Zo organiseer je een timemanagementtraining

Een timemanagementtraining staat of valt met een strak programma én een rustige start. Begin met de datum, trainer en locatie, werk daarna het programma en de aanmeldingen uit. Controleer vooraf niet alleen de presentatie, maar ook de oefeningen, werkbladen en techniek in de ruimte. De laatste dagen draait het vooral om deelnemersinformatie, catering, toegang en een opgeruimde trainingszaal. Met deze volgorde voorkom je dat praktische zaken de training onderbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trainingsdatum bevestigen
2
Trainingslocatie reserveren
3
Trainer vastleggen
4
Programma opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Aanmeldformulier controleren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Toegankelijkheid inventariseren
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Herinnering versturen
12
Catering bestellen
13
Trainingsmateriaal controleren
14
Werkbladen printen
15
Naambadges voorbereiden
16
Presentatie nalopen
17
Oefeningen klaarzetten
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
20
Cateringhoeveelheden controleren
21
Locatie en toegang bevestigen
22
Techniek opladen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimte ventileren
25
Tafels opstellen
2 personen
26
Stoelen opstellen
2 personen
27
Presentatiescherm plaatsen
28
Laptop en projector aansluiten
29
Techniek testen
2 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
31
Koffiepunt inrichten
32
Werkbladen klaarleggen
33
Deelnemers registreren
2 personen
34
Naambadges uitdelen
35
Deelnemers verwelkomen
36
Training openen
37
Leerdoelen toelichten
38
Tijdregistratie-oefening begeleiden
39
Prioriteitenoefening begeleiden
40
Koffiepauze serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
42
Planningstechnieken uitleggen
43
Persoonlijke planning maken
44
Lunchbuffet klaarzetten
2 personen
45
Diner serveren
3 personen
46
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Delegeren en grenzen stellen oefenen
49
Afleidingen beperken bespreken
50
Persoonlijk actieplan opstellen
51
Vragen en casussen behandelen
52
Evaluatieformulieren uitdelen
53
Evaluatieformulieren innemen
54
Certificaten uitdelen
55
Training afsluiten
56
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Materialen verzamelen
2 personen
58
Afval verwijderen
2 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Koffiepunt schoonmaken
61
Ruimte schoonmaken
2 personen
62
Techniek uitschakelen
63
Locatie afsluiten
64
Restanten inventariseren
65
Materialen retourneren
2 personen
66
Deelnemers bedanken
67
Certificaten digitaal versturen
68
Actieplannen digitaal delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker
Draadloze speaker
Microfoon
Oplaadkabelsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 3
Dienbladenaantal 4

Catering

Boodschappen

Training

Werkbladenaantal 40
Actieplankaartenaantal 40
Evaluatieformulierenaantal 40
Certificatenaantal 40
Trainingsmappenaantal 40
Pennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Gumaantal 40
Markeerstiftenaantal 20
Post-itsaantal 20
A4-papieraantal 500
Flip-overblokkenaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Plakbandaantal 3
Schilderstapeaantal 2
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Wissertjesaantal 2

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 8
Dweilmop
Emmer

Tips

Leg de trainingsdatum, locatie en trainer eerst vast. Werk daarna het programma uit met vaste blokken voor uitleg, oefeningen en pauzes, zodat je de benodigde ruimte en materialen gericht kunt controleren.
Stuur de uitnodiging zodra het programma staat en verwerk aanmeldingen doorlopend. Controleer het aanmeldformulier uiterlijk één week vooraf op dieetwensen, toegankelijkheid en ontbrekende contactgegevens.
Stuur ongeveer 3 dagen voor de training een herinnering met starttijd, route en toegangsafspraken. Gebruik diezelfde deelnemerslijst om naambadges en werkbladen op naam of aantallen voor te bereiden.
Test laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, presentatieklikker en geluid uiterlijk 1 dag vooraf. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels klaar; juist die worden vaak pas bij de start gemist.
Open de locatie minimaal 60 minuten voor aanvang. Ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen neer, richt de ontvangsttafel in en controleer catering, gekoelde dranken, koffie en afvalbakken voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een timemanagementtraining organiseren?: Leg datum, locatie en trainer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma klaar is en stuur ongeveer 3 dagen voor de training een herinnering.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten vóór de start voor openen, ventileren, tafels en stoelen opstellen, techniek testen en materialen klaarleggen. Bij een nieuwe locatie is 90 minuten veiliger.
Wanneer controleer ik de presentatie en trainingsmaterialen?: Loop de presentatie, oefeningen en werkbladen uiterlijk 1 dag vooraf volledig na. Print de werkbladen en bereid naambadges eveneens vóór de trainingsdag voor, zodat je op locatie alleen nog hoeft klaar te zetten.
Wanneer bestel ik catering voor een timemanagementtraining?: Bestel catering zodra het aantal deelnemers redelijk stabiel is, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Controleer de definitieve aantallen en dieetwensen opnieuw uiterlijk 3 dagen voor de training.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.