Jurykurs organisieren: Die richtige Reihenfolge von der Planung bis zum Empfang
Bei einem Jurykurs greifen Anmeldung, Unterrichtsprogramm, Technik und Verpflegung eng ineinander. Lege zuerst Termin, Ort und Dozenten fest und verschicke danach die Einladungen. Sobald die Anmeldungen eingehen, brauchst du eine laufend aktualisierte Teilnehmerliste mit Ernährungswünschen. In den letzten Tagen geht es um Kursmappen, Ausdrucke, Catering und Technik; am Veranstaltungstag selbst müssen Raum, Registrierung und Präsentationstisch vor Beginn bereit sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kursdatum und -ort festlegen
- 2
Jurydozenten bestätigen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Teilnehmerliste aktualisieren
- 7
Unterrichtsprogramm finalisieren
2 Personen
- 8
Kursmaterial sammeln
2 Personen
- 9
Arbeitsblätter ausdrucken
- 10
Präsentation prüfen
- 11
Catering bestellen
- 12
Reservierungen bestätigen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
- 15
Kursmappen zusammenstellen
2 Personen
- 16
Teilnehmerliste bereitlegen
- 17
Ort überprüfen
2 Personen
- 18
Raum reinigen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Präsentationstisch einrichten
- 21
Beamer und Laptop anschließen
2 Personen
- 22
Mikrofon und Ton testen
2 Personen
- 23
Kaffee- und Wasserstation bereitstellen
2 Personen
- 24
Registrierungstisch aufbauen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
- 27
Kursmaterial austeilen
2 Personen
- 28
Jurorenkurs durchführen
3 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
- 31
Pausenraum aufräumen
2 Personen
- 32
Abendessen servieren
3 Personen
- 33
Geschirr abräumen
2 Personen
- 34
Praxisprüfung begleiten
3 Personen
- 35
Zertifikate verteilen
2 Personen
- 36
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Geräte ausschalten
2 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Raum reinigen
2 Personen
- 42
Materialien inventarisieren
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 44
Teilnehmerzertifikat zusenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Registrierungstisch
- Präsentationstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- TrinkgläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- MesserAnz. 30
- GabelnAnz. 30
- LöffelAnz. 30
- ServierbesteckAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Kursmaterial
- KursmappenAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- Flipchart-BlöckeAnz. 2
- WhiteboardmarkerAnz. 12
- NamensschilderAnz. 30
- ZertifikateAnz. 24
Dekoration
- WegweiserAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum, Ort und Jurydozenten mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Verschicke die Einladungen erst, wenn diese drei Punkte feststehen, damit du keine widersprüchlichen Informationen nachträglich korrigieren musst.
- Setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Kurs. Aktualisiere danach Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche täglich und gib die endgültige Zahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin an das Catering weiter.
- Finalisiere das Unterrichtsprogramm spätestens eine Woche vorher. Prüfe die Präsentation auf dem tatsächlichen Laptop und Beamer und öffne jede Datei einmal; fehlende Adapter oder ein falsches Dateiformat fallen sonst oft erst kurz vor Beginn auf.
- Stelle Kursmappen, Notizblöcke und Kugelschreiber am Vortag zusammen. Lege zusätzlich Teilnehmerliste, Arbeitsblätter, Marker und Flipchart-Blöcke am Registrierungstisch beziehungsweise im Unterrichtsraum bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Empfang ein. Stelle Tische und Stühle auf, richte Kaffee- und Wasserstation ein, schließe Laptop, Beamer, Mikrofon und Lautsprecher an und teste den Ton mit einem kurzen Sprechtest.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Jurykurs organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Jurydozenten und Einladungen. Die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 10 bis 14 Tage vorher erfasst sein.
- Wann muss das Catering für einen Jurykurs bestellt werden?
- Gib dem Catering die vorläufige Anzahl etwa 2 Wochen vorher und bestätige die endgültige Teilnehmerzahl 5 bis 7 Tage vor dem Kurs. Melde vegetarische, vegane oder andere Ernährungswünsche gesammelt und nicht einzeln nach.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jurykurses?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Raum, Registrierung, Präsentationstisch, Kaffee- und Wasserstation sowie Technik. Plane zusätzlich 15 bis 20 Minuten Puffer für Beamer, Mikrofon oder fehlende Kabel ein.
- Wann sollte man die Technik für einen Jurykurs testen?
- Prüfe Präsentation, Laptop und Beamer spätestens am Vortag und teste am Veranstaltungstag nochmals 30 bis 45 Minuten vor dem Empfang. Mikrofon und Lautsprecher sollten mit einem kurzen Sprechtest kontrolliert werden.
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