Organiser une fête de quartier, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le périmètre de la fête avant d’inviter les voisins. La fermeture de rue et les autorisations prennent souvent plusieurs semaines : ne les gardez pas pour le dernier moment. Ensuite, confirmez le lieu, l’électricité, les fournisseurs et le matériel, puis gérez les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, préparez les plats, faites les courses définitives et mettez les boissons au frais. Le jour J, installez d’abord la sécurité et les équipements, puis le buffet, le bar et la sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Demander le permis et la fermeture de rue
3
Vérifier le lieu et les points d'alimentation électrique
2 personnes
4
Réserver les fournisseurs et le matériel
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Distribuer les invitations
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer le programme aux participants
10
Vérifier les prévisions météo
11
Établir la liste de courses définitive
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les amuse-bouches et les salades
4 personnes
15
Mariner la viande et les produits végétariens
2 personnes
16
Apporter le matériel dans la rue
6 personnes
17
Mettre en place la fermeture de rue
4 personnes
18
Installer l’alimentation électrique
2 personnes
19
Monter les tentes de réception
6 personnes
20
Installer les tables et les chaises
6 personnes
21
Installer les tables de buffet
3 personnes
22
Installer le bar et le point boissons
3 personnes
23
Préparer le matériel de grillade et de cuisine
3 personnes
24
Raccorder la sonorisation
2 personnes
25
Tester la musique et le micro
2 personnes
26
Suspendre la décoration
4 personnes
27
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
28
Mettre en place les cartes nominatives et alimentaires
2 personnes
29
Installer le point café et thé
2 personnes
30
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
31
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
32
Briefer les bénévoles
3 personnes
33
Mettre le buffet en place
4 personnes
34
Préparer les boissons et la glace
3 personnes

Événement

35
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
36
Accueillir les invités
2 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Assurer le mot de bienvenue
39
Servir les amuse-bouches
3 personnes
40
Animer le tour de jeu
3 personnes
41
Assurer le programme musical
2 personnes
42
Distribuer les boissons
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
46
Allumer le barbecue
2 personnes
47
Préparer le barbecue
4 personnes
48
Servir le barbecue
4 personnes
49
Séparer les repas végétariens
2 personnes
50
Réapprovisionner les salades et les sauces
2 personnes
51
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
52
Animer le quiz musical
2 personnes
53
Servir le dessert et le café
3 personnes
54
Annoncer le dernier tour
55
Éteindre la musique et l’éclairage
2 personnes
56
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

57
Ranger les restes au frais
3 personnes
58
Rassembler la vaisselle et le verrerie
4 personnes
59
Collecter et trier les déchets
4 personnes
60
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
62
Démonter les tentes de fête
6 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Balayer la rue
4 personnes
65
Laver et sécher la vaisselle
4 personnes
66
Nettoyer le matériel de cuisine
3 personnes
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Apporter le matériel au stockage
5 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Répartir les courses restantes
2 personnes
71
Retirer la fermeture de rue
4 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 80
Couverts de serviceqté 12
Bouteilles verseusesqté 8

Cuisine

Barbecueqté 2
Grilles de barbecueqté 4
Sauteusesqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermomètres alimentairesqté 2
Plateaux à grillades en aluminiumqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Cartes de menuqté 12

Matériel de sport

Jeux de pétanqueqté 3
Cartes de bingoqté 120
Boule de bingo
Fiches de bingoqté 500
Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Corde de tir à la corde
Cônesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Boîtes de conserveqté 2
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 8
Tapis antidérapantsqté 8
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux de signalisationqté 6
Lampes de pocheqté 4

Autre

Bacs pliablesqté 12
Chariots de transportqté 2
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Batteries externesqté 4
Caisse d'espèces
Terminal de paiement

Catering

Courses

Conseils

Demandez l’autorisation et la fermeture de rue dès que la date est choisie, idéalement au moins 6 semaines avant. Vérifiez aussi qui installe et retire les barrières le jour même.
Faites confirmer les inscriptions 7 à 10 jours avant la fête et recueillez les allergies, régimes particuliers et besoins des enfants. Gardez cette liste avec la personne qui coordonne le repas.
Prévoyez les points d’alimentation électrique avant de louer la sonorisation, les machines à café ou les bouilloires. Testez musique et micro une fois les câbles installés, avant l’arrivée des habitants.
Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne et par heure, puis ajustez selon la durée. Réfrigérez les boissons dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul point de distribution.
Commencez l’installation par la fermeture de rue, les tentes et l’électricité, puis placez tables, chaises, buffet et bar. Gardez une zone séparée pour le barbecue, les planches à découper et les plats prêts à servir.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une fête de quartier ?: Lancez les démarches au moins 6 à 8 semaines avant, surtout si une fermeture de rue ou une autorisation est nécessaire. Les invitations peuvent partir environ 3 semaines avant, avec une confirmation 7 à 10 jours avant.
Quand demander l’autorisation de fermer la rue ?: Faites la demande dès que la date et les horaires sont fixés, de préférence 6 semaines avant la fête. Vérifiez ensuite les conditions de signalisation, l’accès des secours et la personne responsable de l’installation.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une fête de quartier ?: Pour la première heure, prévoyez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 à 2 par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau et des boissons sans alcool, et mettez-les au frais au moins la veille.
Quand préparer la nourriture pour une fête de quartier ?: Faites les salades et les amuse-bouches la veille si leur conservation le permet, puis faites mariner la viande et les produits végétariens dans les temps prévus par les recettes. Sortez le matériel de cuisine et préparez les zones de travail avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.