Organiser une formation en calcul, étape par étape

Une formation en calcul se prépare d’abord avec un ordre précis : fixer la date, réserver la salle et confirmer l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le programme, les exercices et le matériel nécessaire pour que chaque participant puisse travailler dès son arrivée. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les câbles de présentation et les supports imprimés. La veille, vérifiez les plans de travail, testez la présentation et préparez les badges ainsi que la liste de présence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’entraînement
2
Fixer la date de l’entraînement
3
Confirmer l'intervenant
4
Élaborer le programme
5
Inviter les participants
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les inscriptions
9
Envoyer un rappel
10
Vérifier les plans de travail
11
Installer les exercices
12
Tester la présentation
13
Trier le matériel de calcul
14
Faire les courses
2 personnes
15
Acheter des produits frais à conserver au froid
16
Créer des badges nominatifs
17
Imprimer la liste de présence

Événement

18
Ouvrir la salle
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
2 personnes
21
Brancher l’écran de présentation
22
Préparer le matériel de travail
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Enregistrer la présence
26
Distribuer les badges
27
Donner les consignes d’accueil
28
Faire le test de base
2 personnes
29
Expliquer les stratégies de calcul
30
Animer la ronde d’entraînement
3 personnes
31
Préparer les en-cas de la pause
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Encadrer la pause
2 personnes
34
Accompagner les exercices approfondis
3 personnes
35
Servir un repas léger
3 personnes
36
Rassembler la vaisselle
2 personnes
37
Accompagner les exercices pratiques
3 personnes
38
Faire passer le test final
2 personnes
39
Faire le débriefing des réponses
40
Remettre les certificats
41
Répondre aux dernières questions
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
46
Éteindre l’équipement
47
Nettoyer l’espace
3 personnes
48
Inventorier le matériel
49
Rendre les articles empruntés
50
Renvoyer le matériel des participants
51
Archiver l'enregistrement des présences

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 32
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation

Matériel pédagogique

Fiches de calculqté 35
Livrets d’exercicesqté 35
Feuilles de réponsesqté 35
Calculatricesqté 16
Cartes de calculqté 12
Désqté 24
Mètres rubansqté 8
Règlesqté 32
Équerres géométriquesqté 32
Dossiers de travailqté 35
Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 40
Crayonsqté 40
Gommesqté 40
Marqueursqté 12
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 8
Post-itqté 6
Télécommande de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 35
Verres à boireqté 35
Assiettesqté 35
Couvertsqté 35

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Louchesqté 4
Glacièresqté 2

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Balayette et pelleqté 2
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, la salle et l’intervenant, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription. Gardez 2 à 3 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Préparez le contenu en séparant les fiches de calcul, les livrets d’exercices et les feuilles de réponses. Imprimez au moins un exemplaire par participant confirmé, plus 2 à 3 exemplaires de secours.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez-les avant les courses. Les produits frais à conserver au froid doivent être achetés assez tard pour rester consommables le jour de la formation.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur au moins 24 heures avant. Gardez une rallonge et une multiprise disponibles : la disposition réelle des tables rend souvent le branchement plus compliqué que prévu.
Installez la table d’inscription, les badges et la liste de présence avant l’ouverture de la salle. Prévoyez 10 à 15 minutes d’accueil pour enregistrer les participants, distribuer les dossiers et repérer les absents.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une formation en calcul ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une clôture des inscriptions au moins 5 jours avant la formation afin de confirmer les supports, les repas et le nombre de places.
Combien d’exemplaires des exercices faut-il imprimer ?: Prévoyez un dossier complet par participant confirmé et 2 à 3 dossiers supplémentaires. Ajoutez quelques feuilles de réponses et fiches de calcul en réserve, car les documents peuvent être perdus ou annotés.
Quand tester le vidéoprojecteur et la présentation ?: Faites un premier test la veille, puis vérifiez rapidement les branchements en ouvrant la salle. Contrôlez l’ordinateur, le câble HDMI, l’écran, le cliqueur et les rallonges avant l’arrivée des participants.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Réservez 10 à 15 minutes avant le début de la formation. Ce temps permet d’enregistrer la présence, remettre les badges et les dossiers de travail, et régler les derniers problèmes de matériel.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.