Comment organiser une excursion sans rien oublier

Une excursion réussie se prépare dans un ordre précis : définir le programme, bloquer les réservations, puis gérer les participants et la logistique du jour J. Commence par fixer les horaires, le trajet et le point de départ avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et la répartition des groupes doivent être recueillis suffisamment tôt. La dernière vérification porte sur le transport, les repas, les documents et la présence de chacun.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'objectif et le programme de l'excursion
2 personnes
2
Réserver le transport
3
Réserver l’entrée et la visite guidée
4
Réserver un restaurant ou le lieu du déjeuner
5
Inviter les participants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
9
Finaliser la liste des participants
2 personnes
10
Confirmer le programme et l'itinéraire
11
Envoyer les informations aux participants
12
Relancer le transporteur et le lieu
13
Acheter les stocks de déjeuner et de boissons
2 personnes
14
Préparer les paniers-repas
3 personnes
15
Préparer le matériel et les documents
2 personnes
16
Préparer les étiquettes nominatives
17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Aménager le point de départ
3 personnes
19
Préparer la liste des présences

Événement

20
Accueillir les participants
3 personnes
21
Enregistrer la présence
2 personnes
22
Distribuer les étiquettes nominatives
23
Expliquer la répartition des groupes
24
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes
25
Vérifier le départ
2 personnes
26
Présenter le programme et les consignes de sécurité
27
Accompagner les participants pendant l'excursion
4 personnes
28
Distribuer les boissons
2 personnes
29
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
30
Vérifier les repas adaptés
31
Prendre une photo de groupe
32
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes
33
Vérifier la présence pour le retour
2 personnes
34
Accompagner le retour
4 personnes
35
Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes

Suivi

36
Rassembler les déchets et les restes de nourriture
2 personnes
37
Décharger le matériel
2 personnes
38
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
39
Laisser le point de départ propre
2 personnes
40
Restituer le matériel emprunté
41
Traiter les frais et les reçus
42
Renvoyer les photos et les informations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Porte-serviettesqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Téléphone mobileqté 4
Batteries externesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 4
Appareil photo

Bureau

Listes de participantsqté 4
Formulaires de contact d'urgenceqté 45
Flyers du programmeqté 45
Cartes d'itinéraireqté 45
Étiquettes nominativesqté 45
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 4
Ruban adhésifqté 2
Bloc-notesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 6
Parapluiesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Sacs poubelle réutilisablesqté 12
Essuie-toutqté 4
Lingettes désinfectantesqté 4
Brosses à vaisselleqté 2
Bacs à vaisselleqté 4
Savon pour les mainsqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par établir un programme avec une heure de départ, les étapes, la durée des visites et l’heure prévue de retour. Utilise ce planning pour réserver le transport, l’entrée, la visite guidée et le déjeuner dans le bon ordre.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le départ. Demande en même temps les besoins alimentaires et les contacts d’urgence afin de finaliser la liste des participants sans relances de dernière minute.
Envoie les informations pratiques au moins 3 jours avant l’excursion : point de rendez-vous, horaires, itinéraire, repas prévu et numéro à appeler en cas de retard. Une carte d’itinéraire et un programme imprimé restent utiles si un téléphone n’a plus de batterie.
Prépare les paniers-repas et les glacières la veille, puis ajoute les pains de glace le matin du départ. Compte les portions selon la liste finale et prévois les gobelets, assiettes, couverts et sacs pour les déchets.
Installe le point de départ 30 minutes avant l’heure annoncée. Prépare la liste des présences, les étiquettes nominatives, les stylos et les formulaires d’urgence ; après l’appel, explique les groupes et accompagne tout le monde jusqu’au transport.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une excursion ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant le départ pour comparer le transport, réserver la visite et confirmer le déjeuner. Termine les inscriptions et les informations alimentaires au moins 7 jours avant.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie le programme, l’itinéraire et les horaires au moins 3 jours avant l’excursion. Rappelle le point de rendez-vous la veille si le départ est tôt ou si plusieurs groupes sont prévus.
Que faut-il préparer la veille d’une excursion ?: Prépare la liste finale, les étiquettes, les documents, les paniers-repas et le matériel de départ la veille. Les glacières peuvent être remplies le matin avec les pains de glace pour garder les boissons et les repas au frais.
À quelle heure faut-il arriver au point de départ ?: Installe l’accueil environ 30 minutes avant l’heure annoncée aux participants. Ce délai permet d’enregistrer les présences, distribuer les étiquettes, vérifier les groupes et gérer un retard avant le départ.

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