Zo organiseer je een georganiseerde excursie

Begin met een helder excursiedoel en werk daarna in vaste volgorde: programma, vervoer, reserveringen en deelnemers. Leg entree, rondleiding en lunchlocatie vroeg vast, omdat één ontbrekende reservering de hele dag kan verstoren. Verzamel dieetwensen en noodcontacten vóór je de deelnemerslijst definitief maakt. Op de dag zelf draait alles om een strak vertrekpunt, herkenbare naamstickers, een actuele aanwezigheidslijst en een laatste controle van route, vervoer en programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Excursiedoel en programma vastleggen
2 personen
2
Vervoer reserveren
3
Entree en rondleiding reserveren
4
Restaurant of lunchlocatie reserveren
5
Deelnemers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten controleren
2 personen
9
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
10
Programma en route bevestigen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Vervoerder en locatie nabellen
13
Lunch en drankvoorraad inkopen
2 personen
14
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
15
Materialen en documenten klaarzetten
2 personen
16
Naamstickers voorbereiden
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Vertrekpunt inrichten
3 personen
19
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

20
Deelnemers ontvangen
3 personen
21
Aanwezigheid registreren
2 personen
22
Naamstickers uitdelen
23
Groepsindeling toelichten
24
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
25
Vertrek controleren
2 personen
26
Programma en veiligheidsafspraken toelichten
27
Deelnemers begeleiden tijdens excursie
4 personen
28
Dranken uitdelen
2 personen
29
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
30
Dieetmaaltijden controleren
31
Groepsfoto maken
32
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
33
Aanwezigheid voor terugreis controleren
2 personen
34
Terugreis begeleiden
4 personen
35
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

36
Afval en overgebleven eten verzamelen
2 personen
37
Materialen uitladen
2 personen
38
Koelboxen en servies schoonmaken
2 personen
39
Vertrekpunt schoon achterlaten
2 personen
40
Geleende materialen retourneren
41
Onkosten en bonnen verwerken
42
Foto's en informatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opklaptafelsaantal 4
Opklapstoelenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Servettenhoudersaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Mobiele telefoonaantal 4
Powerbanksaantal 4
Telefoonladersaantal 4
Fotocamera

Kantoor

Deelnemerslijstenaantal 4
Noodcontactformulierenaantal 45
Programmaflyersaantal 45
Routekaartenaantal 45
Naamstickersaantal 45
Pennenaantal 12
Klembordenaantal 6
Markeerstiftenaantal 4
Plakbandaantal 2
Schrijfblokkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6
Paraplu'saantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare afvalzakkenaantal 12
Keukenpapieraantal 4
Desinfecterende doekjesaantal 4
Afwasborstelsaantal 2
Afwasteilenaantal 4
Handzeepaantal 2
Handgelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, route en tijden eerst vast voordat je vervoer reserveert. Plan naast reistijd ook tijd voor instappen, een groepsindeling en minstens één korte buffer.
Reserveer entree, rondleiding en restaurant of lunchlocatie zo vroeg mogelijk en bel alle drie uiterlijk enkele dagen voor vertrek na. Controleer daarbij aantallen, aanvangstijd en dieetwensen.
Sluit de deelnemerslijst op een afgesproken moment, bijvoorbeeld 3 dagen voor vertrek. Gebruik die lijst voor lunchpakketten, naamstickers, groepsindeling en noodcontactformulieren; losse aanmeldingen op de ochtend zelf veroorzaken fouten.
Maak het vertrekpunt minstens 30 minuten vóór vertrek gereed. Leg aanwezigheidslijst, programmaflyers, routekaarten, pennen en naamstickers op een vaste tafel en houd telefoon, powerbanks en noodcontacten bij de begeleider.
Reken voor de lunch niet alleen het aantal deelnemers, maar ook extra drank en servetten. Vul koelboxen met koelelementen, zet EHBO-koffers en reflecterende hesjes bereikbaar klaar en controleer vóór vertrek of iedereen geregistreerd is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een georganiseerde excursie plannen?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met doel, programma en deelnemersuitnodiging. Reserveer vervoer, entree, rondleiding en lunchlocatie zodra de gewenste datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst van een excursie definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 3 dagen voor vertrek definitief. Verzamel dan ook dieetwensen en noodcontacten, zodat je lunchpakketten, naamstickers, groepsindeling en aanwezigheidsregistratie correct kunt voorbereiden.
Hoeveel tijd moet ik vóór vertrek op het verzamelpunt zijn?: Zorg dat het vertrekpunt minimaal 30 minuten vóór de geplande vertrektijd is ingericht. Zo houd je tijd over voor aanmelden, naamstickers uitdelen, groepsindeling toelichten en een laatste telling voordat de groep naar het vervoer gaat.
Wat moet ik op de ochtend van een excursie nog controleren?: Bel vervoer en locatie na als dat nog niet is gebeurd en controleer route, programma en aantallen. Tel aanwezigen bij het vertrek, controleer lunch en drankvoorraad en zorg dat EHBO-koffer, noodcontacten en telefoons direct bereikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.