Comment organiser une fête d’hiver, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par la date, les horaires et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires. Tant que ces trois éléments ne sont pas confirmés, n’envoyez pas les invitations et ne réservez pas définitivement les prestations.
• Fixez une date limite d’inscription et envoyez un rappel quelques jours avant. Confirmez ensuite le nombre de visiteurs pour ajuster les repas, les boissons, les chaises, les assiettes et les badges nominatifs.
• Traitez les besoins alimentaires avant les achats : recueillez les réponses, puis prévoyez les portions de soupe, les en-cas et les boissons. Mettez les produits frais au froid le plus tard possible, idéalement le jour même ou la veille selon leur conservation.
• Faites le plan de salle avant l’installation et attribuez les rôles des bénévoles avec des horaires précis. Prévoyez une zone pour les manteaux, des couvertures accessibles et un passage dégagé vers le service des boissons chaudes.
• Testez la sonorisation, les microphones, la table de mixage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités. Consultez aussi les prévisions météo la veille et le matin même afin d’adapter l’accueil et l’aménagement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête d’hiver ?

Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et la sonorisation, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires.

Quand envoyer les invitations pour une fête d’hiver ?

Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant. Envoyez un rappel 5 à 7 jours avant, puis confirmez le nombre final de visiteurs.

Comment prévoir la nourriture pour une fête d’hiver ?

Calculez les quantités à partir du nombre confirmé de visiteurs, en distinguant la soupe, les en-cas et les boissons. Faites les courses sèches quelques jours avant et récupérez les produits frais la veille ou le jour même.

Quand vérifier le matériel et la météo ?

Testez l’équipement au moins 24 heures avant l’accueil, puis faites un contrôle rapide le jour même. Vérifiez les prévisions météo la veille et le matin de la fête pour ajuster les couvertures, les manteaux et l’organisation de la salle.

Des plans du même genre

• Action crêpes : que faut-il acheter et préparer ?
• La liste de courses pour votre action de sponsoring
• Action soupe : que faut-il acheter et préparer ?
• Anniversaire à vélo : que faut-il prévoir ?