Organiser une démonstration de barista sans improviser

Une démonstration de barista réussie repose sur un enchaînement précis : réserver le lieu et l’intervenant, cadrer le programme, puis sécuriser le matériel et les inscriptions. Prévoyez un espace distinct pour la démonstration, l’accueil et la dégustation afin d’éviter les files devant la machine à espresso. Les oublis arrivent surtout au moment des branchements, des livraisons et du dosage des grains. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au service du café et du thé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Élaborer le programme
3
Réserver un barista
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver le matériel de café
8
Confirmer les livraisons
9
Créer le menu et les panneaux
10
Imprimer la liste des visiteurs
11
Faire les courses
2 personnes
12
Répartir les grains de café
2 personnes
13
Préparer les en-cas
2 personnes
14
Refroidir les boissons
15
Vérifier le lieu
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Monter le bar à café
3 personnes
18
Aménager l'espace de démonstration
2 personnes
19
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
20
Préparer le café de dégustation
2 personnes
21
Préparer la table d'inscription
22
Installer la table d’accueil

Événement

23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Servir le café et le thé
2 personnes
25
Assurer l'accueil
26
Présenter un espresso
27
Faire une démonstration de mousse de lait
28
Démontrer le café filtre
29
Faire déguster les cafés
3 personnes
30
Servir des amuse-bouches
2 personnes
31
Réapprovisionner le bar à café
2 personnes
32
Animer une dégustation de café gratuite
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
35
Servir le dernier café
2 personnes
36
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Éteindre l’équipement
2 personnes
38
Démonter le bar à café
3 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Nettoyer l’équipement
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 4
Table de serviceqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Tasses à espressoqté 40
Verresqté 70
Sous-tassesqté 50
Cuillères à caféqté 70
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machine à espresso
Moulins à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Cafetière à café filtre
Balance à caféqté 2
Mousseur à lait
Glacièresqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Pichets à laitqté 6
Tasseurqté 2
Knockboxqté 2
Gobelets doseursqté 6
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 4

Décoration

Cartes de menuqté 6
Badges nominatifsqté 60
Chemins de tableqté 8
Panneaux de directionqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le programme avant d’envoyer les invitations. Indiquez la durée de la démonstration, le nombre de places et le moment prévu pour la dégustation afin de recevoir des inscriptions exploitables.
Réservez le barista et le matériel de café assez tôt pour vérifier la compatibilité des machines, moulins, bouilloires et rallonges. Une machine à espresso ne doit pas être branchée sur une installation improvisée le jour même.
Traitez les inscriptions avant de faire les courses. Utilisez les réponses sur les besoins alimentaires pour ajuster les en-cas et évitez de préparer des quantités qui ne correspondent pas au nombre réel de participants.
Organisez la salle en trois zones : accueil, démonstration et service. Gardez la table d’inscription près de l’entrée et laissez un passage dégagé autour de la machine, des thermos et des plateaux.
Faites une répétition technique avant l’arrivée du public. Testez l’alimentation électrique, préparez le café de dégustation et vérifiez que les tasses, sous-tasses, cuillères, filtres et poubelles sont accessibles au bon endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une démonstration de barista ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour réserver la salle, le barista et le matériel. Gardez les derniers jours pour confirmer les livraisons, traiter les inscriptions et finaliser le menu.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une démonstration de café ?: Envoyez-les environ 2 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi imprimer la liste des visiteurs et adapter les courses.
Quel espace faut-il prévoir pour une démonstration de barista ?: Prévoyez au minimum une zone de démonstration, une table d’accueil et un espace séparé pour le service. Laissez environ 1 mètre de passage devant le bar à café pour que les participants ne gênent ni le barista ni le service.
Quand installer le bar à café et préparer le café de dégustation ?: Installez le bar à café avant l’arrivée des participants, après avoir vérifié les prises et les rallonges. Préparez le café de dégustation juste avant le début de la séance afin de préserver sa température et ses arômes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.