Organiser une fête de fin d’examens, étape par étape

Une fête de fin d’examens se prépare surtout dans le bon ordre. Commence par confirmer la date et le lieu, puis recueille les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver la brasserie, les boissons et le traiteur. La dernière semaine sert à verrouiller les livraisons, les stocks et la météo. Le jour même, prévois assez de temps pour aménager la salle, rafraîchir les boissons, installer le buffet et tester le son avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver la brasserie et les boissons
6
Vérifier la liste des courses
7
Commander le catering
8
Confirmer les délais de livraison
9
Vérifier les prévisions météo
10
Faire l’aménagement de la salle
11
Faire les courses
2 personnes
12
Réceptionner les boissons et les courses
2 personnes
13
Vérifier les stocks et les dates de péremption
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Préparer les décorations
2 personnes
16
Composer la playlist musicale
17
Préparer les coordonnées des fournisseurs
18
Vérifier l’espace
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer les tables de buffet
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Raccorder la sonorisation
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
26
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
27
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
28
Installer des points de collecte des déchets
29
Vérifier les articles de toilette

Événement

30
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
31
Accueillir les invités
2 personnes
32
Servir les amuse-bouches
2 personnes
33
Servir les boissons
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
37
Vider les poubelles
38
Fournir la musique
39
Annoncer le dernier tour
40
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

41
Fermer et compter les boissons
2 personnes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
46
Balayer et laver le sol
2 personnes
47
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Ranger le stock restant
50
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Verres à bièreqté 80
Verres à vinqté 50
Verres à long drinkqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Glacière pour tabouret de bar
Machine à café
Bouilloireqté 2
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonqté 2
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Demande une réponse avec les besoins alimentaires et utilise la liste des inscrits pour ajuster le traiteur et les boissons.
Ne commande pas le catering au dernier moment : confirme les délais de livraison au moins 5 à 7 jours avant la fête, puis vérifie la commande dès sa réception.
Prévois les boissons en deux temps : mets-en une première partie au frais avant l’arrivée et garde le reste dans les glacières pour réapprovisionner sans bloquer le buffet.
Organise la salle avant de préparer les amuse-bouches. Installe les tables, les chaises et le buffet, puis dispose les plateaux afin que la nourriture ne reste pas longtemps à température ambiante.
Vérifie les détails souvent oubliés la veille : prévisions météo, dates de péremption, rallonges, multiprises et coordonnées des fournisseurs. Teste aussi l’enceinte Bluetooth avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de fin d’examens ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse à 7 ou 10 jours avant la fête pour connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires.
Quand commander le traiteur pour une fête de fin d’examens ?: Passe la commande au moins 7 jours à l’avance, ou plus tôt si le traiteur doit livrer à une heure précise. Confirme le délai de livraison quelques jours avant, puis vérifie les quantités à la réception.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévois 2 à 3 heures le jour même pour installer les tables, les chaises, le buffet, les décorations, la sonorisation et les boissons. Termine l’aménagement avant de disposer les amuse-bouches.
Quand mettre les boissons au frais ?: Commence à rafraîchir les boissons 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités, selon la capacité des glacières et du réfrigérateur. Garde une réserve séparée pour pouvoir réapprovisionner pendant la fête.

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