Organiser une formation à la gestion du temps, étape par étape

Une formation à la gestion du temps se prépare d’abord par la structure, pas par le matériel. Commencez par confirmer la date, le lieu et le formateur, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, l’accessibilité et les contraintes techniques doivent être recueillis plusieurs jours à l’avance. La veille, vérifiez les supports, le catering et les branchements ; le jour J, prévoyez assez de temps pour aérer la salle, installer les tables et tester la présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de l’entraînement
2
Réserver le lieu de formation
3
Réserver le formateur
4
Élaborer le programme
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Vérifier le formulaire d'inscription
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recenser l’accessibilité
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Envoyer un rappel
12
Commander le catering
13
Vérifier le matériel de formation
14
Imprimer les feuilles de travail
15
Préparer les badges nominatifs
16
Relire la présentation
17
Installer les exercices
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
20
Vérifier les quantités de catering
21
Confirmer le lieu et l’accès
22
Charger le matériel technique

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Aérer la salle
25
Installer les tables
2 personnes
26
Installer les chaises
2 personnes
27
Installer l'écran de présentation
28
Brancher l’ordinateur portable et le projecteur
29
Tester la technique
2 personnes
30
Aménager la table d'accueil
31
Mettre en place le point café
32
Préparer les plans de travail
33
Enregistrer les participants
2 personnes
34
Distribuer les badges nominatifs
35
Accueillir les participants
36
Ouvrir l'entraînement
37
Expliquer les objectifs d’apprentissage
38
Encadrer l’exercice de pointage du temps
39
Animer l’exercice de priorisation
40
Servir la pause-café
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
42
Expliquer les techniques de planification
43
Élaborer un planning personnel
44
Mettre en place le buffet du déjeuner
2 personnes
45
Servir le dîner
3 personnes
46
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
47
Rassembler la vaisselle
2 personnes
48
S’entraîner à déléguer et à poser des limites
49
Discuter de la limitation des distractions
50
Établir un plan d'action personnel
51
Traiter les questions et les cas
52
Distribuer les formulaires d’évaluation
53
Récupérer les formulaires d’évaluation
54
Remettre les certificats
55
Clore la formation
56
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

57
Rassembler le matériel
2 personnes
58
Enlever les déchets
2 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Nettoyer le point café
61
Nettoyer l’espace
2 personnes
62
Éteindre la technique
63
Fermer le lieu
64
Inventorier les restes
65
Retourner les matériels
2 personnes
66
Remercier les participants
67
Envoyer les certificats par voie numérique
68
Partager les plans d’action en numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation
Enceinte sans fil
Microphone
Câbles de rechargeqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Cuillères de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 3
Plateauxqté 4

Catering

Courses

Formation

Feuilles de travailqté 40
Cartes du plan d'actionqté 40
Formulaires d’évaluationqté 40
Certificatsqté 40
Dossiers de formationqté 40
Stylosqté 50
Crayonsqté 40
Gommeqté 40
Marqueursqté 20
Post-itqté 20
Papier A4qté 500
Blocs pour chevaletqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Ruban adhésifqté 3
Ruban de masquageqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Lisseursqté 2

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 4
Chiffons microfibresqté 8
Serpillière
Seau

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le formateur avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster le programme.
Demandez les besoins alimentaires et les informations d’accessibilité dès l’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant la formation.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs et le cliqueur la veille. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et câbles de recharge au même endroit.
Passez la commande de catering après avoir stabilisé la liste des participants, idéalement 3 à 5 jours avant. Vérifiez ensuite les quantités de boissons, les tasses, les verres, les assiettes et les couverts.
Arrivez au moins 60 minutes avant le début. Ouvrez et aérez la salle, installez les tables et la table d’accueil, préparez les badges et feuilles de travail, puis faites un essai complet de la présentation.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une formation à la gestion du temps ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu et le formateur, construire le programme, ouvrir les inscriptions et traiter les besoins spécifiques sans précipitation.
Combien de temps prévoir pour installer la salle de formation ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez ce temps pour aérer la salle, installer les tables, préparer l’accueil, brancher le matériel et tester le projecteur, le son et la présentation.
Quand commander le catering pour une formation ?: Commandez-le 3 à 5 jours avant, une fois la liste des participants suffisamment stable. Confirmez les quantités la veille, notamment pour les boissons, le café et les éventuels régimes alimentaires.
Que vérifier la veille d’une formation à la gestion du temps ?: Relisez la présentation, imprimez les feuilles de travail, préparez les badges et vérifiez tout le matériel technique. Faites aussi un dernier contrôle du lieu, de l’accès, du catering et de la liste des participants.

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