Organiser une fête de Saint-Nicolas pour seniors, étape par étape

Pour une fête de Saint-Nicolas destinée aux seniors, commencez par la salle et les réservations, puis fixez rapidement le nombre de participants. Les inscriptions servent ensuite à adapter le menu, les allergènes, les cadeaux et la disposition des tables. Préparez le programme, les badges et la musique avant la dernière semaine. Le jour J, prévoyez assez de temps pour aérer la salle, installer les chaises, refroidir les boissons et tester le microphone avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Réserver Saint Nicolas et Pierre le Noir
3
Rédiger l’invitation
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Fixer le menu et les allergènes
2 personnes
8
Commander des cadeaux
9
Composer la sélection musicale
10
Élaborer le programme
11
Créer des badges nominatifs
2 personnes
12
Emballer les cadeaux
3 personnes
13
Étiqueter les cadeaux
2 personnes
14
Relancer les inscriptions par téléphone
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Préparer la soupe et le buffet
3 personnes
19
Récupérer la clé du lieu
20
Aérer la salle
21
Installer les tables
4 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Installer les tables de buffet
3 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Raccorder le matériel audio
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
28
Aménager la table des cadeaux
2 personnes

Événement

29
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Servir le café et le thé
3 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Accompagner le programme de Sinterklaas
2 personnes
34
Gérer la musique
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir le repas buffet
4 personnes
37
Servir les repas diététiques
2 personnes
38
Distribuer les cadeaux
3 personnes
39
Accompagner le départ des invités
3 personnes

Suivi

40
Rassembler la vaisselle
3 personnes
41
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Nettoyer la salle
3 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Remettre le mobilier en place
4 personnes
47
Retirer la décoration
3 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Ranger les courses restantes
2 personnes
50
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 65
Assiettes à pâtisserieqté 65
Tasses à caféqté 65
Verres à eauqté 65
Verres à vinqté 45
Couvertsqté 65
Assiettes de serviceqté 10
Bol à soupeqté 65

Cuisine

Louchesqté 8
Louches à soupeqté 6
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 12

Équipement

Cafetières percolateursqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 3
Affiches de Pietenqté 6
Chemins de table en papierqté 8
Décorations de table rougesqté 8
Badges nominatifsqté 65
Rouleaux de papier cadeauqté 4
Rouleaux de colleqté 3
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle ainsi que Saint-Nicolas et le Père Fouettard plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez aussi l’accès, les porte-manteaux et le nombre de chaises disponibles pour éviter une installation précipitée.
Envoyez les invitations avec une date limite d’inscription claire, puis relancez les personnes manquantes par téléphone 7 à 10 jours avant la fête. Notez séparément les allergies, les besoins alimentaires et les éventuelles difficultés de mobilité.
Fixez le menu après avoir recueilli les réponses : soupe, buffet, boissons et desserts nécessitent des assiettes adaptées, des bols, des louches et des pinces de service. Gardez la liste des allergènes avec les plats, plutôt que de compter sur la mémoire des bénévoles.
Emballez et étiquetez les cadeaux au moins 2 jours avant l’événement, avec un nom lisible sur chaque paquet. Cette étape prend plus de temps que prévu lorsque les inscriptions changent au dernier moment.
Le jour J, arrivez environ 2 heures avant l’accueil pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, suspendre les décorations et raccorder les haut-parleurs. Testez le microphone et placez les boissons au frais avant de commencer le programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une fête de Saint-Nicolas pour seniors ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les personnages, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander les cadeaux sans urgence.
Quand envoyer les invitations pour une fête de Saint-Nicolas ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Relancez ensuite par téléphone les personnes qui n’ont pas répondu.
Combien de temps avant faut-il préparer les cadeaux de Saint-Nicolas ?: Commandez-les dès que le nombre prévisionnel de participants est connu, puis emballez et étiquetez chaque cadeau au moins 2 jours avant. Gardez quelques unités non attribuées si les inscriptions ne sont pas totalement stabilisées.
Quand installer la salle le jour de la fête ?: Commencez l’installation environ 2 heures avant l’arrivée des invités. Comptez ce temps pour aérer, placer les tables et les chaises, installer le buffet, accrocher les décorations et tester le matériel audio.

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