Zo organiseer je een winterfeest zonder last-minute stress
Begin met de datum, tijden en locatie en werk daarna pas het programma en de uitnodigingen uit. Voor een winterfeest moet je vroeg nadenken over verwarming, jassen, warme gerechten en apparatuur. Verzamel dieetwensen vóór je het definitieve aantal bezoekers doorgeeft aan de catering. Plan vervolgens de zaalindeling, vrijwilligers en boodschappen, zodat op de dag zelf alleen verse producten, warme soep, hapjes en koude dranken klaargemaakt hoeven te worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Muziekvoorziening reserveren
- 5
Cateringafspraken maken
2 personen
- 6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen registreren
- 9
Herinnering versturen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Aantal bezoekers bevestigen
- 12
Indeling van de zaal maken
2 personen
- 13
Programma en tijden uitwerken
2 personen
- 14
Vrijwilligers inplannen
- 15
Contactlijst afdrukken
- 16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 18
Boodschappen doen
3 personen
- 19
Verse producten ophalen
2 personen
- 20
Dranken koud zetten
2 personen
- 21
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 22
Soep voorbereiden
2 personen
- 23
Versiering sorteren
2 personen
- 24
Apparatuur testen
2 personen
- 25
Weersverwachting controleren
Event
- 26
Zaal openen
2 personen
- 27
Tafels opstellen
4 personen
- 28
Stoelen plaatsen
4 personen
- 29
Buffettafels inrichten
3 personen
- 30
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
- 31
Jassenruimte inrichten
2 personen
- 32
Versiering ophangen
4 personen
- 33
Lichtdecoratie ophangen
3 personen
- 34
Muziek aansluiten
2 personen
- 35
Microfoon testen
2 personen
- 36
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 37
Dranken klaarzetten
3 personen
- 38
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 39
Soep warmhouden
2 personen
- 40
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
- 41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 43
Koffie en thee schenken
2 personen
- 44
Warme chocolademelk serveren
2 personen
- 45
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
- 46
Winterquiz begeleiden
2 personen
- 47
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Buffet openen
2 personen
- 51
Buffet aanvullen
3 personen
- 52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 53
Kerstverhaal voorlezen
- 54
Prijsjes uitreiken
2 personen
- 55
Dansvloer begeleiden
2 personen
- 56
Laatste ronde aankondigen
- 57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
- 58
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 59
Servies inzamelen
3 personen
- 60
Afval verzamelen
3 personen
- 61
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 63
Versiering verwijderen
3 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Zaal schoonmaken
4 personen
- 67
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 68
Afval wegbrengen
2 personen
- 69
Materialen drogen en opbergen
2 personen
- 70
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 110
- Klaptafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 3
- Kleedjesaantal 12
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 150
- Koffielepelsaantal 100
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Soepketelsaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudschalenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Decoratie
- Kerstbomenaantal 2
- Kerstballenaantal 80
- Slingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Ballonnenaantal 100
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 2
- Scharenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en muziekvoorziening zodra de datum vaststaat; controleer tegelijk of vergunningen nodig zijn en of er genoeg stroompunten zijn voor luidsprekers, een mengpaneel, koffiezetapparaten en waterkokers.
- Stuur de uitnodiging uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest. Gebruik die deadline om dieetwensen, het definitieve aantal bezoekers en de cateringhoeveelheden vast te leggen.
- Maak de zaalindeling minstens 1 week vooraf. Teken tafels, stoelen, klaptafels, kapstokken en de plek voor soep, koffie en drank in; houd looppaden vrij en zet kwetsbare apparatuur niet naast natte of warme uitgiftepunten.
- Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer ook de lichtslingers en zorg dat koffiezetapparaten, koelkasten, koelboxen en warmhoudschalen tegelijk veilig kunnen worden gebruikt.
- Zet dranken enkele uren voor aanvang koud en bereid soep en hapjes volgens een vaste uitgiftevolgorde. Leg borden, glazen, bestek, serveerschalen, opscheplepels, thermoskannen en naamkaartjes vóór de gasten komen klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een winterfeest organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, muziek en catering. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en bevestig het bezoekersaantal 10 dagen voor het feest.
- Wanneer stuur je uitnodigingen voor een winterfeest?
- Stuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vóór het winterfeest. Geef een aanmeldtermijn van ongeveer 10 dagen, zodat je daarna dieetwensen, catering en naamkaartjes kunt afronden.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een winterfeest?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 bezoekers als er soep, hapjes, koffie en een programma zijn. Wijs daarnaast één persoon aan als aanspreekpunt voor apparatuur en onverwachte problemen.
- Wanneer zet je drank koud voor een winterfeest?
- Zet gekoelde dranken 3 tot 4 uur voor aanvang koud, afhankelijk van de hoeveelheid en de capaciteit van koelkast of koelboxen. Controleer vlak voor de start of er ook voldoende warme koffie en soep klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!