Zo organiseer je een Sinterklaasfeest zonder last-minute gedoe
Begin met de datum, locatie en het verwachte aantal kinderen en volwassenen. Daarna leg je de invulling vast: het programma, Sinterklaas en de Pieten, cadeaus, eten en de taakverdeling. Werk vervolgens toe naar een draaiboek met tijden, aanmeldingen en dieetwensen. De meeste problemen ontstaan doordat cadeaus, microfoons of warme soep pas op de dag zelf worden gecontroleerd. Plan daarom een testmoment en een duidelijke opbouwvolgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
- 2
Reservering locatie bevestigen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Programma en tijden uitwerken
2 personen
- 7
Sinterklaas en Pieten vastleggen
- 8
Cadeaulijst samenstellen
2 personen
- 9
Cadeaus verzamelen
2 personen
- 10
Cadeaus labelen
2 personen
- 11
Route en parkeerinformatie delen
- 12
Vrijwilligersdiensten indelen
- 13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 14
Boodschappen doen
3 personen
- 15
Dranken koelen
2 personen
- 16
Cadeaus veilig opslaan
2 personen
- 17
Locatie en toiletten controleren
2 personen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 19
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 20
Versiering ophangen
3 personen
- 21
Podiumhoek klaarmaken
2 personen
- 22
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 23
Microfoons en muziek testen
2 personen
- 24
Knutsels klaarzetten
2 personen
- 25
Soep en brood voorbereiden
3 personen
- 26
Cadeautafel klaarzetten
2 personen
Event
- 27
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 28
Gasten ontvangen
3 personen
- 29
Koffie en thee serveren
2 personen
- 30
Knutsels begeleiden
3 personen
- 31
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
- 32
Foto’s maken
- 33
Dranken bijvullen
2 personen
- 34
Hapjes aanvullen
2 personen
- 35
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
- 36
Servies verzamelen
2 personen
- 37
Cadeaus uitdelen
3 personen
- 38
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
Nazorg
- 39
Cadeaus en decoratie afbreken
3 personen
- 40
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
- 41
Servies afwassen
3 personen
- 42
Locatie schoonmaken
4 personen
- 43
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
- 44
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 45
Vergeten spullen verzamelen
2 personen
- 46
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 47
Foto’s met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Kapstokkenaantal 3
- Cadeautafel
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Besteksetsaantal 80
- Soepkommenaantal 70
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Soepketelsaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbladenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Sinterklaasbanierenaantal 4
- Pietenpapierslingersaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 8
- Schoencadeauzakkenaantal 70
- Naamkaartjesaantal 80
- Lichtslingersaantal 4
Activiteiten
- Kleurplatenaantal 80
- Kleurpotlodensetsaantal 15
- Kinderschortenaantal 15
- Kinderschaarsetsaantal 15
- Lijmstiftenaantal 20
- Stiftenaantal 15
- Knutseltafellopersaantal 8
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg Sinterklaas en de Pieten vroeg vast en zet het programma per onderdeel op de klok. Reserveer bijvoorbeeld tijd voor ontvangst, het podiumprogramma, cadeaus en een afsluiting; zonder vaste eindtijd loopt vooral het cadeaumoment uit.
- Verzamel cadeaus uiterlijk enkele dagen vooraf en label elk cadeau met naam én groep of gezin. Bewaar ze op een afgesloten plek en zet de cadeautafel pas klaar nadat de ruimte is gecontroleerd.
- Maak de aanmeldingen leidend voor catering en servies. Tel kinderen en volwassenen apart, noteer dieetwensen en controleer vooraf of er genoeg soepkommen, drinkglazen, bestek en zitplaatsen zijn.
- Test geluidsapparatuur, Bluetoothspeaker en draadloze microfoons vóór de zaalopbouw. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en wijs één vrijwilliger aan die tijdens het programma het geluid beheert.
- Plan de opbouw in deze volgorde: toiletten en ruimte controleren, tafels en stoelen plaatsen, cateringtafel en podiumhoek inrichten, versiering ophangen en daarna techniek testen. Zet soep en brood pas klaar wanneer je weet hoe laat de catering start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasfeest organiseren?
- Leg datum, locatie en reservering bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Regel Sinterklaas en de Pieten, uitnodigingen en de cadeaulijst daarna zo snel mogelijk; houd minimaal 1 week over voor het verzamelen en labelen van alle cadeaus.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor het Sinterklaasfeest versturen?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het feest. Zo heb je tijd om dieetwensen, aantallen, parkeerinformatie en vrijwilligersdiensten definitief te verwerken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasfeest?
- Reken op minimaal 1 coördinator plus 1 vrijwilliger per taakgebied: ontvangst, catering, cadeaus, techniek en opruimen. Bij vijf taakgebieden zijn dat meestal 6 personen; wijs daarnaast een vaste geluidsbeheerder en cadeaubeheerder aan.
- Wanneer moet ik de cadeaus voor het Sinterklaasfeest klaarzetten?
- Verzamel en label de cadeaus uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf. Bewaar ze veilig en controleer de namen opnieuw op de ochtend van het feest; zet de cadeautafel pas klaar nadat de ruimte en looproute zijn gecontroleerd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!