Fête de quartier : la checklist pour tout organiser

Une fête de quartier se prépare bien avant l’installation des tables dans la rue. Commence par fixer la date, le programme et les autorisations, puis confirme les participants et leurs besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les fournisseurs, les achats et la météo. Le jour même, prévois une équipe distincte pour la fermeture de rue, le montage, le buffet, le barbecue et la sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Demander le permis et la fermeture de rue
Vérifier le lieu et les points d'alimentation électrique
2 personnes
Réserver les fournisseurs et le matériel
Rédiger les invitations
2 personnes
Distribuer les invitations
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme aux participants
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste de courses définitive
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les salades
4 personnes
Mariner la viande et les produits végétariens
2 personnes
Apporter le matériel dans la rue
6 personnes
Mettre en place la fermeture de rue
4 personnes
Installer l’alimentation électrique
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le bar et le point boissons
3 personnes
Préparer le matériel de grillade et de cuisine
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Mettre en place les cartes nominatives et alimentaires
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Préparer les boissons et la glace
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Animer le tour de jeu
3 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer le barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Séparer les repas végétariens
2 personnes
Réapprovisionner les salades et les sauces
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer le quiz musical
2 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Éteindre la musique et l’éclairage
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
3 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
4 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Balayer la rue
4 personnes
Laver et sécher la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le matériel de cuisine
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Apporter le matériel au stockage
5 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir les courses restantes
2 personnes
Retirer la fermeture de rue
4 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 80
Couverts de serviceqté 12
Bouteilles verseusesqté 8

Cuisine

Barbecueqté 2
Grilles de barbecueqté 4
Sauteusesqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermomètres alimentairesqté 2
Plateaux à grillades en aluminiumqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Cartes de menuqté 12

Matériel de sport

Jeux de pétanqueqté 3
Cartes de bingoqté 120
Boule de bingo
Fiches de bingoqté 500
Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Corde de tir à la corde
Cônesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Boîtes de conserveqté 2
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 8
Tapis antidérapantsqté 8
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux de signalisationqté 6
Lampes de pocheqté 4

Autre

Bacs pliablesqté 12
Chariots de transportqté 2
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Batteries externesqté 4
Caisse d'espèces
Terminal de paiement

Catering

Courses

Conseils

Demande l’autorisation et la fermeture de rue plusieurs semaines à l’avance. Vérifie aussi les horaires imposés, l’accès des secours et les points où l’électricité peut être raccordée.
Envoie les invitations au moins 3 semaines avant la fête et fixe une date limite d’inscription. Utilise cette liste pour compter les repas, les places assises, les besoins alimentaires et les gobelets réutilisables.
Prépare le matériel par zone : tables et chaises, buffet, bar, barbecue, vaisselle et sonorisation. Fais une vérification complète 48 heures avant, car les câbles, rallonges, couvercles de plats et glacières sont souvent oubliés.
Prévois les boissons en deux temps : refroidis-les la veille et garde une réserve dans plusieurs glacières. Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et le programme.
Le jour de la fête, commence l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée des voisins. Teste la musique et le micro après avoir raccordé l’électricité, puis garde une personne responsable du barbecue et une autre du point boissons.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de quartier ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la fermeture de rue, les fournisseurs et les invitations doivent être lancés en premier, car ils conditionnent toute la suite.
Combien de temps faut-il pour installer une fête de quartier ?: Prévois au moins 3 heures pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, préparer le buffet, raccorder l’électricité et tester la sonorisation. Avec une grande rue ou peu de bénévoles, ajoute 1 à 2 heures.
Combien de boissons prévoir pour une fête de quartier ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Refroidis une première réserve la veille et garde le reste dans des glacières accessibles.
Quand vérifier la météo pour une fête de quartier ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis une confirmation 48 heures avant. Ce dernier contrôle permet d’ajuster les tentes, le programme, le mobilier extérieur et la préparation des aliments.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.