo proteger mesas, formularios, equipo de sonido y material eléctrico.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.