Organiser une fête de Pâques, étape par étape

Pour organiser cette fête de Pâques sans courir dans tous les sens, commence par bloquer la salle et le nombre de participants. Enchaîne ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et le planning des bénévoles, puis prépare séparément les jeux, la chasse au trésor et le bricolage. Les dernières heures servent surtout à installer les tables, refroidir les boissons et préparer les aliments. Ce déroulé évite d’attendre le dernier moment pour le matériel, les repas ou les activités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Planifier les bénévoles
6
Choisir les jeux de Pâques
2 personnes
7
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
8
Créer la playlist musicale
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Préparer les œufs de Pâques
3 personnes
11
Créer des exemples de bricolage
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
14
Trier la décoration
2 personnes
15
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
16
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
17
Préparer les sandwiches et les garnitures
3 personnes
18
Préparer les salades et les dips
2 personnes
19
Préparer les œufs et les snacks
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Aménager les tables de bricolage
2 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Aménager le vestiaire
26
Installer la table d’accueil
2 personnes
27
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Encadrer l’activité de bricolage
4 personnes
30
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
5 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Animer les jeux
3 personnes
35
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
36
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
37
Servir le dernier tour
2 personnes
38
Rassembler les déchets
2 personnes

Suivi

39
Ranger les décorations et le matériel
4 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Remettre le mobilier en place
4 personnes
42
Nettoyer l’espace
3 personnes
43
Rassembler les objets trouvés
44
Réfrigérer les restes
2 personnes
45
Inventorier le matériel
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Ranger les décorations restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 70
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 70
Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Nappes de Pâquesqté 8
Guirlandes de Pâquesqté 10
Ballonsqté 100
Décoration de Pâquesqté 30
Paniers de Pâquesqté 12
Badges nominatifsqté 70

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 4
Thermosqté 4
Boîtes de conservationqté 10

Matériel de bricolage

Tabliers de peintureqté 20
Pinceauxqté 30
Bacs à peintureqté 15
Crayons de couleurqté 10
Ciseauxqté 15
Bâtons de colleqté 20
Papier de bricolageqté 200
Housses de tableqté 8

Matériel de jeu

Œufs de Pâques en plastiqueqté 100
Cartes de chasse au trésorqté 20
Cônesqté 30
Cerceauxqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre de participants au moins 7 jours avant la fête. Tu pourras ainsi confirmer les besoins alimentaires, prévoir les tables et répartir les bénévoles sur des créneaux précis.
Prépare la chasse au trésor avant le jour J et vérifie chaque indice sur place. Prévois aussi un parcours de repli si la météo empêche l’activité dehors.
Installe les tables de bricolage avec les tabliers, pinceaux et bacs à peinture avant l’arrivée des invités. Prépare quelques exemples terminés : les enfants comprennent plus vite quoi faire.
Fais les préparations froides le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant le début. Lave les fruits et légumes, prépare les sandwiches, salades et dips, puis conserve-les dans des boîtes fermées.
Ne garde pas l’installation technique pour la dernière demi-heure. Vérifie les rallonges, multiprises, enceinte, machines à café et bouilloires au moins 60 minutes avant l’accueil, puis mets les boissons au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de Pâques ?: Prévois au minimum 2 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Commence plutôt 3 à 4 semaines à l’avance si tu comptes organiser une chasse au trésor, du bricolage et plusieurs activités.
Quand envoyer les invitations pour une fête de Pâques ?: Envoie-les idéalement 3 semaines avant la fête et fixe une date limite de réponse 7 jours avant. Ce délai te laisse le temps de recueillir les allergies, régimes particuliers et besoins d’organisation.
Quand préparer la chasse aux œufs de Pâques ?: Prépare les œufs, les indices et le parcours au plus tard la veille. Le jour même, installe la chasse 30 à 45 minutes avant l’arrivée des participants afin d’éviter que les enfants ne découvrent les cachettes trop tôt.
Que faire la veille d’une fête de Pâques ?: La veille, trie la décoration, prépare le matériel de bricolage, vérifie la vaisselle et rassemble les éléments de la chasse au trésor. Garde pour le jour J les aliments frais, l’installation des tables et le refroidissement des boissons.

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