Zeitmanagementtraining organisieren: Schritt für Schritt

Ein Zeitmanagementtraining steht und fällt mit einem klaren Ablauf vor dem eigentlichen Termin. Lege zuerst Datum, Ort, Trainer und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Teilnehmerdaten und individuelle Anforderungen wie Ernährung oder Barrierefreiheit. In der letzten Woche prüfst du Technik, Arbeitsblätter, Übungen und Catering. Am Trainingstag selbst brauchst du vor allem einen zugänglichen Raum, geladene Geräte und einen fertig vorbereiteten Empfang.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Trainingsdatum bestätigen
2
Trainingsort reservieren
3
Trainer festlegen
4
Programm erstellen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Anmeldeformular prüfen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Barrierefreiheit erfassen
10
Teilnehmerliste aktualisieren
11
Erinnerung senden
12
Catering bestellen
13
Trainingsmaterial überprüfen
14
Arbeitsblätter ausdrucken
15
Namensschilder vorbereiten
16
Präsentation überprüfen
17
Übungen vorbereiten
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Getränke kühlen
20
Cateringmengen kontrollieren
21
Ort und Zugang bestätigen
22
Technik aufladen

Event

23
Location öffnen
2 Personen
24
Raum lüften
25
Tische aufstellen
2 Personen
26
Stühle aufstellen
2 Personen
27
Präsentationsbildschirm aufstellen
28
Laptop und Projektor anschließen
29
Technik testen
2 Personen
30
Empfangstisch einrichten
31
Kaffeebereich einrichten
32
Arbeitsplatten bereitstellen
33
Teilnehmer registrieren
2 Personen
34
Namensschilder verteilen
35
Teilnehmer begrüßen
36
Training eröffnen
37
Lernziele erläutern
38
Zeitmessungsübung leiten
39
Prioritätenübung anleiten
40
Kaffeepause servieren
2 Personen
41
Getränke nachfüllen
42
Planungstechniken erklären
43
Persönlichen Plan erstellen
44
Mittagsbuffet aufbauen
2 Personen
45
Abendessen servieren
3 Personen
46
Abendbuffet auffüllen
2 Personen
47
Geschirr sammeln
2 Personen
48
Delegieren und Grenzen setzen üben
49
Ablenkungen begrenzen besprechen
50
Persönlichen Aktionsplan erstellen
51
Fragen und Fallbeispiele behandeln
52
Evaluierungsbögen verteilen
53
Evaluierungsformulare einsammeln
54
Zertifikate verteilen
55
Training abschließen
56
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

57
Materialien zusammenstellen
2 Personen
58
Abfall entsorgen
2 Personen
59
Geschirr abwaschen
2 Personen
60
Kaffeepunkt reinigen
61
Raum reinigen
2 Personen
62
Technik ausschalten
63
Veranstaltungsort abschließen
64
Reste inventarisieren
65
Materialien zurückgeben
2 Personen
66
Teilnehmer verabschieden
67
Zertifikate digital versenden
68
Aktionspläne digital teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 35
Empfangstisch
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
Präsentationsklicker
Kabelloser Lautsprecher
Mikrofon
LadekabelAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 40
TrinkgläserAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2
ServierlöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ScherenAnz. 3
TablettsAnz. 4

Catering

Einkäufe

Training

ArbeitsblätterAnz. 40
AktionsplankartenAnz. 40
EvaluierungsformulareAnz. 40
ZertifikateAnz. 40
TrainingsmappenAnz. 40
StifteAnz. 50
BleistifteAnz. 40
KaugummiAnz. 40
MarkerAnz. 20
Post-itsAnz. 20
A4-PapierAnz. 500
Flipchart-BlöckeAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
KlebebandAnz. 3
AbdeckbandAnz. 2
Whiteboard
WhiteboardmarkerAnz. 6
RadiergummisAnz. 2

Reinigung

Handfeger und KehrblechAnz. 2
MülleimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 8
Wischmopp
Eimer

Tipps

Lege Datum, Ort, Trainer und Programm mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Erst wenn diese vier Punkte stehen, solltest du Einladungen und das Anmeldeformular verschicken.
Schließe die Anmeldung 7 Tage vor dem Training oder lege einen festen Stichtag fest. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste und prüfe, ob Ernährungswünsche oder Anforderungen an die Barrierefreiheit fehlen.
Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker spätestens 2 Tage vorher gemeinsam. Lade außerdem Lautsprecher, Mikrofon und alle benötigten Geräte vollständig auf.
Bereite Arbeitsblätter, Namensschilder, Präsentation und Übungen am Vortag vor. Drucke die Unterlagen nach der letzten Teilnehmerzahl und lege zusätzlich einige Ersatzexemplare bereit.
Plane den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn: lüften, Tische und Stühle aufstellen, Technik anschließen, Getränke kühlen und den Empfangstisch einrichten. Kontrolliere das Catering anhand der finalen Teilnehmerzahl, bevor die ersten Personen eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Zeitmanagementtraining planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Training mit Datum, Ort, Trainer und Programm. Verschicke die Einladungen erst, wenn diese Grundlagen bestätigt sind.
Wann sollte die Anmeldung für ein Zeitmanagementtraining geschlossen werden?: Setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor dem Termin. So bleiben dir mehrere Tage, um Teilnehmerliste, Catering, Namensschilder und Arbeitsblätter an die tatsächliche Zahl anzupassen.
Wann muss die Technik für ein Zeitmanagementtraining geprüft werden?: Teste Laptop, Projektor, HDMI-Verbindung, Adapter und Präsentationsklicker spätestens 2 Tage vorher. Am Trainingstag solltest du zusätzlich mindestens 60 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest einplanen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Zeitmanagementtraining?: Plane mindestens 60 Minuten vor Beginn für Raumlüftung, Tisch- und Stuhlaufstellung, Technik, Getränke und Empfang ein. Bei mehreren Technikgeräten oder einem neuen Veranstaltungsort sind 90 Minuten sicherer.

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