Comment organiser une fête d’anniversaire, étape par étape

Pour organiser une fête d’anniversaire sans courir partout, commencez par fixer le nombre d’invités et les contraintes alimentaires. Envoyez les invitations assez tôt, puis utilisez les réponses confirmées pour ajuster le gâteau, les boissons, les courses et la vaisselle. La veille, préparez la musique, les jeux et la décoration ; le jour même, installez d’abord la salle, puis le buffet et les boissons. Gardez enfin un créneau pour le gâteau, le café et le rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer le nombre d’invités
6
Commander le gâteau
7
Réserver des glacières
8
Créer la playlist musicale
9
Préparer les jeux
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Aller chercher le gâteau
13
Ranger le lieu
2 personnes
14
Installer les tables
2 personnes
15
Installer les chaises
2 personnes
16
Installer la table du buffet
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Suspendre la décoration
2 personnes
19
Installer l’éclairage
2 personnes
20
Brancher la musique
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Garnir les sandwiches
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
24
Préparer la vaisselle et les couverts
25
Préparer le découpage du gâteau
26
Aménager l'entrée et le vestiaire

Événement

27
Accueillir les invités
2 personnes
28
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
32
Servir les amuse-bouches chauds
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Servir le gâteau
2 personnes
35
Animer les jeux
2 personnes
36
Gérer la musique et l'éclairage
37
Remplacer les déchets en cours de journée
38
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

39
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
40
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Nettoyer le lieu
2 personnes
44
Évacuer les déchets
45
Retourner les glacières
46
Rendre les objets empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Portant à vêtements
Table de buffetqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à pâtisserieqté 40
Verresqté 45
Tasses à caféqté 35
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillèresqté 40
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Couteau à gâteau
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Enceinte Bluetooth
Câbles de rechargeqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Décoration

Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Pompe à ballons
Guirlandesqté 6
Nappesqté 6
Porte-serviettesqté 6
Vasesqté 4
Panneau de table cadeaux

Nettoyage

Balayette et pelle
Balai
Serpillière
Seau
Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la fête et demandez une réponse avec les allergies ou régimes alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement.
Confirmez le nombre d’invités 4 à 5 jours avant pour commander le gâteau et terminer la liste de courses. Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure.
Installez les tables, les chaises et le buffet au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Mettez les boissons dans les glacières dès que la salle est prête, car leur refroidissement prend du temps.
Préparez les jeux, la playlist et la décoration la veille. Testez l’enceinte, les câbles, les rallonges et l’éclairage avant l’arrivée des invités afin d’éviter une installation improvisée.
Réservez 30 minutes avant le service du gâteau pour préparer les assiettes, les fourchettes, le couteau à gâteau et les boissons chaudes. Sortez le gâteau au moment prévu plutôt que de le laisser attendre sur la table.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête d’anniversaire ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et la commande du gâteau.
Combien de boissons prévoir pour une fête d’anniversaire ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Achetez ou préparez les boissons après confirmation du nombre d’invités, idéalement 4 à 5 jours avant.
Quand installer la salle pour une fête d’anniversaire ?: Commencez l’installation 2 heures avant l’arrivée des invités. Les tables, les chaises, le buffet, l’éclairage et la musique doivent être prêts avant de disposer les en-cas et les sandwiches.
Que préparer la veille d’une fête d’anniversaire ?: Préparez la playlist, les jeux, la décoration et la vaisselle la veille. Vérifiez aussi les câbles, les rallonges, les glacières et le matériel de service pour garder les 2 dernières heures avant la fête pour la cuisine et l’accueil.

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