Zo organiseer je een examenborrel zonder last-minute stress
Begin met datum, locatie en het verwachte aantal gasten. Daarna regel je uitnodigingen, dieetwensen, catering en dranken, zodat je tijdig weet hoeveel er nodig is. Plan de levering en boodschappen niet op dezelfde dag als de borrel als dat te vermijden is. Op de dag zelf werk je van ruimte naar buffet: eerst tafels, stoelen, koeling en techniek, daarna versiering, hapjes en koude dranken. Zo blijft er tijd over om gasten te ontvangen in plaats van nog spullen te zoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Brouwerij en dranken reserveren
- 6
Boodschappenlijst controleren
- 7
Catering bestellen
- 8
Leveringstijden bevestigen
- 9
Weersverwachting controleren
- 10
Indeling van de ruimte maken
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Dranken en boodschappen ontvangen
2 personen
- 13
Voorraad en houdbaarheid controleren
2 personen
- 14
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 15
Versiering klaarleggen
2 personen
- 16
Muziek afspeellijst samenstellen
- 17
Contactgegevens leveranciers klaarzetten
- 18
Ruimte controleren
2 personen
- 19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 20
Buffettafels opstellen
2 personen
- 21
Versiering ophangen
2 personen
- 22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 23
Koelboxen vullen
2 personen
- 24
Dranken koud zetten
2 personen
- 25
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 26
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 27
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
- 28
Afvalpunten inrichten
- 29
Toiletartikelen controleren
Event
- 30
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 31
Gasten verwelkomen
2 personen
- 32
Borrelhapjes serveren
2 personen
- 33
Dranken serveren
2 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Hapjes bijvullen
2 personen
- 36
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 37
Afvalbakken legen
- 38
Muziek verzorgen
- 39
Laatste ronde aankondigen
- 40
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 41
Dranken afsluiten en tellen
2 personen
- 42
Versiering verwijderen
2 personen
- 43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 44
Servies afwassen
3 personen
- 45
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
- 46
Vloer vegen en dweilen
2 personen
- 47
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
- 48
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 49
Overgebleven voorraad opbergen
- 50
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 6
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Bierglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 50
- Longdrinkglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerplankenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Barkrukkoeler
- Koffiezetapparaat
- Waterkokeraantal 2
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkeraantal 2
- Maatbekersaantal 2
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Ledlichtsnoerenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilmopaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verwerk aanmeldingen uiterlijk één week vooraf en noteer dieetwensen apart. Gebruik dat overzicht bij het bestellen van catering en het verdelen van hapjes, zodat vegetarische of allergievriendelijke opties niet tussen de andere schalen verdwijnen.
- Bevestig leveringstijden van brouwerij, dranken en catering minstens 48 uur vooraf. Zet de contactgegevens van leveranciers klaar en controleer bij ontvangst meteen aantallen, houdbaarheid en eventuele ontbrekende kratten of schalen.
- Reserveer voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en zorg daarnaast voor water en koffie. Zet bier en frisdrank tijdig koud in koelboxen of een barkrukkoeler; niet alles past tegelijk in een gewone koelkast.
- Maak de ruimte-indeling voordat je tafels en stoelen verplaatst. Houd een duidelijke route tussen entree, buffet en drankpunt vrij en test geluidsinstallatie, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen voordat de gasten komen.
- Bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf en leg serveerschalen, tangen, borden en bestek al klaar. Hang versiering en dek tafels bij voorkeur enkele uren eerder op, zodat het laatste uur alleen nog draait om schalen vullen en dranken koud zetten.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een examenborrel?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een borrel van 3 uur komt dat neer op circa 6 tot 9 drankjes per gast, afhankelijk van het weer, de doelgroep en hoeveel alcoholvrije opties je aanbiedt.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een examenborrel versturen?
- Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een aanmelding en dieetwensen met een uiterste reactiedatum van ongeveer 10 dagen voor de borrel, zodat je catering en dranken kunt bijstellen.
- Wanneer bestel je catering voor een examenborrel?
- Bestel catering uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf en bevestig het definitieve aantal gasten ongeveer 7 dagen voor de borrel. Controleer 48 uur vooraf nog de leveringstijd, dieetopties en benodigde serveerschalen.
- Hoe lang van tevoren begin je met de voorbereiding van een examenborrel?
- Plan de opbouw 3 tot 4 uur voor aanvang. Zet eerst tafels, stoelen, buffettafels, koeling en techniek klaar; hang daarna de versiering op en leg hapjes en koude dranken pas in het laatste uur uit.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!