Straßenfest organisieren: So planst du den Ablauf

Ein Straßenfest steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor du Genehmigung, Straßensperrung, Strom und Material organisierst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die genaue Planung von Essen und Getränken. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan, damit Zelte, Tische, Buffet, Grill, Bar und Musikanlage rechtzeitig bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Genehmigung und Straßensperrung beantragen
3
Standort und Stromanschlüsse prüfen
2 Personen
4
Lieferanten und Material reservieren
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verteilen
3 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm mit den Teilnehmenden bestätigen
10
Wettervorhersage prüfen
11
Endgültige Einkaufsliste erstellen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
3 Personen
13
Getränke kühlen
2 Personen
14
Snacks und Salate vorbereiten
4 Personen
15
Fleisch und vegetarische Produkte marinieren
2 Personen
16
Materialien auf die Straße bringen
6 Personen
17
Straßensperre aufstellen
4 Personen
18
Stromversorgung verlegen
2 Personen
19
Partyzelte aufbauen
6 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
21
Buffettische einrichten
3 Personen
22
Bar und Getränkestand aufbauen
3 Personen
23
Grill- und Kochmaterial bereitstellen
3 Personen
24
Musikanlage anschließen
2 Personen
25
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
26
Dekoration aufhängen
4 Personen
27
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
28
Namens- und Diätkärtchen platzieren
2 Personen
29
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
30
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
31
Sicherheits- und Fluchtwege prüfen
2 Personen
32
Freiwillige einweisen
3 Personen
33
Buffet bereitstellen
4 Personen
34
Getränke und Eis bereitstellen
3 Personen

Event

35
Empfangstisch betreuen
2 Personen
36
Gäste willkommen heißen
2 Personen
37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
38
Begrüßungswort übernehmen
39
Snacks ausgeben
3 Personen
40
Spielrunde betreuen
3 Personen
41
Musikprogramm organisieren
2 Personen
42
Getränke ausgeben
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Mülleimer leeren
2 Personen
45
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
46
Grill anzünden
2 Personen
47
Grill vorbereiten
4 Personen
48
Barbecue servieren
4 Personen
49
Vegetarische Mahlzeiten getrennt halten
2 Personen
50
Salate und Saucen auffüllen
2 Personen
51
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
52
Musikquiz moderieren
2 Personen
53
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
54
Letzte Runde ankündigen
55
Musik und Beleuchtung ausschalten
2 Personen
56
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

57
Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
58
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
4 Personen
59
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
60
Grill sicher löschen
2 Personen
61
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
62
Partyzelte abbauen
6 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Straße kehren
4 Personen
65
Geschirr abwaschen und trocknen
4 Personen
66
Kochmaterial reinigen
3 Personen
67
Geräte einpacken
3 Personen
68
Materialien ins Lager bringen
5 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
71
Straßensperrung entfernen
4 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 100
BiertischeAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
TeelöffelAnz. 80
ServierbesteckAnz. 12
SchenkflaschenAnz. 8

Küche

GrillfestAnz. 2
GrillrosteAnz. 4
BratpfannenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
LebensmittelthermometerAnz. 2
Aluminium-GrillschalenAnz. 20

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
SpeisekartenAnz. 12

Sportmaterial

Boules-SetsAnz. 3
Bingo-KartenAnz. 120
Bingo-Rad
BingokartenAnz. 500
RingwurfsätzeAnz. 2
Tauziehseil
KegelAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4
BesenAnz. 4
DosenAnz. 2
MüllcontainerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrsschilderAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4

Sonstiges

KlappkistenAnz. 12
TransportwagenAnz. 2
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
PowerbanksAnz. 4
Bargeldkasse
Geldautomat

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigung und Straßensperrung so früh wie möglich: Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, da ohne Freigabe weder Aufbau noch Veranstaltung sicher feststehen.
Prüfe den Standort nicht nur auf Platz, sondern auch auf Stromanschlüsse. Kläre vor dem Materialtransport, wie viele Anschlüsse verfügbar sind und wo Kabel sicher verlegt werden können.
Schließe Anmeldungen etwa 7 bis 10 Tage vorher ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und bestätige das Programm, damit Einkauf, Snacks, Salate sowie Fleisch und vegetarische Produkte mengenmäßig planbar sind.
Kühle Getränke nicht erst beim Aufbau. Stelle Kühlboxen und andere Kühlmöglichkeiten am Vortag bereit und beginne mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Start mit dem Kühlen.
Teile den Aufbau in feste Abschnitte: zuerst Straßensperre und Strom, danach Partyzelte, Tische und Stühle, anschließend Buffet, Bar, Grill und Musikanlage. Teste Musik und Mikrofon spätestens 30 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Straßenfest anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem geplanten Termin mit Genehmigung und Straßensperrung. Je nach Gemeinde können zusätzliche Unterlagen oder längere Bearbeitungszeiten nötig sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Straßenfest verteilen?: Verteile die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Fest. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Einkäufe rechtzeitig abschließen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Straßenfests?: Plane für den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden ein, besonders wenn Zelte, Tische, Strom, Grill, Buffet, Bar und Musikanlage vor Ort eingerichtet werden. Der Techniktest sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Wann sollte man Getränke für ein Straßenfest kühlen?: Beginne mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Start mit dem Kühlen. Bei größeren Mengen oder wenigen Kühlboxen ist es sinnvoll, bereits am Vortag vorzukühlen und die Getränke nach und nach nachzulegen.

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