Organiser une fête de Saint-Nicolas sans rien oublier
Une fête de Saint-Nicolas se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu, connaître le nombre de participants, puis organiser les cadeaux, les rôles et le déroulement. Commencez par fixer la date et envoyer les invitations assez tôt pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires. Ensuite, verrouillez la présence de Saint-Nicolas et des Pères Fouettards, préparez les cadeaux et testez la sonorisation. Les derniers jours servent surtout aux courses, à la soupe, à l’installation et aux vérifications.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
- 2
Confirmer la réservation du lieu
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Élaborer le programme et les horaires
2 personnes
- 7
Fixer Sinterklaas et les Pieten
- 8
Établir la liste des cadeaux
2 personnes
- 9
Rassembler les cadeaux
2 personnes
- 10
Étiqueter les cadeaux
2 personnes
- 11
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
- 12
Répartir les services des bénévoles
- 13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 14
Faire les courses
3 personnes
- 15
Refroidir les boissons
2 personnes
- 16
Stocker les cadeaux en sécurité
2 personnes
- 17
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 19
Installer la table traiteur
2 personnes
- 20
Suspendre la décoration
3 personnes
- 21
Préparer le coin scène
2 personnes
- 22
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 23
Tester les micros et la musique
2 personnes
- 24
Préparer les travaux manuels
2 personnes
- 25
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
- 26
Installer la table des cadeaux
2 personnes
Événement
- 27
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
- 28
Accueillir les invités
3 personnes
- 29
Servir le café et le thé
2 personnes
- 30
Encadrer les activités créatives
3 personnes
- 31
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
- 32
Prendre des photos
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 35
Servir le dîner
4 personnes
- 36
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 37
Distribuer les cadeaux
3 personnes
- 38
Accompagner le départ des invités
2 personnes
Suivi
- 39
Démonter les cadeaux et la décoration
3 personnes
- 40
Collecter et trier les déchets
3 personnes
- 41
Faire la vaisselle
3 personnes
- 42
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 43
Ranger le matériel audio
2 personnes
- 44
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 45
Rassembler les objets oubliés
2 personnes
- 46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 47
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Porte-manteauxqté 3
- Table des cadeaux
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 70
- Couvertsqté 80
- Bol à soupeqté 70
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 4
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Bannières de Sinterklaasqté 4
- Guirlandes en papier de Saint-Nicolasqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 8
- Sacs cadeau pour chaussuresqté 70
- Badges nominatifsqté 80
- Guirlandes lumineusesqté 4
Activités
- Coloriagesqté 80
- Sets de crayons de couleurqté 15
- Tabliers pour enfantsqté 15
- Sets de ciseaux pour enfantsqté 15
- Bâtons de colleqté 20
- Marqueursqté 15
- Chemins de table pour tables de bricolageqté 8
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la fête. Confirmez la réservation avant d’envoyer les invitations, puis indiquez clairement l’itinéraire et le stationnement.
- Traitez les inscriptions avec une date limite située 10 à 14 jours avant l’événement. Utilisez ce chiffre pour prévoir les cadeaux, les places assises, la soupe, le pain et les besoins alimentaires.
- Établissez la liste des cadeaux dès que les inscriptions sont stabilisées, puis étiquetez chaque paquet avant le jour J. Stockez-les dans un espace fermé et gardez une personne responsable de la table des cadeaux.
- Répartissez les bénévoles au moins une semaine à l’avance, avec des horaires précis pour l’accueil, le repas, la scène et le rangement. Prévoyez aussi une personne de remplacement pour chaque poste essentiel.
- Installez les tables, les chaises, le coin scène et la table traiteur 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Testez les microphones, l’enceinte, la musique et les rallonges avant de commencer, car un essai de dernière minute laisse peu de temps pour corriger un problème.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une fête de Saint-Nicolas ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour une fête avec réservation de salle, invitations, cadeaux et intervenants. Les 10 derniers jours servent à confirmer les inscriptions, répartir les bénévoles et finaliser les achats.
- Quand envoyer les invitations pour une fête de Saint-Nicolas ?
- Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse 10 à 14 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies, les régimes alimentaires et les informations nécessaires aux cadeaux.
- Quand acheter et étiqueter les cadeaux de Saint-Nicolas ?
- Achetez ou rassemblez les cadeaux dès que les inscriptions sont presque définitives, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Étiquetez-les au plus tard 3 jours avant et conservez-les dans un endroit sécurisé.
- Combien de temps avant faut-il installer la salle ?
- Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’accueil : tables, chaises, décoration, coin scène et table traiteur. Testez le son et préparez les activités manuelles avant l’arrivée des premiers invités.
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