Organiser une exposition de petits animaux, étape par étape

Une exposition de petits animaux se prépare d’abord autour des inscriptions et des contraintes liées aux animaux. Fixez le lieu et la date, puis confirmez les participants, les juges et les besoins alimentaires avant de concevoir l’agencement. Prévoyez ensuite les cages, les tables de jugement, l’accueil et les bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent la circulation, l’identification des cages et la sécurité électrique le jour de l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Inscrire les participants
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Traiter la liste des animaux
2 personnes
6
Confirmer les juges
7
Faire les réservations
8
Organiser le plan
2 personnes
9
Définir l'agencement des cages
2 personnes
10
Planifier les bénévoles
11
Imprimer le règlement du concours
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Créer les numéros de cage
2 personnes
14
Confirmer les participants
15
Imprimer les listes de prix
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
4 personnes
21
Installer les cages
6 personnes
22
Vérifier la sécurité des cages
3 personnes
23
Enregistrer les animaux
4 personnes
24
S’occuper des animaux
4 personnes
25
Installer les tables de jury
3 personnes
26
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
27
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
28
Accueillir les visiteurs
3 personnes
29
Contrôle des animaux
4 personnes
30
Annoncer le programme
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Vérifier les animaux et les cages
3 personnes
34
Remettre les prix
3 personnes
35
Faire sortir les visiteurs
2 personnes
36
Rendre les animaux
4 personnes

Suivi

37
Vider les cages
5 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Nettoyer le lieu
5 personnes
41
Trier les matériaux
3 personnes
42
Retourner le matériel loué
2 personnes
43
Envoyer les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Tables de jugementqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cages pour lapinsqté 30
Cages pour rongeursqté 20
Cages à oiseauxqté 15

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Balancesqté 3
Microphone
Haut-parleur
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Ciseauxqté 4
Louchesqté 6
Carafeqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Nappesqté 12
Listes de prixqté 4
Badges nominatifsqté 50
Cartons numérotés pour les cagesqté 70
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Rosettes de prixqté 20
Diplômesqté 20

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 4
Ramasse-crottesqté 3
Gants en caoutchoucqté 12
Stations de désinfectant pour les mainsqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des animaux inscrits : regroupez les lapins, rongeurs et oiseaux afin de prévoir le bon type de cage et un numéro pour chaque emplacement. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant l’exposition pour imprimer les listes et les badges.
Dessinez le plan avant de réserver le mobilier. Laissez une allée d’au moins 1,20 m autour des cages et séparez la table d’inscription des tables de jugement pour éviter les files mélangées.
Confirmez les juges et les bénévoles 10 à 14 jours à l’avance. Prévoyez au moins une personne à l’accueil, une pour l’enregistrement des animaux et une pour la surveillance pendant les heures d’ouverture.
Installez les cages avant l’arrivée des participants et vérifiez chaque fermeture, chaque numéro et la stabilité des tables. Gardez des lampes de poche et du ruban de balisage disponibles pour corriger rapidement un problème de sécurité.
Ne laissez pas les boissons, le café et les en-cas au dernier moment : refroidissez les boissons la veille et préparez le café avant l’ouverture. Contrôlez aussi les rallonges et multiprises avant de brancher les machines à café, les bouilloires et la sonorisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition de petits animaux ?: Prévoyez au minimum 4 semaines. Les inscriptions, les juges et les réservations doivent être confirmés environ 2 semaines avant, tandis que le plan des cages et les documents peuvent être finalisés pendant la dernière semaine.
Quand faut-il fermer les inscriptions des animaux ?: Fermez-les idéalement 7 jours avant l’exposition. Ce délai permet de traiter la liste des animaux, d’attribuer les numéros de cage, de préparer les badges et d’imprimer les listes de prix.
Combien de bénévoles faut-il pour une exposition de petits animaux ?: Pour une petite exposition, prévoyez au moins 3 bénévoles en même temps : une personne à l’accueil, une pour l’enregistrement et une pour la surveillance des animaux et des cages. Ajoutez une personne si l’événement dure plus de 4 heures.
Quand installer les cages et les tables de jugement ?: Installez-les le jour même au moins 2 heures avant l’ouverture, ou la veille si le lieu est disponible. Gardez ensuite 30 minutes pour vérifier les fermetures, les numéros, les allées et les branchements électriques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.