Organiser une journée cocooning sans rien laisser au hasard

Une journée cocooning réussie repose sur un planning précis, surtout lorsque plusieurs soins et accompagnants se succèdent dans la même journée. Commence par fixer le programme, réserver les espaces et confirmer les intervenants avant d’envoyer les invitations. Ensuite, centralise les inscriptions, les besoins alimentaires et les rendez-vous de soins. Les derniers préparatifs concernent le linge, le buffet, les postes de soins et l’ambiance, souvent sous-estimés faute de temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les espaces
3
Réserver les soignants et accompagnants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les rendez-vous de soins
2 personnes
8
Commander le catering
9
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
10
Acheter les fournitures de soins
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Nettoyer les salles de soins
3 personnes
13
Laver le linge et les serviettes
2 personnes
14
Imprimer le programme et le plan d'accès
15
Composer des sachets-cadeaux
3 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer le buffet
3 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer les postes de soins
4 personnes
21
Aménager l’espace de détente
3 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
24
Installer la table d’inscription
2 personnes
25
Instruitre les soignants
2 personnes
26
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Cocher les inscriptions
2 personnes
29
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
30
Présenter le programme
31
Réaliser des soins du visage
3 personnes
32
Effectuer des soins des mains
2 personnes
33
Effectuer des soins des pieds
2 personnes
34
Effectuer des massages
3 personnes
35
Animer la séance de relaxation
36
Servir le thé et le café
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Rassembler les serviettes usagées
2 personnes
39
Mettre le buffet en place
3 personnes
40
Servir le dîner
4 personnes
41
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
42
Servir le dessert et le thé
2 personnes
43
Distribuer les sacs-cadeaux
2 personnes
44
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
47
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
48
Remettre le mobilier en place
4 personnes
49
Nettoyer les salles de soins
3 personnes
50
Laver et ranger le linge
2 personnes
51
Stocker la restauration restante
2 personnes
52
Trier et ranger le matériel
2 personnes
53
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tabouretsqté 8
Portantsqté 2
Transatsqté 6
Tables de soinsqté 6
Paraventsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Glacièresqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneau de bienvenue
Supports de programmeqté 8
Sacs cadeauxqté 50

Bien-être

Serviettesqté 60
Peignoirsqté 30
Bandeauxqté 20
Bains de piedsqté 4
Housses de table de massageqté 6
Compressesqté 20
Miroirsqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Poubellesqté 6
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord le programme et les espaces : prévois un poste de soins par rendez-vous simultané, plus une zone séparée avec transats pour les temps de repos.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, au moins 10 jours avant la journée. Cela laisse le temps d’adapter le catering et les en-cas sans improviser.
Répartis les rendez-vous avec des créneaux et une marge de 10 à 15 minutes entre deux soins. Sans ce tampon, un seul retard décale rapidement toute la journée.
Prépare le linge, les serviettes et les peignoirs la veille, puis installe les tables de soins, les paravents et les postes avant l’arrivée des participants. Les espaces de soins doivent être propres et immédiatement utilisables.
Teste la musique, l’éclairage, les rallonges et les multiprises au moins 2 heures avant l’accueil. Mets aussi les boissons au frais et installe la table d’inscription avant le premier arrivant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée cocooning ?: Prévois 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, les espaces et les soignants, puis gérer les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les achats, le linge, le programme imprimé et la mise en place.
Quand envoyer les invitations pour une journée cocooning ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant la date, avec un délai de réponse d’environ 10 jours. Tu pourras ainsi confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et les créneaux de soins.
Comment organiser les rendez-vous de soins ?: Construis un tableau avec le nom, le soin, l’heure et l’accompagnant, en ajoutant 10 à 15 minutes de battement entre deux rendez-vous. Vérifie le planning avec les soignants 48 heures avant l’événement.
Que préparer la veille d’une journée cocooning ?: Lave et regroupe les serviettes et les peignoirs, compose les sacs cadeaux et rassemble la vaisselle, les fournitures de soins et le matériel technique. Le jour même, réserve au moins 2 heures à l’installation et aux tests.

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