Eine Jam-Session Schritt für Schritt organisieren

Eine Jam-Session steht und fällt mit guter Vorbereitung von Musikern, Raum und Technik. Lege zuerst Datum, Ort und musikalischen Rahmen fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach klärst du Anmeldungen, Instrumente, Verstärker und Anschlüsse, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss. Plane außerdem Zeit für Aufbau, Soundcheck, Getränke und die Regeln für spontane Beiträge ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Die musikalische Gestaltung festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Musiker und Instrumente inventarisieren
2 Personen
7
Raum reservieren
8
Tonanlage reservieren
9
Musikliste zusammenstellen
2 Personen
10
Programm und Regeln erstellen
2 Personen
11
Freiwillige einteilen
12
Anmeldungen bestätigen
13
Lieferanten und Reservierungen bestätigen
14
Einkaufsliste prüfen
15
Technische Anschlüsse planen
2 Personen
16
Raum und Lautstärke kontrollieren
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
3 Personen
20
Geräte testen
2 Personen
21
Standortschlüssel abholen
22
Raum öffnen und lüften
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
24
Musikerraum einrichten
3 Personen
25
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
26
Mikrofone und Instrumente anschließen
3 Personen
27
Kabel sicher abkleben
2 Personen
28
Bar und Buffet vorbereiten
3 Personen
29
Registrierungstisch aufbauen
30
Programm aufhängen
31
Soundcheck durchführen
3 Personen

Event

32
Teilnehmende empfangen
2 Personen
33
Hausregeln erläutern
34
Die Eröffnungsnummer begleiten
3 Personen
35
Musiker wechseln
2 Personen
36
Snacks servieren
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Kaffee und Tee bereitstellen
39
Lautstärke kontrollieren
40
Wünsche und Playlist festhalten
41
Pausen ankündigen
42
Letzte Nummer ankündigen
43
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

44
Instrumente und Geräte abkoppeln
3 Personen
45
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
46
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
2 Personen
48
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
49
Raum reinigen
3 Personen
50
Toiletten überprüfen und reinigen
51
Ausrüstung sicher lagern
2 Personen
52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
53
Location abschließen und Schlüssel abgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 50
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 3
GitarrenverstärkerAnz. 2
Bassverstärker
Elektronisches Schlagzeug
Keyboard
Keyboardständer
GitarrenständerAnz. 4
NotenpulteAnz. 4
KopfhörerAnz. 3
AudiokabelAnz. 15
MikrofonkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
Gaffer TapeAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24
AbstimmgeräteAnz. 3
MetronomeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 30
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und ServiermesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
PflanzenAnz. 6
InfotafelnAnz. 4

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Besen und HandfegerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine klare Rückmeldefrist. Frage dabei ab, wer mit welchem Instrument kommt und ob Ernährungswünsche vorliegen.
Erstelle aus den Anmeldungen eine Instrumentenliste und prüfe jedes benötigte Teil: Mikrofone, DI-Boxen, Verstärker, Monitore, Kabel und Stative. Rechne pro Musiker mit mindestens 10 Minuten für Aufbau und Anschluss.
Plane den Raum in drei Bereiche: Bühne oder Spielfläche, Musikerbereich und Sitz- beziehungsweise Getränkebereich. Lass Kabelwege frei und sichere sie mit Gaffer Tape, bevor Stühle und Tische endgültig stehen.
Öffne den Raum mindestens 2 Stunden vor Beginn. Lüften, Beschallungsanlage aufbauen und Geräte testen dauert meist länger als erwartet; reserviere zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Soundcheck.
Lege vor dem Start kurze Spielregeln fest, zum Beispiel eine maximale Sololänge oder eine Reihenfolge für Beiträge. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle wiederverwendbare Gläser sowie Kaffeetassen erst nach dem Technikaufbau bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jam-Session organisieren?: Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Datum, Raum und musikalischem Konzept. Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jam-Session?: Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Instrumente und Beschallungsanlage ein. Für Soundcheck und Fehler bei Kabeln oder Anschlüssen solltest du weitere 30 Minuten reservieren.
Wie viele Musiker passen in eine Jam-Session?: Das hängt von Raum und Technik ab, aber eine Gruppe von 8 bis 12 Musikern lässt sich meist noch übersichtlich organisieren. Frage bei mehr als 12 Personen vorher Instrument, Beitrag und gewünschte Spielzeit ab.
Wie viel Getränke braucht man für eine Jam-Session?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn die Session länger als 3 Stunden dauert.

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