Eine Barista-Demonstration Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Barista-Demonstration entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Zuerst Raum und Barista sichern, danach Anmeldungen und Ausstattung koordinieren. Plane einen klaren Wechsel zwischen Vorführung, Fragen und Probierkaffee ein. Häufig fehlen am Veranstaltungstag Stromanschlüsse, Tassen oder ein Platz für gebrauchten Kaffeesatz. Mit einem festen Zeitplan, portionierten Bohnen und einer vorbereiteten Kaffeebar bleibt die Vorführung ruhig und verständlich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Programm erstellen
- 3
Barista buchen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Kaffeeausrüstung reservieren
- 8
Lieferungen bestätigen
- 9
Speisekarte und Schilder erstellen
- 10
Besucherliste ausdrucken
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Kaffeebohnen portionieren
2 Personen
- 13
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
- 15
Ort überprüfen
2 Personen
- 16
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 17
Kaffeebar aufbauen
3 Personen
- 18
Demonstrationsstand einrichten
2 Personen
- 19
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 20
Probierkaffee vorbereiten
2 Personen
- 21
Registrierungstisch aufbauen
- 22
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 23
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 25
Begrüßung übernehmen
- 26
Espresso vorführen
- 27
Milchschaum demonstrieren
- 28
Filterkaffee demonstrieren
- 29
Kaffees verkosten lassen
3 Personen
- 30
Snacks servieren
2 Personen
- 31
Kaffeebar auffüllen
2 Personen
- 32
Freie Kaffeeverkostung begleiten
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
- 34
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 35
Den letzten Kaffee servieren
2 Personen
- 36
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Geräte ausschalten
2 Personen
- 38
Kaffeebar abbauen
3 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 41
Location reinigen
3 Personen
- 42
Abfall entsorgen
2 Personen
- 43
Geräte reinigen
2 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BarhockerAnz. 4
- ServicetischAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- EspressotassenAnz. 40
- GläserAnz. 70
- UntertassenAnz. 50
- TeelöffelAnz. 70
- GebäckgabelnAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- Espressomaschine
- KaffeemühlenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Filterkaffeeautomat
- KaffeewaageAnz. 2
- Milchaufschäumer
- KühlboxenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- MilchkannenAnz. 6
- TamperAnz. 2
- KnockboxAnz. 2
- DosierbecherAnz. 6
- KaffeefilterAnz. 100
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ZangenAnz. 4
Dekoration
- SpeisekartenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- TischläuferAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Buche Raum und Barista möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei, ob am Demonstrationsstand ausreichend Platz, Wasser und eine belastbare Stromversorgung vorhanden sind.
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher. Erfasse dabei Ernährungswünsche, damit Snacks und Milchalternativen nicht erst am Veranstaltungstag organisiert werden müssen.
- Plane für die Begrüßung 15 Minuten ein und teile das Programm anschließend in Demonstration, Fragen und Verkostung. Ein kurzer Probelauf mit Espressomaschine, Kaffeemühlen und Wasserkocher zeigt früh, ob Kabel oder Anschlüsse fehlen.
- Portioniere die Kaffeebohnen vorab nach den geplanten Durchgängen und bereite den Probierkaffee höchstens 30 Minuten vor dem Servieren zu. So muss während der Erklärung niemand gleichzeitig abwiegen, mahlen und Gäste bedienen.
- Stelle Registrierungstisch, Empfangstisch und Abfallbehälter vor dem Aufbau der Kaffeebar auf. Drucke die Besucherliste am Vortag aus und halte Tassen, Untertassen, Teelöffel sowie Servierschalen direkt am Servicetisch bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Barista-Demonstration planen?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum- und Barista-Buchung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und die benötigte Kaffeeausrüstung reserviert sein.
- Wie viel Kaffee braucht man für eine Barista-Demonstration?
- Plane die Bohnen nach den vorgesehenen Vorführungen und Verkostungen und portioniere sie vorab. Für eine Verkostung kannst du pro Person etwa 100 bis 150 ml Kaffee rechnen; zusätzliche Bohnen werden für Fehlversuche und Nachfragen benötigt.
- Wann sollte die Anmeldung für die Demonstration geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. Dann bleiben noch einige Tage, um Besucherliste, Ernährungswünsche, Snacks und die Menge an Tassen und Gläsern anzupassen.
- Was muss am Tag der Barista-Demonstration zuerst aufgebaut werden?
- Richte zuerst Tische, Stühle, Stromversorgung und den Demonstrationsstand ein. Danach folgen Kaffeebar, Registrierungstisch und Empfangstisch; plane dafür mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein.
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