Organiser une formation à l’ergonomie sans rien oublier

Une formation à l’ergonomie se prépare comme une petite session de travail, pas comme une simple réunion. Commencez par fixer le programme et le nombre de participants, puis enchaînez les inscriptions, la salle, le traiteur et le matériel d’exercice. Prévoyez assez de temps pour tester la présentation et installer les équipements avant l’arrivée du groupe. Le jour J, l’accueil, le café et les supports doivent être prêts avant la première explication.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer l’animateur et le programme
6
Réserver la salle d’entraînement
7
Réserver le catering
8
Vérifier la présentation
9
Imprimer les feuilles de travail
10
Faire les courses
2 personnes
11
Rassembler le matériel
2 personnes
12
Rappeler les participants
13
Ouvrir la salle
2 personnes
14
Aérer la salle
15
Installer les tables
2 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Brancher le projecteur
18
Tester la présentation
19
Préparer le matériel d’entraînement
2 personnes
20
Installer la table d'inscription
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Mettre en place le buffet du déjeuner
2 personnes

Événement

23
Enregistrer les participants
2 personnes
24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Présenter le programme
26
Expliquer la posture de travail ergonomique
27
Encadrer les exercices pratiques
2 personnes
28
Servir la pause-café
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Réaliser des analyses du poste de travail
2 personnes
31
Servir le buffet du dîner
3 personnes
32
Collecter la vaisselle
2 personnes
33
Animer la séance de questions-réponses
34
Remplir les plans d'action personnels
35
Distribuer les brochures
36
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Ranger le matériel
2 personnes
40
Nettoyer l’espace
2 personnes
41
Éteindre l’équipement
42
Évacuer les déchets
43
Restituer le matériel emprunté
44
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 34
Tablesqté 6
Table d'inscription
Table de buffetqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation

Matériel de formation

Feuilles de travailqté 34
Blocs-notesqté 34
Stylos à billeqté 40
Badges nominatifsqté 34
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 20
Marqueursqté 6
Souris ergonomiquesqté 4
Claviers ergonomiquesqté 4
Repose-piedsqté 4
Supports pour ordinateur portableqté 4
Coussins d'assise ergonomiquesqté 4
Tapis d'exerciceqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 6
Brosses à vaisselleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de participants au moins 2 semaines à l’avance. Utilisez ce chiffre pour commander les supports, les badges, les repas et le nombre de postes ou d’accessoires ergonomiques à tester.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les au traiteur 3 à 5 jours avant la formation. Les demandes reçues tardivement sont difficiles à intégrer au déjeuner.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les rallonges et les multiprises la veille. Une présentation qui fonctionne au bureau peut échouer dans la salle à cause d’un câble ou d’une prise inaccessible.
Prévoyez au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer le paperboard et disposer les souris, claviers, repose-pieds et supports pour ordinateur portable.
Préparez la table d’inscription avec les badges et les feuilles de travail avant l’ouverture. Gardez aussi le café, le thé, les tasses et les verres séparés de l’espace d’exercice pour éviter les renversements sur le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à l’ergonomie ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’animateur, le programme, la salle, le traiteur et les inscriptions, puis de commander ou rassembler le matériel nécessaire.
Quand faut-il envoyer les invitations à une formation à l’ergonomie ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec le programme, les horaires et une date limite d’inscription. Relancez les participants 2 à 3 jours avant la formation pour limiter les absences et confirmer les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 30 minutes avant l’accueil, et plutôt 45 minutes si plusieurs postes ergonomiques doivent être installés. Ce temps couvre l’aération, les tables, les chaises, la projection, les supports et la table d’inscription.
Que faut-il tester avant une formation à l’ergonomie ?: La veille, vérifiez la présentation sur l’ordinateur utilisé, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, les rallonges et les multiprises. Contrôlez aussi que les feuilles de travail et les accessoires d’exercice sont disponibles pour chaque participant.

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