Organiser une jam session, étape par étape

Une jam session se prépare d’abord comme un rendez-vous musical, puis comme un accueil technique. Commence par fixer la date et le lieu, puis définis le format, les créneaux et les règles de participation avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent à savoir combien de musiciens viendront, quels instruments seront présents et quelles entrées audio prévoir. La dernière journée doit être réservée aux branchements, au test du son et à la préparation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir la programmation musicale
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Inventorier les musiciens et les instruments
2 personnes
7
Réserver la salle
8
Réserver le matériel de sonorisation
9
Composer la playlist
2 personnes
10
Élaborer le programme et les règles
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
12
Confirmer les inscriptions
13
Confirmer les prestataires et les réservations
14
Vérifier la liste des courses
15
Planifier les raccordements techniques
2 personnes
16
Vérifier l’espace et le niveau sonore
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Tester l'équipement
2 personnes
21
Récupérer les clés du lieu
22
Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Aménager l’espace des musiciens
3 personnes
25
Installer le système de sonorisation
3 personnes
26
Brancher les microphones et les instruments
3 personnes
27
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
28
Installer le bar et le buffet
3 personnes
29
Préparer la table d'inscription
30
Afficher le programme
31
Effectuer les réglages sonores
3 personnes

Événement

32
Accueillir les participants
2 personnes
33
Expliquer le règlement intérieur
34
Accompagner le numéro d’ouverture
3 personnes
35
Rotation des musiciens
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
39
Vérifier le niveau sonore
40
Gérer les demandes et la playlist
41
Annoncer les pauses
42
Annoncer le dernier numéro
43
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Débrancher les instruments et le matériel
3 personnes
45
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Collecter et trier les déchets
2 personnes
49
Nettoyer l’espace
3 personnes
50
Vérifier et nettoyer les toilettes
51
Stocker le matériel en toute sécurité
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes
53
Fermer le site et rendre les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Amplis de guitareqté 2
Amplificateur de basses
Batterie électronique
Clavier
Support de clavier
Supports de guitareqté 4
Pupitres de musiqueqté 4
Casques audioqté 3
Câbles audioqté 15
Câbles de microqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 24
Boîtiers de voteqté 3
Métronomesqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et de serviceqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Plantesqté 6
Panneaux d'informationqté 4

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe les règles avant les inscriptions : durée maximale d’un passage, nombre de morceaux par groupe, niveau sonore et méthode pour rejoindre un morceau. Une règle écrite évite les discussions au moment où la salle est pleine.
Demande à chaque musicien son instrument et ses besoins techniques au plus tard 7 jours avant la session. Tu pourras ainsi prévoir les microphones, boîtiers DI, amplis, pieds et câbles au lieu de découvrir un manque pendant l’installation.
Prévois les raccordements sur papier avant le jour J : compte les entrées de la table de mixage, les multiprises et les rallonges, puis ajoute quelques câbles et piles de rechange. Teste chaque voie séparément, idéalement 2 heures avant l’arrivée du public.
Sépare clairement l’espace des musiciens, le buffet et les sièges. Laisse les câbles hors des passages, fixe-les avec du ruban gaffer et garde les instruments sur des supports plutôt que posés au sol.
Refroidis les boissons et prépare les encas avant l’ouverture des portes. Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne et prévois les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une jam session ?: Prévois au minimum 3 semaines pour réserver la salle, confirmer la sonorisation et recueillir les inscriptions. Garde les 48 dernières heures pour confirmer les participants, les prestataires et la liste des achats.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une jam session ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant la session. Tu auras ainsi le temps d’établir la programmation et de vérifier les instruments disponibles.
Combien de microphones faut-il pour une jam session ?: Le nombre dépend des voix et instruments amplifiés, mais compte au moins un microphone par source qui doit passer dans la sonorisation. Ajoute 2 microphones de réserve si plusieurs musiciens peuvent se relayer, puis vérifie le nombre de pieds et de câbles correspondants.
À quelle heure installer le matériel le jour d’une jam session ?: Commence l’ouverture et l’aération de la salle au moins 3 heures avant l’arrivée des participants. Réserve ensuite environ 90 minutes pour installer les tables, les chaises, l’espace musical et la sonorisation, puis 30 minutes pour le test complet.

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